W postępowaniu przetargowym zamawiający może żądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do jego przeprowadzenia. Informacji o tym, jakie dokumenty potwierdzają spełnienie warunków, należy poszukiwać (w zależności od trybu udzielanego zamówienia) w ogłoszeniu o zamówieniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w zaproszeniu do składania ofert.
Kopia tylko poświadczona
Katalog dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest zamknięty. Określa go rozporządzenie z 19 lutego 2013 r. (patrz podstawa prawna). Akt ten, poza katalogiem dokumentów, jakich zamawiający może żądać, wskazuje również ich formę. I tak, w trakcie postępowania dokumenty wykonawców powinny być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Jeżeli wykonawca składa elektroniczne dokumenty, to musi pamiętać o opatrzeniu ich bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Pełnomocnictwa oraz oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, należy składać w oryginale lub kopii potwierdzonej notarialnie. Dodatkowo zaś zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
Dokumenty sporządzone w języku obcym należy co do zasady przedstawić wraz z tłumaczeniem na język polski. Nie jest to konieczne jedynie, gdy zamawiający wyraził zgodę na złożenie ich w języku macierzystym. Taką zgodę można jednak uzyskać wyjątkowo, a język przedkładanego dokumentu musi być jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym.
Braki w dokumentach
Jeżeli okaże się, że wymagane przez zamawiającego dokumenty bądź pełnomocnictwa do złożenia oferty nie zostaną złożone albo są one wadliwe, zamawiający wzywa wykonawców do ich złożenia w wyznaczonym terminie. Co ważne, złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Zamawiający może także wezwać, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących składanych przez wykonawców dokumentów.
Wskazany powyżej mechanizm ma na celu zapobieganie unieważnianiu postępowań oraz eliminowaniu korzystnych ofert zawierających pewne braki lub błędy. Wyjątkowo zamawiający może odstąpić od obowiązku wezwania do uzupełnienia dokumentów, mimo ich błędów, braków lub niezłożenia ich w ogóle przez wykonawców. Jest to możliwe, jeżeli okaże się, że oferta danego wykonawcy podlega odrzuceniu, albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Przykład
W przetargu na dostawę materiałów biurowych wykonawca nie złożył wymaganego przez zamawiającego wykazu wykonanych dostaw. Zamawiający nie wezwie go jednak do uzupełnienia dokumentów. Oferta wykonawcy została bowiem odrzucona. Nie odpowiadała ona specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wykonawca zamiast papieru do drukarki o wymaganych przez zamawiającego parametrach zaoferował papier o innych parametrach.
Przykład
W przetargu wykonawca nie złożył wymaganego przez zmawiającego dokumentu. Ponieważ jednak cena najniższej oferty przewyższyła kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, konieczne było unieważnienie postępowania. Zamawiający nie musi więc żądać w tym przypadku uzupełnienia dokumentu.
Co robić, gdy otrzymasz pismo
1. Przeczytaj uważnie wezwanie
Ustal, czego zamawiający od ciebie oczekuje i w jakim terminie chce, byś dopełnił formalności. Pamiętaj, że zamawiający wzywa do uzupełnienia dokumentów tylko jeden raz.
2. Przygotuj brakujące dokumenty
Dokumenty należy przygotować w formie i na zasadach określonych przez zamawiającego. Powinny one potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub spełnianie przez oferowane dostawy, usługi czy roboty budowlane wymagań zamawiającego w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub termin składania ofert.
3. Przekaż informację
Najczęściej dokumenty przesyła się zamawiającemu faksem i jednocześnie drogą pocztową. Brak prawidłowego uzupełnienia oświadczenia, dokumentu lub pełnomocnictwa może wiązać się z konsekwencjami finansowymi w postaci zatrzymania wadium. Brak złożenia wymaganych dokumentów z uwagi na niespełnienie warunków udziału w postępowaniu jest równoznaczny z obligatoryjnym wykluczeniem z postępowania.
Podstawa prawna:
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.)
Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2013 r. poz. 231)
