Rz: Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o udzielenie mu urlopu okolicznościowego, np. z okazji jego ślubu na konkretny dzień, czy też może mu wyznaczyć wolne w innym terminie?
Katarzyna Dobkowska:
Takiego zwolnienia należy udzielić ?w terminie wskazanym ?przez pracownika. Istotne ?jest bowiem, aby można było zrealizować jego cel, którym jest umożliwienie zatrudnionemu wzięcia udziału w ważnych wydarzeniach rodzinnych ?lub załatwienia niezbędnych spraw wiążących się z nimi. ?W przypadku ślubu jest to zatem zarówno dzień zaślubin, jak i dzień, w którym podwładny będzie załatwiać związane z tym formalności.
W jakim oddaleniu czasowym od przyczyny uzasadniającej wolne pracownik może domagać się jego udzielenia? Czy matka nowo narodzonego dziecka może np. domagać się wolnego z tego tytułu po zakończeniu rocznego urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego?
Pracownik może domagać się udzielenia mu wolnego jedynie w okresie, w którym może wziąć udział ?w zdarzeniach będących jego podstawą lub zachodzi konieczność załatwienia związanych z nimi spraw. ?Nie ma podstaw do udzielenia zwolnienia, ?gdy te sprawy zostały już załatwione. Celem wolnego ?z tytułu urodzenia się dziecka jest jego odebranie ze szpitala oraz załatwienie formalności w urzędzie stanu cywilnego. Zatem z takiego zwolnienia można skorzystać w ciągu kilku, góra kilkunastu dni po urodzeniu się dziecka. Zwolnienie to wykorzysta raczej ojciec, ponieważ matka przebywa wówczas ?na urlopie macierzyńskim ?i zdecydowanie nie może prosić o takie celowe zwolnienie po jego zakończeniu.
Czy można zatem stwierdzić, ?że istnieje sztywna granica oddzielająca okres, gdy staranie się przez pracownika o wolne jest uzasadnione, od okresu, kiedy staje się bezpodstawne?
Trudno w tym przypadku mówić o sztywnej granicy czasowej określonej w dniach, po której nie można już skorzystać z urlopu okolicznościowego. Niemniej jednak musi wystąpić związek czasowy między zdarzeniem będącym podstawą udzielenia wolnego a jego terminem. Konieczny jest też związek funkcjonalny – w dniu zwolnienia od pracy musi ?być możliwe załatwienie spraw stanowiących jego przeznaczenie. W przypadku śmierci w najbliższej ?rodzinie jest to zwykle ?dzień pogrzebu oraz ewentualnie ten, w którym pracownik musi załatwiać związane z nim formalności.
Czy osoba, która dopiero została zatrudniona, może starać się ?o wolne np. z tytułu urodzenia dziecka tuż przed podpisaniem umowy o pracę?
Jeżeli pracownik przewiduje lub może nawet już wie, ?że będzie musiał odebrać dziecko oraz jego matkę ze szpitala w dniu rozpoczęcia pracy lub w którymś ?z kolejnych dni, to może zawnioskować o takie zwolnienie przy podpisaniu umowy o pracę. Rekomendowałabym, ?aby uczynił to raczej po podpisaniu umowy o pracę, żeby nie wystraszyć pracodawcy postawą roszczeniową i domaganiem się wolnego jeszcze przed przystąpieniem do pracy. Tym bardziej że nie musi wnioskować o takie wolne ?z wyprzedzeniem. Może ?to uczynić nawet w dniu poprzedzającym potrzebę skorzystania z urlopu okolicznościowego, choć oczywiście lojalność w stosunku do pracodawcy ?i dbałość o jego interesy, które są obowiązkami pracownika, nakazywałyby uczynić to jak najwcześniej.
Jakie możliwości weryfikowania uprawnień podwładnych ?do zwolnień okolicznościowych ma pracodawca, bez naruszania chronionych danych osobowych? Czy może ?np. żądać przedstawienia ?aktu ślubu dziecka pracownika na potwierdzenie prawa ?do wolnego z tego tytułu?
Pracodawca ma prawo zażądać okazania dokumentu poświadczającego zdarzenie będące podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego, ?tj. świadectwa urodzenia ?lub odpisu z aktu ślubu dziecka bądź z aktu zgonu. Kodeks pracy wyraźnie zezwala bowiem pracodawcy, aby żądał od zatrudnionych podania danych osobowych, jeżeli jest to konieczne ?ze względu na korzystanie przez nich ze szczególnych uprawnień przewidzianych ?w prawie pracy. Do takich ?bez wątpienia należą ?urlopy okolicznościowe. ?Z kolei przepisy o ochronie danych osobowych ?zezwalają przetwarzać ?dane niezbędne ?do wykonania zadań administratora danych (którym jest pracodawca) odnoszących się do zatrudnienia pracowników.
