Elektroniczne zapisywanie godzin wejścia i wyjścia z pracy

Tak jak z naszego życia niepostrzeżenie zniknęły telegramy, tak z zakładów pracy, choć mniej niezauważalnie, znikają tradycyjne listy obecności, na których pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem stawienie się w firmie. Coraz częściej ustępują miejsca przydzielanym etatowcom kartom elektronicznym, które zbliżają do specjalnych czytników przy wejściu i wyjściu. Na szczęście w tym przypadku prawo pracy nie stoi na przeszkodzie takim zmianom. Nie zawiera bowiem wymogu, aby potwierdzanie obecności w pracy miało formę pisemną (art. 104

1

§ 1 pkt 9 k.p.).

Kosztowny gadżet

Jest to oczywiście wygodne, oszczędza pracę i papier, ?a ponadto może stanowić wiarygodne źródło danych do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie powinno jednak jej zastępować.

Decydując się na elektroniczny sposób potwierdzania obecności, należy pamiętać ?o pewnej podstawowej zasadzie z tym związanej, aby nie paść ofiarą własnej nadgorliwości czy dążenia do uproszczeń. Przede wszystkim taki system mierzy czas obecności w firmie, a nie czas pracy. Ten ostatni jest na ogół pojęciem węższym i obejmuje tylko tę część okresu obecności ?w firmie, w której podwładny pozostaje w rzeczywistej dyspozycji pracodawcy i jest gotowy do wykonywania pracy (art. 128 ?§ 1 k.p.). Warto ?o tym pamiętać, uwzględniając nieprzyjemne ?i kosztowne doświadczenie jednej z firm. Wprowadzając elektroniczny sposób potwierdzania obecności w zakładzie, zapisała w regulaminie pracy, że system informatyczny rejestrujący wejścia ?i wyjścia pracowników mierzy czas pracy, co stało się ?w efekcie źródłem licznych kłopotów.

Nie ma wymogu pisemnego potwierdzenia obecności w pracy

Przykładowo ci rozpoczynający pracę o 8 stawiali się ?w firmie na ogół przed 7.45 ?z różnych powodów, ale niezmiennie leżących po ich stronie. Zakład niezmiennie uruchamiał się punktualnie ?o 8. Gotowość do pracy przed tą godziną była po prostu obiektywnie niepotrzebna.

Lepiej niż w kodeksie

Zapis regulaminu przewidujący, że system informatyczny mierzy czas pracy, sugerował, że w tej firmie pojęcie czasu pracy będzie korzystniej uregulowane niż w przepisie powszechnym (tj. w art. 128 ?§ 1 k.p.) i obejmuje nie tylko czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy, ale szerzej – godziny obecności w zakładzie (od wejścia do wyjścia z niego). Oczywiście taka regulacja nie jest prawnie wadliwa, ale jeśli jest niezamierzona, będzie kosztowniejsza dla pracodawcy. Tłumaczenie później, że „nie o to nam chodziło", może nie spotkać się ze zrozumieniem i bezduszny sąd pracy zasądzi wynagrodzenie z dodatkami za nadgodziny.

Wniosek? Elektroniczne rejestrowanie godzin wejścia ?i wyjścia z zakładu to nic innego jak inna forma listy obecności, a nie ewidencja czasu pracy. Oczywiście dane w zawarte w takim systemie mogą pomagać w prowadzeniu ewidencji. Jeżeli zatem szef zamierza płacić podwładnym za czas pracy, a nie za czas obecności w zakładzie, lepiej unikaćw regulaminie pracy czy w innych wewnętrznych aktach postanowień, jakie zastosowała opisana firma.

Grzegorz? Orłowski, radca prawny w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak

Zapisy w wewnątrzzakładowych aktach prawa pracy prędzej czy później zaczynają żyć własnym życiem, a ich wykładnia odrywa się od pierwotnych zamiarów legislatora. Z takimi przypadkami mamy ?też do czynienia przy ustawach i rozporządzeniach.

Tak było także w opisanej firmie. Pracodawca tłumaczył się, że „określając w regulaminie pracy, że system informatyczny rejestrujący wejścia i wyjścia pracowników, rejestruje czas pracy", nie nosił się ?z zamiarem wprowadzenia uprzywilejowanej w stosunku do kodeksowej definicji czasu pracy. Może i się nie nosił, ale wyszło tak, jakby się nosił. Zapłacił pracownikom za nadgodziny, zmienił regulamin pracy, ?a stosowany elektroniczny system rejestracji czasu pracy nazwał – zgodnie z jego faktycznym przeznaczeniem – rejestratorem obecności ?w zakładzie. Jasno, zwięźle i bezpiecznie.