Czas pracy: Zmieniając grafiki szef nie uniknie wynagrodzenia za nadgodziny

Ostatnia nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 23 sierpnia br., istotnie zmieniła zasady dotyczące czasu pracy (ustawa z 12 lipca tego roku o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych; DzU z 2013 r., poz. 896). Jedną z nowości są przepisy odnoszące się do wymogu tworzenia rozkładów czasu pracy, zwanych potocznie grafikami. Wcześniej kodeks pracy takiego obowiązku wprost nie formułował.

Znowelizowany art. 129 k.p. w dodanym § 3 dopuścił sporządzanie rozkładu czasu pracy pracownika (rozumianego jako jego indywidualny harmonogram czasu pracy) w formie elektronicznej obok dotychczasowej, tradycyjnej postaci pisemnej. To pozytywny przykład odchodzenia od tworzenia dokumentacji pracowniczej na papierze. Ponadto ustawodawca zezwolił na sporządzanie rozkładu czasu pracy na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy, obejmujące jednak co najmniej miesiąc. Pracodawcom pozwala dostosować to rozkłady do aktualnej sytuacji w firmie, co byłoby niemożliwe, gdyby istniały grafiki obejmujące cały okres rozliczeniowy. Ten zresztą obecnie wydłużono do 12 miesięcy.

Kolejny plus tej nowelizacji polega na jasnym określeniu czasu przedstawienia grafików podwładnym. Powinno to nastąpić nie później niż na tydzień przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Takie rozwiązanie gwarantuje zatrudnionym, że rozkład nie zmieni się z dnia na dzień. Przed nowelizacją szefowie ustalali ten okres w przepisach wewnątrzzakładowych, najczęściej w regulaminie pracy.

Powstaje jednak pytanie, co dzieje się ze zmianą ustalonych i wprowadzonych grafików. Ustawa nowelizująca nie przewiduje takiej możliwości. W kodeksie pracy brakuje przepisu, który określałby ogólną procedurę modyfikacji dla tych dokumentów. Takie przeoczenie ustawodawcy nie powinno być poczytywane jako rezygnacja z tego uprawnienia. Kłóciłoby się to bowiem z ogólnym założeniem nowelizacji, która miała uelastycznić te zasady, a nie je usztywnić i związać pracodawcę raz ustalonym grafikiem przez cały okres rozliczeniowy.

Opinia GIP nadal aktualna

Wciąż aktualne jest tu stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP, „Rzeczpospolita" z 6 kwietnia 2009 r.). Wprawdzie w piśmie tym GIP dopuścił zmiany harmonogramów pracy, choć nie było takiej regulacji w kodeksie pracy, to jednocześnie zastrzegł, że tej modyfikacji nie można przeprowadzić dowolnie w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Jest ona możliwa jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy, np. regulaminach pracy oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i art. 15111 k.p.). Zgodnie z tym stanowiskiem jeśli te źrodła nie dopuszczają zmiany harmonogramów czasu pracy, to jest ona zabroniona.

Jeśli pracodawca chciałby zmienić grafik, to stosując stanowisko PIP, mógłby powołać się na podstawę kodeksową, jak i tę wynikającą z aktów zakładowych. Ustawowo przysługujące uprawnienie do zmiany rozkładu należałoby się wtedy, gdyby szef musiał udzielić etatowcowi dnia wolnego od pracy do końca okresu rozliczeniowego w zamian za to, że ten świadczył pracę w swoim dniu wolnym od zadań (art. 1513 k.p.). Dotyczyłoby to też pracy w niedzielę czy święto, której zasady rekompensaty dniem wolnym reguluje właśnie art. 15111 k.p.

Przykład

Pracodawca poprosił etatowca o pracę w niedzielę, która jest jego dniem wolnym od zadań. W zamian za tę aktywność zatrudniony wystąpił do szefa o dzień wolny w następną środę. W takim wypadku indywidualny harmonogram pracy podwładnego zmieni się, co jest zgodne z prawem.

Sytuacje nagłe i nadzwyczajne

Zmiana rozkładów na mocy zakładowych źródeł prawa pracy wymagałaby wprowadzenia do nich odpowiednich postanowień. Nie wystarczą ogólnikowe określenia, że szef jest upoważniony do takiej modyfikacji, np. w sytuacjach szczególnych czy uzasadniających zmianę. Uprawnienie do wprowadzania zmian na podstawie takiego zapisu dawałoby pracodawcom spore pole do nadużyć. Każdy bowiem przypadek pracodawca mógłby jednostronnie uznać za ważny czy szczególny.

Dlatego należy opowiedzieć się za dopuszczalnością modyfikacji harmonogramów wyłącznie w sytuacjach precyzyjnie określonych i enumeratywnie wymienionych w zakładowych aktach prawa. Okoliczności uzasadniające wprowadzenie modyfikacji w harmonogramach zatrudnionych powinny być przede wszystkim obiektywne. Będą to takie uniemożliwiające wykonywanie pracy zgodnie z planem. Te, których szef nie mógł przewidzieć przy jego układaniu. Do nich można zaliczyć długotrwałą nieobecność podwładnego w pracy, wywołaną chorobą czy udzieleniem urlopu bezpłatnego. Przewlekła niedyspozycja zdrowotna innego pracownika też pozwoli wprowadzić zmiany do grafiku zadań innych, jeśli rzeczywiście jest to konieczne, aby zapewnić niezakłóconą ciągłość pracy zakładu. Do takich przyczyn kwalifikują się też prace związane z usuwaniem następstw wszelkich awarii. Jednak przestój, który wystąpi u pracodawcy, już nie uzasadnia takiej zmiany. Choć powodują go szczególne, nieprzewidziane okoliczności, czas jego trwania zalicza się do czasu pracy załogi, a zatrudnieni zachowują wtedy prawo do wynagrodzenia na zasadach określonych w art. 81 k.p.

Bez łamania prawa

Przyczyny uzasadniające zmiany w grafiku z całą pewnością nie mogą prowadzić do obchodzenia prawa pracy. Nie jest też dopuszczalna zmiana harmonogramu czasu pracy, gdy jej celem byłoby unikanie pracy w godzinach nadliczbowych. Instytucja zmiany grafiku nie może być narzędziem pracodawcy do redukowania wysokości wynagrodzenia wypracowanego przez etatowców. Zmiany w grafikach dopuścić należy w sytuacjach szczególnych, do których ta powyższa z całą pewnością nie należy. Modyfikacja rozkładów, której powodem jest wyłącznie chęć uniknięcia wypłaty dodatkowego wynagrodzenia, nie upoważnia do wprowadzania zmian w grafiku obowiązującym zatrudnionych.

Pracodawca ustalił i zapoznał załogę z grafikami na kolejny 4-miesięczny okres rozliczeniowy. Po 3 miesiącach okazało się jednak, że w czwartym miesiącu nie będzie wystarczająco dużo pracy dla wszystkich. Chcąc zaoszczędzić na dodatkach za nadgodziny za trzy pierwsze miesiące i uniknąć konieczności zapłaty za przestój, szef postanowił udzielić tym osobom czasu wolnego. Konieczna stała się też zmiana ich grafików. Powołując się na regulamin pracy i spadek ilości zamówień, pracodawca zdecydował o modyfikacji wprowadzonych harmonogramów. W takim wypadku zmiana nie byłaby uzasadniona. Rzeczywistą przyczyną jej wprowadzenia jest próba uniknięcia wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach oraz uchronienie się przed koniecznością zapłaty za przestój, a tym samym próba obejścia prawa.