W rokowaniach układowych partnerzy społeczni muszą działać zarówno w dobrej wierze, jak i szanować słuszne interesy drugiej strony. Co kryje się za tym wieloznacznym określeniem?
Najogólniej rzecz ujmując, prowadzący rokowania układowe powinni wykazywać się wolą poszukiwania uczciwego kompromisu. Każda strona ma przejawiać gotowość wysłuchania i wzięcia pod uwagę argumentów przeciwnych przy formułowaniu ostatecznych warunków układu. W zamyśle ustawodawcy nakaz ten dla każdej strony rokowań oznacza trochę inne zobowiązanie. U pracodawcy ustawodawca kładzie nacisk na rezultat rozmów. Powinien on godzić się na te postulaty związków zawodowych, które są możliwe do spełnienia, jeżeli tylko nie zagrażają sytuacji ekonomicznej zakładu. Co do zasady nie powinien więc zasłaniać się względnie dobrą sytuacją materialną pracowników lub odnosić się wyłącznie do oferty konkurencyjnych zakładów (na lokalnym rynku pracy nikt nie płaci więcej), gdy jego sytuacja ekonomiczna jest bardzo dobra. Może natomiast odmówić spełnienia żądań albo domagać się ich ograniczenia, gdy kolidują z planami unowocześnienia lub rozwoju zakładu, na które mają być przeznaczone wypracowane nadwyżki.
Natomiast u związków zawodowych ustawodawca bardziej naciska na sposób prowadzenia rozmów. Powinny powstrzymać się od wysuwania żądań, których realizacja w sposób oczywisty przekracza możliwości finansowe pracodawcy. Zatem siadając do stołu rokowań, strona związkowa ma kierować się umiarem i rozsądkiem, a warunki układu pertraktować w sposób odpowiedzialny. W praktyce strategia negocjacyjna związków bywa inna. Rozpoczynając rozmowy, domagają się więcej, niż wierzą, że uda się im ostatecznie wynegocjować. Zakładają z góry, że pracodawca nie zgodzi się na wszystko i będzie domagał się od nich ustępstw w zamian za zgodę na przyjęcie układu.
Dodatkowo ustawodawca obu stronom rokowań nakazuje szanować (nie naruszać) interesy pracowników nieobjętych układem. Zatem zawarcie takiego paktu lub zmiana jego warunków nie powinna odbywać się kosztem tych, którzy nie są jego beneficjentami. Takie zachowania to najbardziej pożądane przejawy poszanowania interesów drugiej strony przy rokowaniach, ale nie wyłączne. Przepis wymienia je przykładowo, co wynika z użytego w art. 2413 k.p. zwrotu „w szczególności".
Co szef ujawni związkom przy rozmowach
Jeśli związki mają zachowywać się odpowiedzialnie, muszą wiedzieć, jaka jest sytuacja ekonomiczna pracodawcy. Dlatego stronie związkowej w trakcie rokowań przysługuje prawo do informacji.
Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek podania danych o jego sytuacji ekonomicznej w zakresie objętym rokowaniami i niezbędnym do ich prowadzenia. Regulacje nie mówią jednak wprost, o jakie dokładnie dane chodzi. Jedynie przykładowo wskazują, że obowiązek dotyczy informacji objętych sprawozdawczością Głównego Urzędu Statystycznego. Obejmuje ona cykliczne sprawozdania o przychodach, kosztach i wyniku finansowym lub nakładach na środki trwałe. To, jakie sprawozdania konkretny podmiot musi złożyć, zależy od branży, w jakiej działa i od liczby zatrudnionych pracowników. Ogólnie można jednak przyjąć, że uzasadnione będzie żądanie związków, aby udostępnić im informacje o zysku (stracie) netto, przychodach, kosztach działalności operacyjnej, aktywach i pasywach pracodawcy czy przepływach finansowych.
Wątpliwości wywołuje stopień szczegółowości tych danych oraz forma ich przekazania. Pracodawca nie ma obowiązku wykazywać się tu szczególną inicjatywą. Po pierwsze, nie musi z własnej inicjatywy udzielać informacji, lecz jedynie na wyraźną prośbę uczestników rokowań. Po drugie, nie ma obowiązku pozyskiwać jakichś szczególnych albo dodatkowych danych, które nie są w jego posiadaniu i które nie są mu znane, jak również ich opracowywać. Po trzecie, może przedstawić tylko dane bieżące. Nie musi przedstawiać planu finansowego (budżetu) czy inwestycyjnego na kolejne lata. Przepisy w ogóle nie wskazują, jakiego okresu powinny dotyczyć dane o sytuacji ekonomicznej. Należy więc uznać, że chodzi tylko o stan teraźniejszy.
