Od 1 kwietnia 2014 r. podatnicy mogą odliczać 100 proc. podatku VAT zarówno od zakupu auta osobowego, jak i od paliwa. Warunkiem jest wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej. Za naruszenie tego przepisu grożą surowe kary pracodawcom, którzy mogą następnie występować z roszczeniami regresowymi do pracowników.

Warunki i dokumenty

Szczegółowa regulacja dotycząca możliwości odliczenia VAT, tj. obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę tego naliczonego, dotycząca samochodów znalazła się w art. 86a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm., dalej ustawa o VAT). Podstawowa wartość odliczenia to 50 proc. podatku.

Ustawodawca umożliwia jednak pełne odliczenie VAT, gdy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a więc:

- ?sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

- ??konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z taką działalnością jest nieistotne.

Podstawą weryfikacji, czy pojazd wykorzystuje się wyłącznie do prowadzonej działalności, jest ewidencja jego przebiegu. Powinna zawierać m.in. wpisy kierującego autem dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujące:

- ?kolejny numer wpisu,

- ??datę i cel wyjazdu,

- ??opis trasy (skąd dokąd),

- ??liczbę przejechanych kilometrów,

- ??imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

Nie ulega wątpliwości, że mając dostęp do tych danych, organy skarbowe będą mogły skutecznie sprawdzić, czy pojazd wykorzystuje się zgodnie z deklaracją podatnika. Jeśli ustalą, że dochodzi do niezgodnego z prawem pełnego odliczenia VAT, podatnikowi grożą surowe konsekwencje >patrz ramka.

Kto podlega karze

Z zasady sprawcą czynu zabronionego określonego w kodeksie karnym skarbowym jest podatnik. W przypadku spółki jawnej, cywilnej, partnerskiej ukarany zostanie wspólnik. Gdy podatnikiem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna, kara zostanie nałożona na członka zarządu, prokurenta, głównego księgowego, a więc osoby odpowiedzialne za prawidłowe wykonywanie obowiązków publicznoprawnych. W praktyce często będzie tak, że grzywna zostanie nałożona w związku z nienależytym wykonaniem obowiązków przez osobę trzecią, a więc pracownika.

Za szkodę wyrządzoną pracodawcy etatowiec odpowiada według dwóch reżimów. Gdy wyrządzi ją nieumyślnie, obciążenie ogranicza się do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia. Z kolei przy umyślności podwładny w pełni odpowiada za wyrządzoną szkodę. W przypadku niewłaściwego użytkowania auta służbowego możliwe są obie sytuacje.

Przykład 1

Pan Paweł jest przedstawicielem handlowym. W regulaminie użytkowania samochodów służbowych wyraźnie wskazano, że wykorzystywanie auta do celów prywatnych jest wykluczone. Mimo to pan Paweł w majowy weekend wybrał się nad jezioro na wypoczynek, co zostało udokumentowane przez organy skarbowe.

W tej sytuacji, w razie ukarania pracodawcy grzywną, pracownikowi można zarzucić umyślne wyrządzenie szkody. Dlatego szef ma prawo wystąpić ?z regresem do etatowca, którego zachowanie spowodowało nałożenie grzywny.

Przykład 2

Pani Monika pracuje w dziale marketingu firmy produkcyjnej. ?Z racji częstych wyjazdów służbowych ma do dyspozycji samochód należący do pracodawcy. Kontrolujące organy skarbowe wykazały, że ewidencja przejazdów zawiera wiele uchybień w wpisach dokonywanych przez panią Monikę. W związku z tym prokurenta we spółce ukarano grzywną. Tutaj trudno zarzucić pracownikowi umyślność. W konsekwencji ewentualna jego odpowiedzialność jest ograniczona do trzech pensji.

Niewłaściwe użytkowanie samochodu służbowego, zwłaszcza tego przeznaczonego wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej, to nie tylko konsekwencje materialne. W takiej sytuacji szef może nawet rozwiązać angaż bez wypowiedzenia, wskazując na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków. Zarzut ten będzie skuteczny, jeśli pracodawca będzie potrafił wykazać, że etatowiec zdawał sobie sprawę z zakazu wykorzystywania auta do celów prywatnych.

Co lepsze

Wykorzystywanie pełnego odliczenia VAT przy wydatkach związanych z autem służbowym to kusząca perspektywa, która jednak wiąże się z wieloma ograniczeniami. Wiele sytuacji może budzić kontrowersje, np. pracownik, jadąc w firmy do kontrahenta, po drodze zabiera dziecko ze szkoły, zawożąc je na pływalnię. Dlatego pracodawca powinien dokładnie policzyć, czy mimo wszystko nie jest lepsze korzystanie z 50-proc. odliczenia VAT. W takich przypadkach pracownicy mogą być obciążani miesięcznym ryczałtem na wykorzystywanie auta służbowego do celów prywatnych, co będzie częściowo rekompensowało nieodliczony VAT. Dzięki temu obie strony unikną wielu niepotrzebnych problemów.

Jakie sankcje

Zgodnie z art. 56a § 1 kodeksu karnego skarbowego podatnik, który wbrew obowiązkowi nie składa właściwemu organowi podatkowemu informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy o VAT, albo składa ją po terminie lub podaje w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, dokonując odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Przy mniejszej wadze tego czynu jego sprawca podlega grzywnie za wykroczenie skarbowe. Poza nią pracodawca musi skorygować deklaracje podatkowe i dopłacić nienależnie odliczony VAT.