Przy podróży służbowej odbytej za zgodą szefa prywatnym pojazdem pracownika nie obowiązują żadne limity kilometrów. Natomiast wyłączeniem z podstawy wymiaru składek objęta jest cała kwota odpowiadająca iloczynowi przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr, o ile stawka ta nie przekracza maksymalnych wartości.
Musi być zgoda
W pytaniu czytelniczki zabrakło informacji, na jakich zasadach u tego pracodawcy rozliczane są podróże służbowe. Przyjmijmy, że odpowiednie zastosowanie będzie tu miało rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie delegacyjne). Zgodnie z jego § 3 ust. 3 na wniosek pracownika szef może zgodzić się na odbycie krajowej lub zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Gdy pracownik odbywa podróż własnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości odpowiadającej iloczynowi przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Rozporządzenie delegacyjne nie wprowadza więc żadnych ograniczeń co do liczby kilometrów, które pracownik przejedzie w delegacji. Może to być 50, jak i 1000 km. Wielkość ta zależy od odległości między startem a miejscem docelowym podróży służbowej. Oczywiście przebieg wykazany przez pracownika w rozliczeniu kosztów delegacji pracodawca powinien sprawdzić i ewentualnie skorygować.
Natomiast wspomniane w pytaniu ograniczenia dotyczą ryczałtów na tzw. jazdy lokalne. Prawo do nich reguluje rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.), a nie rozporządzenie delegacyjne. Pracownik z pytania nie odbywa delegacji w zakresie jazd lokalnych, a więc odpowiednio trzeba stosować rozporządzenie delegacyjne, a nie rozporządzenie z 25 marca 2002 r.
Stawki z rozporządzenia
To pracodawca samodzielnie ustala stawki za jeden kilometr przebiegu. Rozporządzenie delegacyjne wprowadza jedynie ich maksymalne wysokości. Nie mogą być one wyższe od tych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1265 ze zm.), tj. w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. >patrz tabela.
