Rz: Za nami przełom roku i w wielu firmach po ocenach okresowych pracowników wyznacza się im nowe zadania, podejmuje decyzje kadrowe. Po co tak szczegółowo analizuje się wyniki pracy i zaangażowanie zatrudnionych?
Dorota Strzelec: Ocena pracy wiąże się ze stopniem realizacji celów przedsiębiorstwa wynikających z jego misji i przyjętej strategii rozwoju. Jej wyniki można wykorzystać do podziału budżetu wynagrodzeń, zmian w strukturze zatrudnienia, awansów czy rozstania z pracownikiem, który nie spełnia oczekiwań pracodawcy. Jest to też ważna informacja zwrotna dla pracownika – może stanowić źródło jego motywacji i pozwala szczegółowo zaplanować jego rozwój i szkolenia. Dlatego pracodawcy coraz większą wagę przywiązują do wpływu tej oceny na karierę pracownika.
Co więc zrobić, gdy wypada ona poniżej ich oczekiwań? Jak wtedy szef ma zareagować – dać pracownikowi drugą szansę?
Kiedy mimo starań i wkładanego wysiłku pracownik nie osiąga zamierzonych rezultatów, dobrze jest wspólnie ustalić tzw. mapę drogową do wyznaczonych przez pracodawcę celów, czyli plan naprawczy. W ostatnich latach takie plany stają się szczególnie popularne w działach sprzedaży. Zasady ich stosowania można określić w wewnętrznych przepisach pracodawcy – regulaminie ocen okresowych, regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy. Plan naprawczy powinien być sporządzony na piśmie i podpisany przez pracodawcę i pracownika. Jego założenia należy ustalić z pracownikiem i pozwolić mu wykazać inicjatywę, a przynajmniej skonsultować z nim projekt przygotowany przez przełożonych.
Przyjmijmy, że wspólne założenia już są, jak więc zbudować taki plan? Co powinno w nim być?
Powinien wskazywać efekty/wyniki odbiegające od założonej normy, sposób realizacji zawierający wskazówki i działania, które doprowadzą pracownika do wytyczonego celu. Przykładowo będzie to wskazanie nowej grupy docelowej, do której skieruje on oferty handlowe, zastosowanie nowych technik sprzedaży. Plan ma też określać pożądany rezultat, czyli wymierne efekty realnie możliwe do osiągnięcia przez pracownika w wyznaczonym czasie, np. pół roku.
Jak ma postąpić szef, gdy mimo wspólnych uzgodnień pracownik zakwestionuje takie etapy lub tempo realizacji planu?
Po pierwsze, obie strony uzgadniają ostateczny rezultat oraz kolejność działań i pracownik go akceptuje. Poświadcza plan podpisem jako możliwy do wykonania. Po drugie, dobrze jest upewnić się, czy wie i rozumie, w jaki sposób może osiągnąć ustalony efekt. Po trzecie, gdyby pracownik miał wątpliwości, warto je zapisać oraz zaproponować mu dodatkowe wsparcie.
Czy ostateczny rezultat planu naprawczego należy zapisać jako konkretne parametry, np. liczbowy wzrost sprzedaży?
Tak będzie najlepiej dla obu stron. Pracownik wie, co powinien osiągnąć i co mu może grozić, gdy tego nie zrobi. Jeśli w planie naprawczym cele do realizacji będą określone zbyt ogólnie, szef nie zdoła sformułować przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę, gdy podwładny go nie wykona.
Brak poprawy i porażka planu automatycznie oznaczają rozstanie z pracownikiem?
Nie zawsze. Konsekwencje negatywnej oceny pracownika powinny być adekwatne do jego potencjału – inne wobec szeregowego pracownika, inne wobec samodzielnego czy zajmującego kierownicze stanowisko. Niewykluczone, że rozwiązanie stosunku pracy w następstwie jednej negatywnej oceny rocznej sąd pracy uznałby za zbyt pośpieszne.
Kiedy zatem będą podstawy do zwolnienia pracownika, który nie zrealizuje wyznaczonych zadań, mimo wcześniejszych uwag przełożonych czy negatywnej oceny?
Wypowiedzenie będzie właściwe, gdy pracodawca podejmował określone działania lub dawał zatrudnionemu pisemne wskazówki (np. w formie planu naprawczego), mające mu pomóc poprawić wyniki pracy. Gdy firma ma szczegółowo udokumentowany system ocen okresowych, oparty na jasnych i mierzalnych kryteriach, z nieefektywnym etatowcem rozwiąże stosunek pracy bez ryzyka długotrwałego procesu przed sądem pracy. Tak samo będzie, gdy pracownik po raz drugi dostał negatywną ocenę okresową (roczną), a jej wynik jest bardzo niski. Pamiętajmy jednak, że w razie odwołania się pracownika od wypowiedzenia do sądu pracy, ocena okresowa będzie podlegać kontroli zarówno pod kątem zasad ewaluacji, jak i jej merytorycznej treści. Jeśli bowiem konsekwencją negatywnej oceny jest rozstanie, do zbadania zasadności wypowiedzenia sąd musi przeanalizować również prawidłowość kryteriów oceny.
Pracodawca może także w inny sposób dokumentować to, że pracownik nie wypełnia obowiązków lub wykonuje je niewłaściwie. Będą to np. notatki służbowe, skargi klientów, uwagi przełożonych. Takie dowody pozwolą starannie przygotować wypowiedzenie.
Z psychologiem pracy i konsultantem ds. zarządzania kadrami współpracująca ze StaffPoland sp. z o.o. i TGC Corporate Lawyers rozmawiała Grażyna Ordak
