Kontrola i nadzór zarządu spółki z o.o.

Rada nadzorcza i komisja rewizyjna co do zasady są fakultatywnymi organami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Umowa/akt założycielski może przewidywać, że w spółce będzie funkcjonować tylko jedno z wymienionych gremiów albo oba łącznie, a indywidualna kontrola wspólników będzie wówczas wyłączona bądź ograniczona. Jednak w sp. z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. zł, natomiast udziałowców jest więcej niż 25, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna muszą być ustanowione >patrz przykład nr 1.

Uwaga! O akcie założycielskim mowa jest wówczas, gdy w spółce z o.o. występuje tylko jeden wspólnik, a o umowie –gdy spółka została utworzona przez co najmniej dwóch udziałowców. Przy czym sp. z o.o. nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową sp. z o.o.

Przykład 1

W M sp. z o.o. jest 20 udziałowców, a kapitał zakładowy wynosi 600 tys. zł. Prezes spółki uznał, że ze względu na wysokość kapitału zakładowego konieczne jest ustanowienie zarówno rady nadzorczej, jak i komisji rewizyjnej. Jego stanowisko nie jest właściwe, bowiem wspólników jest mniej niż 25. Niezależnie od tego, nawet gdyby w M sp. z o.o. kapitał zakładowy przekraczał 500 tys. zł i równocześnie spółka ta liczyła więcej niż 25 udziałowców, obligatoryjne byłoby ustanowienie tylko jednego z organów, tj. albo komisji rewizyjnej, albo rady nadzorczej. Łączne ich działanie jest dobrowolne, i to tylko wtedy, gdy tak stanowi akt założycielski lub umowa podmiotu.

Jakie kompetencje

W przypadku, gdy w spółce z o.o. nie istnieje rada nadzorcza, umowa/akt założycielski może rozszerzyć kompetencje przysługujące komisji rewizyjnej na te zarezerwowane dla rady nadzorczej >patrz przykład 2.

Przykład 2

Akt założycielski DEF sp. z o.o. stanowi, że do zbycia przez spółkę nieruchomości wymagana jest zgoda wyrażona w formie jednomyślnej uchwały komisji rewizyjnej. Zapis ten jest prawidłowy.

Na gruncie kodeksu spółek handlowych komisja rewizyjna jest uprawniona do: wytaczania powództw o naprawienie szkody wyrządzonej spółce albo przeciwko niej o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą bądź o uchylenie uchwały sprzecznej z umową, dobrymi obyczajami i godzącą w interesy podmiotu lub mającej na celu pokrzywdzenie udziałowca oraz zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie uczyni tego w ustawowo lub umownie zakreślonym terminie, jak również nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła go w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania przez komisję rewizyjną >patrz przykład 3.

Przykład 3

Do prezesa zarządu Y sp. z o.o. wpłynął 4 kwietnia 2015 r. wniosek podpisany przez wszystkich członków komisji rewizyjnej o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników z powodu konfliktu między członkami zarządu spółki uniemożliwiającego prawidłowe jej funkcjonowanie. Ponieważ żądanie to pozostało bez reakcji zarządu, 20 kwietnia 2015 r. komisja rewizyjna zwołała nadzwyczajne zebranie udziałowców na 5 czerwca 2015 r., wysyłając zaproszenia do wspólników pocztą kurierską za potwierdzeniem odbioru. Komisja rewizyjna Y sp. z o.o. mogła zwołać nadzwyczajne zgromadzenie udziałowców, bo zarząd tego nie uczynił w ciągu dwóch tygodni od daty złożenia wniosku.

Natomiast na podstawie art. 219 § 3 i 4 k.s.h. w zw. z art. 221 § 1 k.s.h. w celu wykonywania swoich obowiązków komisja rewizyjna uprawniona jest do badania wszelkich dokumentów spółki, żądania od zarządu i pracowników sprawozdań oraz wyjaśnień, a ponadto dokonywania rewizji stanu majątku podmiotu.

Dodatkowe uprawnienia

Umowa spółki (akt założycielski) może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, a w szczególności stanowić, że zarząd ma obowiązek uzyskać jej zgodę przed dokonaniem oznaczonych w kontrakcie podmiotu (akcie założycielskim) czynności, oraz przekazać jej prawo zawieszania w czynnościach, z ważnych powodów, poszczególnych lub wszystkich członków zarządu >patrz przykład 4 i 5.

Przykład 4

Umowa F sp. z o.o. stanowi, że do nabycia przez spółkę nieruchomości za kwotę przekraczającą 400 tys. zł wymagana jest uprzednia zgoda – wyrażona w formie jednogłośnej uchwały rady nadzorczej. Zapis ten jest dopuszczalny.

Przykład 5

Sytuacja jak w przykładzie nr 4, przy czym umowa F sp. z o.o. stanowi dodatkowo, że rada nadzorcza uprawniona jest do zawieszenia w czynnościach członka zarządu, wobec którego wszczęto postępowanie karne. Nie ma żadnych przeszkód, aby to postanowienie znalazło się w umowie/akcie założycielskim sp. z o.o.

Które obowiązki

Do obowiązków komisji rewizyjnej należy ocena sprawozdań zarządu z działalności, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami oraz ze stanem faktycznym, a także wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty. Organ ten zobligowany jest również do corocznego składania zgromadzeniu wspólników pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. Wymienione czynności to ustawowe minimum. Umowa podmiotu/akt założycielski spółki z o.o., pod warunkiem że nie posiada ona rady nadzorczej, może rozszerzyć te obowiązki >patrz przykład 6.

Przykład 6

Umowa ABC sp. z o.o., w której nie funkcjonuje rada nadzorcza, stanowi, że komisja rewizyjna ma obowiązek opiniowania kandydatów do pełnienia funkcji prezesa zarządu tejże spółki. Postanowienie takie jest dopuszczalne.

Waga oceny

Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Rada nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki. Do jej szczególnych obowiązków należy ocena sprawozdań zarządu z działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami oraz ze stanem faktycznym, wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny > patrz wzór uchwały rady nadzorczej sp. z o.o. ws. oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy wraz ze wzorami tych sprawozdań oraz wniosku zarządu dotyczącego podziału zysku/pokrycia straty wraz ze wzorami tychże wniosków.

W celu wykonania swoich obowiązków rada nadzorcza może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji stanu majątku spółki. Każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Autorka jest adwokatem