Na gruncie przepisów układowych związki zawodowe nie mają podstaw prawnych, aby domagać się od pracodawcy w tym trybie informacji o planowanych zmianach w działalności zakładu. Nie pomogą ich argumenty, że te dane mogą mieć wpływ na zdolność pracodawcy do finansowania zobowiązań układowych w kolejnych latach. Natomiast szef może związkom takie informacje podać, jeśli uważa, że planowane inwestycje lub rozwój działalności nie pozwalają zaakceptować postulatów związkowych.
Po czwarte, pracodawca może przedstawić dane odpowiednio zagregowane lub dostosowane do obszaru rokowań. Nie musi też przekazywać związkom różnorakich dokumentów źródłowych w celu weryfikacji tych informacji. Dobierając i opracowując informacje na potrzeby związków, szef może kierować się własną oceną przydatności informacji stronie związkowej w rokowaniach, zwłaszcza gdy związki nie proszą o konkretne dane. Związki zawsze mogą domagać się ich uzupełnienia, gdyby uznały, że przedstawione informacje nie wystarczą do oceny sytuacji ekonomicznej pracodawcy. Pracodawca nie musi także przedstawiać informacji, które nie dotyczą bezpośrednio sytuacji ekonomicznej samego zakładu, np. wyników grupy kapitałowej, do której sam należy. Może to jednak zrobić, jeśli uzna, że jest to potrzebne do oceny sytuacji ekonomicznej organizacji na szczeblu lokalnym.
Pracodawca ma obowiązek „udzielić" informacji, a nie „przekazać" związkom zawodowym dokumenty lub zbiory danych. Dlatego wystarczy przedstawić związkom informacje w formie pisma (odpowiedzi), które doręcza się wspólnie stronie związkowej albo każdej z uczestniczących w rozmowach organizacji (w zależności od przyjętej zasady reprezentacji). Nie widzę przeszkód, aby szef dokonał tego, wyświetlając prezentację na spotkaniu ze związkowcami. Nie musi zabiegać o ich wygodę, szczególnie jeśli przedstawiane dane uznaje za szczególnie wrażliwe (poufne) i nie chce, aby w jakiejkolwiek utrwalonej postaci trafiły do osób, które na co dzień nie muszą z nich korzystać.
Oczywiście pracodawca musi respektować nakaz kierowania się dobrą wiarą w rokowaniach. W tym wypadku wymaga to od niego podania informacji, która jest prawdziwa i kompletna w zakresie ujawnianym stronie społecznej, jak i umożliwienia związkom zadawania pytań w trakcie prezentacji czy robienia notatek. Pracodawca może natomiast wymagać od działaczy związkowych, aby zanim zapozna ich z informacjami firmowymi, podpisali zobowiązanie, że nie ujawnią uzyskanych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W zobowiązaniu pracodawca powinien wyraźnie wskazać, które informacje są objęte tajemnicą.
Fachowe zewnętrzne wsparcie
Obie strony uczestniczące w negocjacjach mają prawo korzystać z pomocy eksperta, którego zadaniem jest wydanie opinii w sprawach związanych z przedmiotem rokowań. Odczytując przepisy literalnie, strona związkowa nie powinna korzystać z ekspertów wyłącznie po to, aby weryfikować informacje uzyskane od pracodawcy. Informacje te same w sobie nie są przecież przedmiotem negocjacji. Nie ma jednak podstaw, aby zabronić związkom weryfikować dane otrzymane od pracodawcy albo korzystać z wiedzy specjalistów, aby móc je lepiej zrozumieć. Na taką ewentualność pracodawca może się przygotować i zastrzec w momencie udzielania informacji związkom, że należy go uprzedzić, jeśli związki będą zasięgać wiedzy od zewnętrznych doradców i przekazywać im informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracodawca może także obciążyć związki odpowiedzialnością za ujawnienie tajemnicy przez osoby, którym przekażą poufne dane.
Związki nie mogą wyręczać się lub wynajmować ekspertów i doradców do prowadzenia rokowań w ich imieniu. Zasadniczo ci fachowcy nie powinni brać udziału w rozmowach ani wpływać na ich przebieg. Niektórzy dopuszczają ich obecność na spotkaniach partnerów społecznych jako głosu doradczego, co wydaje mi się jednak niewłaściwe.
Koszty wynagrodzeń ekspertów i doradców strony społecznej ponosi ona sama, chyba że wcześniej pracodawca zgodzi się je pokryć ze środków firmowych.
