Kto odbierze pismo z urzędu, gdy zarząd zostanie odwołany

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa udzielonym przez przedsiębiorcę, który podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy. Zatem prokurę może ustanowić spółka kapitałowa np. spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka jawna, ?a także przedsiębiorstwo państwowe. Zakres prokury obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jednak prokurent nie posiada kompetencji do zbycia przedsiębiorstwa, zbycia i obciążenia nieruchomości, oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania. Do tych czynności konieczne jest umocowanie szczególne. Prokura musi być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności ?i powstaje z chwilą jej udzielenia. Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie ma przeszkód, aby w spółce funkcjonowało kilku prokurentów. W spółkach osobowych dla ustanowienia prokury niezbędna jest zgoda wszystkich wspólników, natomiast w spółkach kapitałowych zgoda wszystkich członków zarządu. Odwołanie prokurenta następuje wskutek złożenia oświadczenia choćby jednego wspólnika lub członka zarządu spółki. Wygaśnięcie prokury następuje wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, likwidacji, ogłoszenia upadłości, przekształcenia lub śmierci prokurenta.

Ważność prokury po wykreśleniu organów spółki

- Spółka z o.o. XYZ z siedzibą w Warszawie nie posiada organów do jej reprezentacji. Organami w spółce byli prezes ?i wiceprezes zarządu, którzy 12 listopada 2013 r. zrezygnowali ?z pełnienia swoich funkcji. Niezależnie od tego, zarząd spółki ?w okresie swojej działalności powołał prokurenta samoistnego. Do Krajowego Rejestru Sądowego zgłoszono rezygnację ?z pełnienia funkcji prezesa i wiceprezesa, ale w rejestrze nadal figuruje prokurent. Czy w przypadku, gdy nie ma organów spółki, prokura nadal jest ważna? Czy prokurentowi można doręczyć pismo w postępowaniu podatkowym?

Udzielenie prokury powinno być zgłoszone do rejestru przedsiębiorców. Jednak nieujawnienie prokury w rejestrze nie powoduje jej nieskuteczności. Według art. 17 ust. 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1203) domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Należy więc przyjąć również domniemanie ważności udzielenia prokury. Wygaśnięcie prokury powinno być wpisane do rejestru przedsiębiorców. Jednak wpis do KRS ma charakter informacyjny ?i nie uzależnia prawdziwości okoliczności faktycznych od zgłoszenia w rejestrze.

Wyznaczona osoba

Pisma doręcza się stronie, a jeśli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma należy doręczać pełnomocnikowi. Wynika to z art. 145 ordynacji podatkowej. Co więcej, ordynacja wyraźnie stanowi, że jeśli strona ustanowiła więcej pełnomocników, to wyznacza jednego z nich jako właściwego do doręczeń. W przypadku niewyznaczenia takiego pełnomocnika pisma doręcza się po prostu jednemu z pełnomocników. Prokura jest rodzajem pełnomocnictwa i – według ordynacji – skuteczność doręczenia pisma prokurentowi dotyczy sytuacji, gdy strona działa przez pełnomocnika.

Podobny pogląd wyraził WSA w Warszawie w wyroku z 16 lutego 2011 r. (III SA/Wa 1251/10). Sąd uznał, że „na gruncie ?art. 145 ordynacji podatkowej, zwłaszcza jeśli chodzi o rozumienie użytych w tym przepisie sformułowań odnoszących się do ustanowienia pełnomocnika, samo udzielenie prokury w trybie przepisów k.c. nie jest równoznaczne z ustanowieniem pełnomocnika w danym postępowaniu stosownie do uregulowań zawartych w art. 137 ordynacji podatkowej".

Organy nie funkcjonują

W opisanym przypadku w spółce nie funkcjonują organy uprawnione do jej reprezentacji, gdyż członkowie zarządu zrezygnowali z pełnienia swojej funkcji. Osoba prawna nie może więc prowadzić swoich spraw z powodu braku powołanych do tego organów. Wobec tego, mimo że w KRS nadal figuruje wpis o ustanowieniu prokurenta, organ podatkowy – zgodnie z art. 138 ordynacji podatkowej – powinien wystąpić do sądu o wyznaczenie kuratora dla osoby niezdolnej do czynności prawnych i jemu doręczać pisma pochodzące od organu podatkowego.

Kurator osoby prawnej powinien postarać się o powołanie organów, a w razie potrzeby podjąć czynności zmierzające do likwidacji spółki.

Na kłopoty kurator

Przesłanką ustanowienia kuratora może być także niemożność prowadzenia spraw spółki. Chodzi więc o sytuacje, gdy niemożliwa jest realizacja czynności niewykraczających poza sferę wewnętrzną spółki, mimo że spółka działa za pośrednictwem prokurenta. Przykładami takich sytuacji mogą być problemy w zakresie podejmowania uchwał czy problemy organizacyjne w spółce.

Prowadzenie spraw spółki polega na podejmowaniu czynności, które zmierzają do osiągnięcia wspólnego celu wspólników w ramach działalności spółki. Jeśli prawidłowe funkcjonowanie podmiotu zostanie zachwiane poprzez np. rezygnację zarządu, śmierć członka zarządu czy jego odwołanie, to wówczas zasadne jest ustanowienie kuratora dla spółki. Także z tego względu, że niektóre czynności może podejmować tylko zarząd, jak np. podpisywanie sprawozdań finansowych. Rolą kuratora jest w tym przypadku powołanie zarządu spółki zgodnie z umową spółki lub kodeksem spó?łek handlowych. Kurator nie może podejmować dowolnych czynności związanych z powołaniem zarządu i nie może powołać go samodzielnie. Dopiero w momencie nieudanej próby powołania organów spółki powinien podjąć działania mające na celu likwidację spółki.

Reprezentacja przez byłego członka zarządu

- Pan Jan został odwołany z zarządu spółki z o.o., w której ?w 2013 r. pełnił funkcję prezesa. Zarząd spółki był wieloosobowy, a umowa spółki określa, że każdy z członków zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie. W czasie, gdy pan Jan jeszcze działał w zarządzie, wobec spółki wszczęto postępowanie kontrolne w zakresie prawidłowości rozliczania podatku dochodowego i VAT. Czy po odwołaniu prezes zarządu może w dalszym ciągu skutecznie odbierać korespondencję ?i reprezentować spółkę?

Aby określona osoba mogła skutecznie reprezentować spółkę, musi być jej prokurentem, członkiem zarządu lub pełnomocnikiem. Kodeks cywilny w art. 38 stanowi, że osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie.