Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę

Często jedynym sposobem na uniknięcie bankructwa lub uzyskanie istotnych oszczędności jest redukcja zatrudnienia. Choć procedura grupowego zwalniania nie należy do prostych, to dobre jej zaplanowanie i umiejętne przygotowanie samych wypowiedzeń sprawi, że cały proces nie nastręczy szefowi nadmiernych problemów.

Względy ekonomiczne lub restrukturyzacyjne

Na początek warto sobie przypomnieć, czym jest tzw. redukcja zatrudnienia lub inaczej – zwolnienia z przyczyn ekonomicznych lub restrukturyzacyjnych. Mówi o tym ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.), czyli tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych.

Jej przepisy mają zastosowanie w przypadku, gdy firma zatrudniająca co najmniej 20 pracowników rozwiązuje stosunek pracy z podwładnym, a jedynym tego powodem jest przyczyna niedotycząca zatrudnionego. W takim przypadku można powiedzieć, że mamy do czynienia z redukcją etatu lub etatów. Jeżeli zamiar rozstania dotyczy znacznej części załogi, może dojść do zwolnienia grupowego, które musi być poprzedzone procedurą określoną w przepisach.

Zwolnienie grupowe ma miejsce, jeżeli redukcja osiągnie w okresie 30 kolejnych dni kalendarzowych określone limity >patrz tabelka.

Pułapy liczbowe do uznania zwolnienia za grupowe

liczebność załogi mniej niż 100 osób  liczba zwalnianych 10 osób

liczebność załogi od 100 do 299 osób  liczba zwalnianych 10 proc. załogi

liczebność załogi 300 i więcej osób liczba zwalnianych 30 i więcej osób

Co ważne, należy do nich wliczać nie tylko wypowiedzenia, ale i porozumienia rozwiązujące (jeśli jest ich co najmniej 5). Jeżeli w żadnym 30-dniowym przedziale czasu liczba zwalnianych nie „dobije" do ustawowych limitów, mamy do czynienia ze zwolnieniami indywidualnymi z przyczyn niedotyczących zatrudnionych.

Przyczyna jest najważniejsza

Planując redukcję zatrudnienia, trzeba zwrócić szczególną uwagę na powód wypowiedzenia. Jeżeli dojdzie do sporu ze zwolnionym pracownikiem, oprócz samych kwestii proceduralnych, sąd będzie badał właśnie przyczynę rozstania wskazaną w wymówieniu. Od jej poprawnego sformułowania zależy wynik procesu, a co za tym idzie – to, czy szef będzie musiał przywrócić zwolnionego do pracy lub zapłacić mu odszkodowanie.

Tymczasem ustawa milczy na ten temat. Pewne wskazówki daje na szczęście orzecznictwo, w szczególności Sądu Najwyższego.

Ogólne wymogi są następujące:

- powód rozstania musi być autentyczny: jeżeli u podstaw decyzji o rozwiązaniu umowy leżą inne racje niż rachunek ekonomiczny, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w treści wypowiedzenia – przy czym nie mamy wtedy oczywiście do czynienia ze zwolnieniem z przyczyn niedotyczących pracownika,

- przyczyna musi być na tyle konkretna, aby (po zapoznaniu się z nią) pracownik dokładnie wiedział, jakie wydarzenia/sytuacje legły u podstaw decyzji o rozstaniu; nie wystarczy ogólnikowe wskazanie, że stosunek pracy rozwiązuje się z powodu „zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn ekonomicznych".

Trzy kroki do zwolnienia

Analiza dotychczasowych wyroków i praktyki sądów pracy sugeruje, że powód rozstania powinien mieć konstrukcję trójstopniową:

PRAPRZYCZYNA EKONOMICZNA/ RESTRUKTURYZACYJNA

Po pierwsze w wypowiedzeniu powinna się znaleźć tzw. praprzyczyna ekonomiczna lub restrukturyzacyjna. Jest nią okoliczność leżąca u podstaw podjęcia decyzji o redukcji liczebności załogi. Często występującym w praktyce przykładem jest osiągnięcie przez pracodawcę gorszych wyników finansowych oraz (w konsekwencji) konieczność szukania oszczędności, a więc redukcja kosztów prowadzenia biznesu.

