Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający ma prawo żądać od biorących w nim udział przedsiębiorców zabezpieczenia. W tym celu może on zobowiązać ich do wniesienia wadium. Jeżeli jednak wartość zamówienia jest co najmniej równa progom wskazującym na konieczność stosowania w postępowaniu procedur unijnych (od początku tego roku wynoszą one w zależności od rodzaju zamówienia i rodzaju zamawiającego: 5 mln 186 tys. euro, 207 tys. euro, ?414 tys. euro), to zamawiający ma obowiązek zażądania od firm wniesienia wadium. Jego wysokość nie może być większa niż ?3 proc. wartości zamówienia. Jeżeli zamawiający zażąda wniesienia wadium, to firmy powinny to uczynić przed upływem terminu składania ofert.

Ważne

Wybór formy, w jakiej wadium zostanie wniesione, należy do firmy startującej ?w przetargu. Może ono zostać wniesione m.in. w: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach SKOK, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych.

Wadium może być zatrzymane

Po wyborze najkorzystniejszej oferty lub po unieważnieniu postępowania zamawiający ma obowiązek zwrócić wniesione wadium wszystkim wykonawcom poza tym, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeżeli jego wniesienia zamawiający zażądał) zamawiający ma również obowiązek zwrócić wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

W niektórych przypadkach zamawiający ma prawo do zatrzymania wniesionego przez firmę wadium wraz z odsetkami. Może to nastąpić w sytuacji, gdy wykonawca – w odpowiedzi na wezwanie o uzupełnienie lub poprawienie dokumentów, oświadczeń i pełnomocnictw – nie złoży ich w wyznaczonym terminie. Zatrzymanie wadium nie będzie jednak możliwe, gdy firma udowodni, że niedotrzymanie wyznaczone jgo jej terminu nie wynikało ?z przyczyn leżących po jej stronie.

Ma to przeciwdziałać sytuacjom, ?w których grupa wykonawców działających w porozumieniu może powodować, że zamówienie udzielane jest działającemu w porozumieniu wykonawcy, który zaoferował najwyższą cenę. Wykonawcy ci mogą bowiem celowo składać oferty bez wymaganych dokumentów, a następnie po zapoznaniu się z ofertami konkurentów bez poniesienia konsekwencji wycofać się z postępowania, podlegając jedynie wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 prawa zamówień publicznych – z powodu tego, że wykonawca nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Wezwanie do uzupełnienia braków

Jak wskazał Urząd Zamówień Publicznych w swojej opinii prawnej z 2 stycznia 2014 r., firma może stracić wniesione przez siebie wadium jedynie, gdy wcześniej została wezwana przez wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw. Jeżeli tak sę zdarzy i wykonawca nie wywiąże się ?z nałożonego na niego obowiązku, to zamawiający ma obowiązek, a nie możliwość, zatrzymania wniesionego wadium.  Obowiązek zatrzymania wadium w następstwie nieuzupełnienia dokumentów w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego dotyczy wszystkich wykonawców, bez względu na ich szanse w uzyskaniu zamówienia. Bez znaczenia jest też forma, w jakiej wadium zostało wniesione.

Przez niezłożenie na wezwanie zamawiającego dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw uprawniających do zatrzymania wniesionego wadium należy rozumieć przypadek bierności wezwanego wykonawcy, gdy w ogóle nie składa on dokumentu lub oświadczenia wskazanego w wezwaniu (brak fizyczny dokumentu). Za niezłożenie dokumentów uznaje się także sytuację, gdy wykonawca składa wprawdzie jakiś dokument lub oświadczenie, ale nie potwierdzają one spełniania przez niego warunków udziału w postępowaniu lub spełniania – przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane – wymagań określonych przez zamawiającego.

Można uniknąć konsekwencji

Wykonawca może uchronić się przed zatrzymaniem jego wadium wyłącznie ?w przypadku, gdy udowodni, że nieuzupełnienie wskazanych przez zamawiającego dokumentów wynikało z przyczyn nieleżących po jego stronie. Jak stwierdził ?w opinii UZP, obowiązek zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a prawa zamówień publicznych będzie zachodził jedynie w przypadku zawinionego zaniechania złożenia żądanych dokumentów przez wezwanego wykonawcę, gdy to zaniechanie zmierza do obejścia prawa. ?W szczególności przez stworzenie warunków ku temu, by zamówienie zostało udzielone wykonawcy, który zaoferował najwyższą cenę.

Zdaniem UZP w związku z tym obowiązek zatrzymania wadium nie dotyczy tych wykonawców, którzy złożyli oferty, pomimo że nie spełniali warunków udziału w postępowaniu, jak też pomimo że oferowane przez nich usługi, dostawy lub roboty budowlane nie spełniały wymagań określonych przez zamawiającego.

W niektórych sytuacjach zamawiający może również zatrzymać wadium wniesione przez firmę, której oferta została wybrana. Będzie miało to miejsce szczególnie wówczas, gdy wybrana firma odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych ?w ofercie albo też nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Do zatrzymania wadium dojdzie także wówczas, gdy zawarcie umowy ?w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Opinia prawna Urzędu Zamówień Publicznych z 2 stycznia 2014 r. w sprawie zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy – Prawo zamówień publicznych ?(www.uzp.gov.pl).

podstawa prawna: art. 45–46 ustawy z 29 stycznia 2004 r. ustawy – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 907 ze zm.)