Kiedy i jak kończą się rokowania układowe
Porozumienie w sprawie zawarcia układu uzyskuje się w drodze konsensusu, wskutek dyskusji, wymiany kontrargumentów czy wzajemnego przekonywania. Zasada konsensusu nie oznacza, że każdy uczestnik rokowań ma być na równi zadowolony z przyjętych rozwiązań. Do konsensusu zazwyczaj dochodzi się stopniowo, uzgadniając poszczególne elementy (warunki) układu. Pracodawca ma prawo oczekiwać, że siadając do stołu rokowań, strona związkowa przedstawi swoje postulaty (wszystkie). Mogą one mieć formę proponowanego tekstu układu i tak bywa najczęściej. Pracodawca nie może jednak wymagać od związków, aby opracowały taki projekt, jeśli te zdecydują się przedstawić swoje postulaty w innej formie. Przy braku inicjatywy organizacji może zaproponować im własny projekt układu jako tekst roboczy, który nie musi w pełni odzwierciedlać postulatów związkowych. Zanim rozpoczną się rozmowy, pracodawca może też wymagać od związków, aby ustalić porządek, w jakim będą omawiane poszczególne punkty projektu roboczego.
Decyzje zazwyczaj są podejmowane albo komunikowane stronie przeciwnej w trakcie organizowanych cyklicznie spotkań. Na nich uczestnicy dyskutują poszczególne punkty roboczego projektu układu. Raczej nie wymienia się jego kolejnych wersji drogą pisemną. Aby rozmowy były efektywne, pracodawca może wymagać etapowego uzgadniania warunków układowych. Z kolei decyzje uczestników akceptujących poszczególne warunki mają być utrwalane przez podpisanie protokołu lub protokołów kolejnych spotkań (rokowań). Dlatego zasadniczo do przyjętych punktów strony nie powinny już wracać (otwierać na nowo). Po przenegocjowaniu wszystkich punktów projektu roboczego zwykle sporządza się nową lub ostateczną wersję układu i przedstawia uczestnikom do ostatecznej akceptacji. Każdy z nich na koniec rokowań ma prawo zdecydować, czy tak wynegocjowany tekst przyjmuje i podpisuje. Może zdecydować, że układu nie podpisze, nawet jeśli wcześniej zaakceptował wszystkie dyskutowane po kolei warunki.
Wiąże tylko całość
Nie ma żadnego terminu, w którym uczestnicy muszą zamknąć prowadzone rokowania. Praktyka pokazuje, że rokowania układowe toczą się zwykle długo, miesiącami, a nawet latami, jeśli materia układu ma być szeroka. Pracodawcy nie wolno stosować obstrukcji, praktyk przeciągających rozmowy. Byłby to przejaw utrudniania działalności związkowej, co jest karane.
To samo należałoby odnieść do często stosowanego przez stronę związkową powracania do wynegocjowanych już elementów układu, ale w tym wypadku ustawa nie przewiduje żadnej sankcji. Dopóki układ nie jest podpisany w całości, żaden z jego punktów (warunków) nie jest dla stron wiążący i można go dyskutować w każdym momencie rokowań.
Kalendarz ustalamy wspólnie
Przepisy nie wskazują, jak często przy rokowaniach powinny być organizowane spotkania partnerów społecznych. Kalendarz spotkań uzgadnia się na bieżąco, w zależności od dostępności poszczególnych uczestników. Pracodawca nie musi w pełni dostosować się do terminów wskazywanych przez stronę związkową, jeśli koliduje to z normalnymi obowiązkami kierownictwa. Szef może też oczekiwać, że działacze związkowi wykorzystają należne im zwolnienie od pracy z racji pełnionej funkcji (tzw. godziny związkowe) na udział w rokowaniach.
Podstawowe zasady prowadzenia negocjacji
Pracodawca musi. Związki zawodowe nie mogą
- uwzględniać racjonalne postulaty związków zawodowych,
- nie wolno mu z góry odrzucać takich postulatów, które nie zagrażają sytuacji ekonomicznej zakładu,
- udzielić informacji o sytuacji ekonomicznej firmy na żądanie związków,
- uczestniczyć w rozmowach ze związkami, organizować spotkania cyklicznie,
- stosować praktyki, które nie przeciągają rokowań.
- przy rokowaniach domagać się od pracodawcy informacji wykraczających poza ich przedmiot, np. o zamierzonych działaniach i planach inwestycyjnych,
- zmieniać w trakcie rokowań przyjętych na wstępie zasad reprezentacji strony związkowej,
- zmieniać zaproponowanych postulatów, a zwłaszcza zgłaszać nowych żądań w reakcji na stanowisko negocjacyjne pracodawcy,
- domagać się równolegle podjęcia rozmów nad regulaminem wynagradzania, gdy rokowania układowe nie zakończą się szybko.
Prawnicy kancelarii CMS opisują zagadnienia zbiorowego prawa pracy i wyjaśniają czytelnikom, jak je stosować w praktyce.
Przemysław Stobiński , radca prawny Senior Associate z kancelarii CMS
