Co robić by kontrahenci płacili w terminie

Z badań przeprowadzonych przez Tax Care wynika, ?że problemy z utrzymaniem płynności finansowej, związane ?z niemożnością uzyskania zapłaty od dłużników, to jedna ?z największych barier ?w prowadzeniu działalności gospodarczej. Z czego to wynika?

Piotr Lewczuk: Na utratę płynności finansowej szczególnie narażeni są mikroprzedsiębiorcy, co wynika przede wszystkim ?z dwóch powodów. Po pierwsze, mikrofirmy, budując swoją przewagę konkurencyjną, ?z własnej woli wydłużają tzw. kredyty kupieckie, czyli terminy płatności dla kontrahentów, wynikające z wystawianych przez nie faktur. Po drugie, będąc najmniejszymi podmiotami na rynku, często są zmuszone do godzenia się na dłuższe terminy kredytu kupieckiego dla dużych firm nawet wtedy, gdy tego nie chcą lub nie mogą sobie na to pozwolić ze względów finansowych – na przykład ?w obawie przez utratą intratnego kontraktu. Bez względu jednak na to, czy wydłużone terminy płatności dla klientów wynikają ?z dobrej woli czy konieczności, stanowią zagrożenie dla finansów mikroprzedsiębiorców, którzy przecież mają własne, bieżące zobowiązania.

Monitoring jest „miękkim" sposobem dbałości o terminową zapłatę należności przedsiębiorcy, bez uszczerbku dla jego biznesowych relacji

W jaki zatem sposób można zminimalizować to zagrożenie?

Przedsiębiorcy powinni stosować przede wszystkim działania prewencyjne, które przekładają się na skuteczność ściągania należności i tym samym na płynność firmy. To jest trochę tak, jak z chorobą. Jeżeli zaniedbamy przeziębienie ?w początkowym stadium, niegroźna z początku niedyspozycja może przerodzić się w coś znacznie poważniejszego, łącznie z chorobą zagrażającą życiu. Podobnie jest w biznesie – jeśli przedsiębiorca zaniedba dochodzenia swoich należności, nie będzie stosował rozwiązań zachowawczych, to później odzyskanie należnych mu pieniędzy może się okazać bardzo utrudnione albo wręcz niemożliwe.

Na czym polegają takie działania prewencyjne?

Działania prewencyjne to przede wszystkim tzw. monitoring, w przypadku Idea Money oferowany w dwóch obszarach. Może to być odrębna usługa, w ramach której przedsiębiorca przekazuje nam swoje faktury do monitoringu, ustalając jednocześnie sposób monitorowania tych wierzytelności za pomocą wskazanych przez nas instrumentów, np. przypominającego SMS, rozmowy telefonicznej czy też mejla. Przedsiębiorca sam decyduje, który z tych instrumentów będzie wykorzystywany i w jakim zakresie.

Czy tego typu działań przedsiębiorca nie może wykonać we własnym zakresie?

Dla większości przedsiębiorców takie z pozoru proste czynności są dość niezręczne – telefon do kontrahenta z przypomnieniem o płatności to sytuacja, w której czują się niekomfortowo, obawiają się, że w ten sposób naruszą swoją biznesową relację. Tymczasem usługa monitoringu jest przyjazna, nieinwazyjna – właśnie dlatego, aby zachować te dobre relacje przedsiębiorcy z odbiorcami jego usług. To bardzo ważny aspekt monitoringu, w przeciwieństwie do typowych działań windykacyjnych, kiedy opóźnienia w płatnościach są już zazwyczaj tak duże, że relacje z kontrahentami schodzą na drugi plan. Tym właśnie monitoring odróżnia się od windykacji – jest „miękkim" sposobem dbałości o terminową zapłatę należności przedsiębiorcy, bez uszczerbku dla jego biznesowych relacji. Przy czym monitoring, jak wspomniałem wcześniej, może być nie tylko odrębną usługą, ale oferowany również w pakiecie ?z faktoringiem. Przedsiębiorca może też zdecydować, że część faktur będzie obsługiwana tylko w zakresie faktoringu, a część tylko w ramach monitoringu.

Czym powinien się kierować przedsiębiorca, aby wybrać dla siebie optymalny sposób na otrzymywanie terminowej zapłaty należności z faktur?

Wszystko zależy od tego, jakie są jego potrzeby. Jeśli ma problemy z płynnością, bo kontrahenci nie płacą mu ?w terminie i firma boryka się ?z luką płynnościową, będzie mu bardziej potrzebny faktoring ?z monitoringiem. Finansowanie w ramach faktoringu pozwoli mu odzyskać płynność, a dodatkowo prowadzone będą działania prewencyjne, które w przyjazny sposób zachęcą jego kontrahentów do zapłaty. Natomiast w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie ma problemu z płynnością finansową i nie ma tym samym potrzeby uruchamiania usługi faktoringu, może skorzystać tylko ?z monitoringu, który wyręczy go z niewygodnego przypominania się o konieczności zapłaty wystawionych przez niego faktur.