POWÓD WŁAŚCIWY DLA DANEGO PRACOWNIKA

W dalszej części wypowiedzenia pracodawca powinien nawiązać do swoich konkretnych działań, które doprowadzają do zakończenia współpracy z podwładnym. Ich podjęcie jest w naturalny sposób konsekwencją praprzyczyny ekonomicznej/restrukturyzacyjnej. Co do zasady jest to likwidacja stanowiska pracy lub redukcja etatu (etatów) w grupie zawodowej zwalnianego.

KRYTERIUM DOBORU

Ostatnim elementem konstrukcji poprawnej przyczyny jest nawiązanie do kryterium, które zastosowano, wybierając konkretnego pracownika do zwolnienia. Nie ma żadnego gotowego katalogu poprawnych kryteriów. Można jedynie wymienić te najczęściej stosowane, jak: ocena pracy, staż czy posiadane kwalifikacje. Trzeba jednak pamiętać, że sposób doboru do zakończenia współpracy nie może być w żaden sposób dyskryminujący.

Przykład

W firmie jest zatrudnionych 18 informatyków, którzy stanowią odrębną grupę zawodową.

W celu obniżenia kosztów postanowiono rozstać się z czterema z nich. Jako kryterium doboru wskazano ocenę pracy, która jest w zakładzie przeprowadzana co pół roku. Wypowiedzenia otrzymało czterech pracowników, których oceny były najniższe. Zastosowane kryterium jest jak najbardziej prawidłowe.

Gdyby wyboru dokonano np. na podstawie wieku i wymówiono angaże czterem najstarszym pracownikom, byłby to przejaw dyskryminacji ze względu na wiek. W konsekwencji wypowiedzenia byłyby niezgodne z przepisami, a zatrudnieni, którzy utracili etaty, mogliby łatwo podważyć decyzję szefa w sądzie.

Przykład

W zakładzie pracuje czterech inżynierów – projektantów urządzeń sanitarnych. Ich praca nie jest podobna do zadań pozostałych zatrudnionych. Zarząd firmy zdecydował, że spółka zaprzestanie działalności w tym zakresie. Postanowiono rozwiązać umowy ze wszystkimi osobami zatrudnionymi na tym stanowisku. Szykując się do rozwiązania ich umów, nie trzeba konstruować kryterium doboru do zwolnienia. Likwidacji podlega bowiem cała grupa zawodowa.

Prawo do odprawy

Redukcja zatrudnienia wiąże się również z kwestią wypłaty odprawy. Zwalniany pracownik nabywa do niej prawo bez względu na to, czy dostał wypowiedzenie, czy podpisał porozumienie. Liczy się tylko, że przyczyną zakończenia współpracy były względy ekonomiczne lub restrukturyzacyjne, a więc niedotyczące zatrudnionego.

Wysokość odprawy jest określona w ustawie o zwolnieniach grupowych i zależy od stażu pracy u konkretnego pracodawcy.

Wysokość odprawy ekonomicznej

staż pracy mniej niż 2 lata  odprawa miesięczne wynagrodzenie

staż pracy od 2 do 8 lat  odprawa 2-miesięczne wynagrodzenie

staż pracy powyżej 8 lat odprawa 3-miesięczne wynagrodzenie

Dokładną kwotę odprawy oblicza się według zasad właściwych do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Co ważne, istnieje górny limit jej wysokości. Nie może ona przewyższać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia – w 2013 r. 24 000 zł.

Analiza podanych powodów

Od otrzymanego wypowiedzenia pracownik może odwołać się do sądu. W takim przypadku to na kierownictwie zakładu spoczywa obowiązek udowodnienia, że zwolnienie było dokonane zgodnie z przepisami. Pierwszą rzeczą, którą sąd zajmie się w procesie, jest treść wypowiedzenia i zawarta w nim przyczyna rozwiązania umowy.

