Zgodnie z Prawem zamówień publicznych (dalej: pzp) w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej tzw. progów unijnych zamawiający ma obowiązek (a w postępowaniach poniżej tych progów – może) żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. W chwili obecnej progi unijne wynoszą: dla dostaw i usług równowartość 130 tys. /200 tys. euro (400 tys. euro w zamówieniach sektorowych), dla robót budowlanych – w każdym przypadku równowartość 5 mln euro.

Ile uprawnień

Swoboda zamawiającego w żądaniu dokumentów jest ograniczona. Jej zakres wyznacza rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Dokumentów, które nie zostały określone w  wymienionym rozporządzeniu, zamawiający nie ma prawa żądać. W konsekwencji, jeśli takie żądanie zostanie zamieszczone w ogłoszeniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wykonawca nie będzie musiał go wykonać i nie będzie ponosił z tego tytułu negatywnych konsekwencji (wykluczenie z postępowania, zatrzymanie wadium).

Nie trzeba także zawczasu zaskarżać do Krajowej Izby Odwoławczej treści ogłoszenia lub specyfikacji, czy też wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów. Zarzut braku uprawnienia zamawiającego do żądania określonych dokumentów będzie można zawrzeć w odwołaniu od czynności późniejszej, np. wykluczenia z postępowania z powodu niewykazania spełnienia warunków udziału, o ile oczywiście taka decyzja zostanie podjęta przez zamawiającego.

Tylko dokumenty konieczne

Zamawiający może żądać jedynie dokumentów i oświadczeń niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, związanych z postawionymi warunkami udziału. Musi wskazać, dla wykazania jakich warunków mają one być złożone. W przeciwnym przypadku, zastrzeżenie będzie bezskuteczne, a wykonawca nie będzie zobowiązany do złożenia dokumentów.

Dokumenty można przedstawiać w oryginale, kopii notarialnie poświadczonej lub kopii poświadczonej przez wykonawcę za zgodność z oryginałem

W związku z tym, że prawo żądania odnosi się wyłącznie do dokumentów niezbędnych dla przeprowadzenia postępowania, po wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający nie ma prawa wzywać wykonawcy do ich uzupełnienia, nawet gdyby ze względu na swoją treść mogły uniemożliwić zawarcie umowy w sprawie zamówienia i uzasadnić zatrzymanie wadium.

Poświadczanie jest  możliwe

Dokumenty można przedstawiać w oryginale, kopii notarialnie poświadczonej lub kopii poświadczonej przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej wyrażono pogląd, że radca prawny czy adwokat może dokonać poświadczenia, jeżeli posiada stosowne pełnomocnictwo od wykonawcy.

W przypadku  wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, poszczególni konsorcjanci poświadczają pochodzące od nich dokumenty. Nie ma jednak przeszkód, by takiego poświadczenia dokonał również pełnomocnik (lider) konsorcjum. Warto jednak, dla uniknięcia wszelkich wątpliwości, tak sformułować udzielane mu pełnomocnictwo, by wyraźnie obejmowało dokonywanie poświadczeń.

Dokumenty pochodzące od podmiotów trzecich (np. udostępniających wykonawcy swoje zasoby) poświadczyć mogą tylko te podmioty. Dopuszczalność poświadczenia nie odnosi się jednak do zobowiązania podmiotu trzeciego do udostępnienia wykonawcy swoich zasobów, gdyż to zobowiązanie zawsze musi być złożone w oryginale (wymóg pzp).

W dwóch sytuacjach zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu: gdy złożona kopia jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do prawdziwości dokumentu.

Barbara Załęcka, radca prawny, aplikant rzecznikowski FKA

Furtek Komosa Aleksandrowicz Dokumenty sporządzone w języku obcym należy przetłumaczyć na język polski. Brak jest jakichkolwiek szczególnych obowiązków w tym zakresie, w szczególności przedstawienia tłumaczenia przysięgłego, czy też przetłumaczenia przez tłumacza zarejestrowanego w Polsce. Tłumaczenie może wykonać nawet sam wykonawca, nieposiadający żadnych uprawnień translatorskich.