Obowiązek jego udzielenia ma jednak wobec np. pracowników młodocianych, posłów, senatorów czy osób skierowanych do pracy za granicą.
Bez powodu
Co do zasady jednak – zgodnie z art. 174 § 1 k.p. – szef swobodnie decyduje o przyjęciu takiej prośby podwładnego. Ograniczają go jednak zasady niedyskryminacji i równego traktowania personelu. Zatrudniony nie musi uzasadniać tego wniosku i wskazywać przyczyn skorzystania z wolnego. Często wynika to z konieczności załatwienia pilnych spraw lub przygotowania się do egzaminów.
Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, na co wskazuje art. 174 § 2 k.p., ani do okresu pracy, od którego zależą prawa do świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego pracowników (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 27 listopada 1996 r., III AUa 888/96).
Firmy się dogadują
Inicjatywa urlopu bezpłatnego może należeć także do pracodawcy, ale wtedy pracownik musi przystać na to na piśmie. Dzieje się tak najczęściej, gdy macierzysty zakład nie ma dostatecznie dużo pracy dla podwładnego, ale ma ją np. kooperant. Wówczas szef da mu urlop bezpłatny po to, aby wykonywał pracę u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym porozumieniu między firmami. W tym wypadku okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.
Należy pamiętać, że zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 15 października 1996 r. (III AUa 34/96) udzielenie urlopu bezpłatnego z inicjatywy zakładu i bez pisemnego wniosku pracownika jest bezskuteczne.
Ślad w teczce
Oświadczenie pracodawcy o udzieleniu tego wolnego nie wymaga zachowania formy pisemnej. Lepiej jednak, aby miało taką postać. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) wprowadza bowiem wymóg, żeby w aktach osobowych była dokumentacja dotycząca urlopu bezpłatnego.
Zazwyczaj urlop trwa tyle czasu, jaki został określony we wniosku. Nawet jeśli inicjator tego nie podał, można to uzgodnić między sobą. Bez porozumienia z podwładnym szef nie może udzielić urlopu w terminie innym niż wskazany w piśmie (wyrok Sądu Najwyższego z 21 października 2003 r., I PK 559/02).
W czasie trwania urlopu strony mogą wspólnie uzgodnić jego wcześniejsze zakończenie. Jeśli wolne było przewidziane na ponad 3 miesiące, strony mogą dopuścić odwołanie pracownika z urlopu z ważnych przyczyn jednostronną decyzją pracodawcy (art. 174 § 3 k.p.). Ważne przyczyny należy traktować jako okoliczności wymagające obecności podwładnego w pracy, których nie można było przewidzieć przy starcie absencji.
Po upływie okresu, na jaki udzielono urlopu lub w razie odwołania z niego przez szefa, pracownik musi przystąpić do zadań.
Etat niemal pewny
W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik jest chroniony przed wypowiedzeniem przez pracodawcę angażu, z wyjątkiem ogłoszenia jego upadłości lub likwidacji. W tym czasie strony mogą rozwiązać umowę o pracę za porozumieniem, a także rozstać się dyscyplinarnie.
Korzystający z urlopu bezpłatnego ma prawo wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Udzielenie urlopu bezpłatnego po rozwiązaniu stosunku pracy jest nieważne (wyrok SN z 5 maja 2005 r., III PK 12/05).
Nie zawsze krótsze wakacje
Gdy urlop bezpłatny trwa krócej niż miesiąc, podwładny nie traci prawa do pełnego urlopu wypoczynkowego.
