Kodeks pracy nie przewiduje, że urlopu można udzielić wcześniej, tzn. przed nabyciem do niego prawa. Jest to więc praktyka niedopuszczalna, choć stosowana w zakładach. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 7 czerwca 2011 r. (II PK 314/10). Wynika to z celu urlopu, jakim jest zapewnienie pracownikowi możliwości corocznej regeneracji sił fizycznych i psychicznych. Wyjątkowo pracodawca może – na wniosek młodocianego, który nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego – udzielić mu tego wolnego zaliczkowo w okresie ferii szkolnych. Jest to jednak wyjątek wyraźnie przewidziany w przepisach.
Wariant 1. ?Z przyszłorocznej puli
Udzielając dni urlopu z puli, do której pracownik nabędzie prawo dopiero 1 stycznia następnego roku, pracodawca jednocześnie odpowiednio zmniejsza jego przyszłoroczny okres wypoczynku. Powinien się jednak liczyć, że taką praktykę zakwestionuje podczas kontroli PIP, a nawet sam pracownik ?– i np. po odejściu z pracy zażąda ekwiwalentu za potrącone dni. Nadal aktualne jest bowiem orzeczenie SN z 5 lutego 1980 r. ?(I PRN 3/80), zgodnie z którym udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę w roku kalendarzowym, w którym podwładny nie nabył jeszcze do niego prawa, nie uprawnia pracodawcy do „potrącenia" tego urlopu z należnego pracownikowi w roku następnym (por. orzeczenie SN z 5 lutego 1980 r., I PRN 3/80). Roszczenie pracownika o przysługujący mu urlop lub ekwiwalent urlopowy zostałoby w takiej sytuacji oddalone wyjątkowo – gdyby było sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 k.p.).
Szef jest w jeszcze trudniejszej sytuacji, gdy udzieli urlopu ?z puli przyszłorocznej, a pracownik się zwolni lub otrzyma wypowiedzenie przed nabyciem prawa do urlopu w udzielonym wymiarze. Nie ma wówczas możliwości „odzyskania" utraconych dni wolnych. Nie umożliwia tego nawet pisemne porozumienie z podwładnym, szczegółowo przedstawiające zasady udzielenia urlopu awansem i rozliczeń na wypadek rozwiązania umowy. Potrącenie dobrowolne nie może bowiem dotyczyć wierzytelności przyszłych.
Wariant 2. ?Przerwa bez pieniędzy
Nie ma przeszkód, aby uzupełnić brakujące wolne dni o urlop bezpłatny. Ale to pracownik musi wystąpić z takim wnioskiem i to w formie pisemnej (art. 174 § 1 k.p.).
Przepisy prawa pracy nie wprowadzają ograniczeń co do czasu trwania urlopu bezpłatnego. Strony mogą się dowolnie na ten temat porozumieć. Jednak – inaczej niż przy urlopie wypoczynkowym – przełożony może odwołać pracownika ?z bezpłatnego wolnego tylko wtedy, gdy udzielił go na okres dłuższy niż trzy miesiące i przewidziano taką możliwość ?z ważnych przyczyn (art. 174 § 3 k.p.).
Z punktu widzenia pracownika korzystanie z urlopu bezpłatnego nie jest korzystne. Oprócz oczywistej dolegliwości, jaką jest brak pensji, tej przerwy nie wlicza mu się do stażu pracy (art. 174 § 2 k.p.). A gdy zachoruje, nie może liczyć na przerwanie urlopu, tak jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Bezpłatna pauza trwa nadal, a etatowiec nie ma prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego ani do wynagrodzenia chorobowego.
Z powodu tych niedogodności strony często idą na kompromis – szef umawia się z podwładnym, że wprawdzie udzieli mu urlopu bezpłatnego, ale będzie on w tym czasie wykonywał część swoich obowiązków za pewną odpłatnością. Taka praktyka jest jednak niedopuszczalna (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 27 listopada 1996 r., III AUa 888/96). Istotą urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 k.p. jest bowiem zwolnienie etatowca z obowiązku wykonywania zatrudnienia, jak również zwolnienie pracodawcy z konieczności wypłacania mu wynagrodzenia. W takiej sytuacji uznaje się, że nie doszło do udzielenia urlopu bezpłatnego, a strony wiąże nadal ten sam stosunek pracy, tyle że o zmodyfikowanej treści.
Istnieje trzecie rozwiązanie
Gdy pracownikowi potrzebna jest niewielka liczba dodatkowych dni wolnych, warto zastanowić się nad ich udzieleniem na zasadzie powiększenia rocznej puli. Jest to możliwe jako działanie na korzyść pracownika. Dopuszczalne jest także udzielenie takich dni w formie nagrody. Może się wówczas okazać, że idąc pracownikowi na rękę, przy niskim obciążeniu finansowym, firma otrzyma w zamian zwiększoną motywację podwładnego do pracy.