Pracodawca musi wtedy wykazać, że okoliczności stanowiące praprzyczynę ekonomiczną lub restrukturyzacyjną faktycznie miały miejsce. Jeżeli w wypowiedzeniu wpisano, że był nią spadek sprzedaży w pierwszym i drugim kwartale 2013 r., trzeba to potwierdzić za pomocą wszelkich dostępnych dowodów.

Następnie sądowej analizie podlega część przyczyny odnosząca się do danego pracownika, a więc redukcja etatu (etatów) lub likwidacja stanowiska pracy. Tutaj zadanie szefa jest nieco łatwiejsze. Wykazanie, że liczba zatrudnionych w danej grupie zawodowej faktycznie uległa obniżeniu, powinno być wystarczające. Skład orzekający będzie dociekał przede wszystkim, czy na miejsce zwolnionych nie zatrudniono nowych pracowników.

Mogłoby to świadczyć, że do faktycznej redukcji nie doszło i tym samym przyczyna końca etatu jest fałszywa. Co ważne, sąd nie będzie badał zasadności samej decyzji o zmniejszeniu liczebności załogi. Bez znaczenia będzie fakt, że oszczędności można było osiągnąć w inny sposób, np. przez rezygnację z części wynajmowanej powierzchni. Kierujący zakładem pracy ma swobodę w decydowaniu o swoim biznesie i sposobie jego prowadzenia.

Ostatnim etapem jest sprawdzenie, jakie kryterium doboru do zwolnienia zostało zastosowane oraz czy wybór był prawidłowy.

Ważny rodzaj pracy, a nie nazwa stanowiska

Jak wynika z wcześniejszych rozważań, z tematyką redukcji zatrudnienia i doboru do zwolnienia nierozerwalnie związane jest pojęcie „grupy zawodowej". Na próżno szukać jej definicji, a nawet wzmianki o niej w przepisach ustawy. Znowu pomocy trzeba szukać, analizując wyroki sądowe i głosy doktryny.

Przyjmuje się, że grupa zawodowa to zatrudnieni, którzy wykonują zespół wewnętrznie spójnych czynności zawodowych. Nieco prościej można powiedzieć, że grupę zawodową tworzą pracownicy firmy, którzy posiadają zbliżone kwalifikacje, wykonują podobną pracę i bez większego nakładu mogą się wzajemnie zastępować.

Zatem grupa zawodowa jest niekiedy pojęciem szerszym niż stanowisko, na którym podwładni są zatrudnieni. Może się bowiem okazać, że sekretarka i asystentka kierownika mają praktycznie identyczne obowiązki i bez problemu mogą się w pracy zastępować.

Chociaż nazwa stanowiska jest inna, to należy uznać, że grupa zawodowa jest ta sama. Poprawne określenie istniejących w zakładzie grup zawodowych jest niezwykle ważne. To przecież na ich podstawie poszczególni członkowie załogi są dobierani do redukcji.

Warto podać kryteria doboru

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (wyrok z 7 kwietnia 2011 r., I PK 238/10)

zastosowane podczas zwolnień kryteria doboru nie stanowią obowiązkowej treści wypowiedzenia.

Mimo to bezpieczniej jest je podawać. Jeżeli bowiem pracownik odwoła się od wymówienia do sądu, to na zakładzie pracy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że zastosowane kryteria były prawidłowe i legalne.

Co istotne, obowiązek dokonywania wyboru do zwolnienia, a co za tym idzie – również określenia kryteriów doboru, nie występuje, gdy w firmie likwidowana jest cała grupa zawodowa (choćby w jej skład wchodził tylko jeden zatrudniony).

Autorka jest radcą prawnym kierującym Zespołem Prawa Pracy w K&L Gates Jamka sp.k. Autor jest adwokatem w K&L Gates Jamka sp.k.