- Nasi pracownicy sporadycznie wyjeżdżają w delegacje do Niemiec, najczęściej samochodem. Do granicy z miejscowości, w której mamy siedzibę, jedzie się około 2 godzin, ?a niemiecki kontrahent rezyduje ?w stałej miejscowości. Czy w rozliczeniach delegacyjnych możemy przyjąć stałą godzinę przekroczenia granicy w drodze w tamtą stronę ?i z powrotem, tzn. 2 godziny od rozpoczęcia podróży i 2 godziny przed jej zakończeniem?
– pyta czytelnik.
Nie. Rozliczenie powinno odnosić się do konkretnego wyjazdu. Stałe, z góry przyjęte przedziały czasowe, stosowane do wszystkich podróży rodzą podejrzenia o niezgodność z faktycznym czasem trwania części krajowych i zagranicznej delegacji odbytej przez etatowca.
Zgodnie z § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne) czas podróży zagranicznej liczy się przy odbywaniu jej środkami komunikacji:
Godzina przekroczenia
Czas podróży służbowej poza krajem rozpoczyna się od przekroczenia granicy polskiej. Dlatego ryczałt przysługujący etatowcowi za taką podróż nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz oczekiwania na odprawę celną. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 29 listopada 2000 r. (I PKN 108/00).
Wyznaczenie czasu uznawanego na tej podstawie za godziny trwania delegacji zagranicznej jest bardzo istotne przede wszystkim dla wysokości diety. Przy wyjazdach zagranicznych są one niewspółmiernie wyższe niż w krajowych. Godzina przekroczenia granicy może być jednak także ważna przy innych wydatkach, w szczególności przy dłuższych przejazdach na terenie kraju przed przekroczeniem granicy (np. ryczałty noclegowe).
Rozliczenie podróży służbowej jest zawsze indywidualne, czyli odniesione do sytuacji związanych z konkretnym wyjazdem. Przyjęcie uśrednionego czasu dojazdu do i od granicy nie spełnia tego warunku.
Bez uogólnień
Czytelnik sam wskazuje, że przejazd zajmuje około 2 godzin, to zatem czas uśredniony. Rozliczenie zaś dotyczyć musi konkretnej podróży ?i zdarzeń przypadających podczas i w związku z jej trwaniem.
Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia delegacyjnego ?w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach wpływających na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży lub ich wysokości. Jedynie to oświadczenie etatowca – będącego osobnym dokumentem do składanego na stosowanym przez pracodawcę wzorze rozliczenia delegacji czy ?w formie wskazania na rozliczeniu godzin przekraczania granicy – może być przyjęte ?w rachunkach. Siłą rzeczy różny będzie czas przejazdu. Trudno zakładać, że dojazd ?w godzinach szczytu będzie trwał tyle samo co w nocy, ?a latem – równie krótko jak zimą przy obfitych opadach śniegu. Stosunkowo drobne zaś różnice czasu przejazdu mogą skutkować sporymi różnicami w wysokości należnych diet. Wynika to z zasad czasowego jej rozliczania.
Weryfikacja prawdomówności
Możemy przyjąć wewnętrzne założenie o uśrednionym czasie trwania przejazdu służące do kontroli i weryfikacji oświadczeń składanych przez pracowników. Pozwala to np. łatwiej wychwycić odchylenia od tej normy i w konsekwencji domagać się od podwładnego wyjaśnień (np. wtedy, gdy czas przejazdu do granicy zamiast 2 godzin byłby zapisany jako godzina). Jednak wprowadzenie stałego czasu trwania przejazdu będącego podstawą naliczenia i wypłacenia świadczeń delegacyjnych to błąd.
