Z chwilą ustania stosunku pracy niewykorzystany przez podwładnego w naturze urlop wypoczynkowy przekształca się w uprawnienie do ekwiwalentu pieniężnego. Wypłaca się go w ostatnim dniu trwania umowy o pracę.

Moment, w którym omawiane świadczenie staje się należne, ma decydujące znaczenie w zakresie choćby tego, jakie składniki wejdą do jego podstawy i jaką zastosujemy wartość współczynnika ekwiwalentowego. Może to być szczególnie istotne w przypadku np. zmiany wymiaru etatu, na jaki pracuje osoba żegnająca się z firmą.

Najpierw podstawa

Reguły wyznaczania bazy obliczeniowej pieniężnego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nakazują uwzględnianie stałych i zmiennych elementów płacy pracowniczej, ale w różny sposób >patrz ta- belka.

Tak stanowi rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.; dalej rozporządzenie urlopowe). Ten akt prawny dodatkowo wskazuje m.in.:

Ważny przelicznik

W procesie kalkulowania kwoty ekwiwalentu istotną rolę odgrywa współczynnik, który wyraża średniomiesięczną liczbę dni roboczych. Ustala się go odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. Żeby go obliczyć, trzeba znać liczbę przypadających w danym roku:

Łączną liczbę tych dni trzeba odjąć od ogólnej liczby dni kalendarzowych w analizowanym roku, a różnicę podzielić przez 12.

Wysokość współczynnika urlopowego dla pracowników pełnoetatowych w 2013 r. wynosi 20,92, zgodnie z wyliczeniem:

[365 dni - (52 niedziele + 10 dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela + 52 dni wolne z racji średnio pięciodniowego tygodnia pracy)] : 12 = 20,92.

Proporcjonalnie do etatu

Na wysokość współczynnika ekwiwalentowego znaczący wpływ ma również wymiar czasu pracy. W przypadku pracowników niepełnoetatowych średniomiesięczną liczbę dni roboczych należy proporcjonalnie skorygować do wielkości etatu danej osoby. Tak nakazuje § 19 ust. 3 rozporządzenia urlopowego.

Nie liczy się data wypłaty

O tym, w jakiej wysokości zastosować współczynnik przy rachowaniu ekwiwalentu urlopowego, przesądza moment uzyskania przez pracownika prawa do należności za niewykorzystany w naturze wypoczynek. Współczynnik przyjmuje się zatem z tego roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Nie ma znaczenia, czy chodzi o urlop bieżący, czy zaległy.

Jeżeli więc np. pracownik odejdzie z pracy w 2013 r. mając na koncie urlopowym niewykorzystane dni płatnego wypoczynku jeszcze z minionych lat, to obliczając przysługujący mu z tego tytułu ekwiwalent, trzeba posłużyć się współczynnikiem z bieżącego roku.

Przykład

Pan Piotr w styczniu 2013 r. uzyskał prawo do ekwiwalentu m.in. za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w 2012 r. W tej sytuacji pracodawca zastosował współczynnik przewidziany na 2013 r. Gdyby pan Piotr uprawnienie do tego świadczenia nabył jeszcze w 2012 r., ale jego wypłata nastąpiłaby dopiero w styczniu 2013 r., wówczas trzeba byłoby zastosować wskaźnik obowiązujący w 2012 r.

Wyznaczając wartość współczynnika ekwiwalentowego trzeba brać pod uwagę wymiar etatu, w jakim pracownik był zatrudniony w dniu, w którym uzyskał prawo do ekwiwalentu – tj. z ostatniego dnia zatrudnienia.

Zmiana wymiaru

Modyfikacja etatu zwykle wiąże się też z obniżką lub podniesieniem pensji pracowniczej. Taki stan rzeczy powoduje, że kalkulując kwotę przysługującego ekwiwalentu urlopowego pracodawcy muszą dokonać stosownych przeliczeń jego podstawy.

Wynika to z dyspozycji § 10 rozporządzenia urlopowego, w myśl którego, gdy doszło do modyfikacji w elementach pensji należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru ekwiwalentu, podstawę trzeba ustalić na nowo z uwzględnieniem zaistniałych zmian. Zmiana wysokości danego składnika, likwidacja bądź wprowadzenie nowego elementu pensji w okresie, z którego ustala się podstawę ekwiwalentu, wprowadzone przed zyskaniem uprawnienia do omawianego świadczenia (lub w miesiącu nabycia do niego prawa) wymuszają rekalkulację składników płacowych, tak aby zmiany znalazły odzwierciedlenie w rachunkach.

Przeliczenie może okazać się czasem korzystne dla zwalnianego, np. przy podwyżce pensji, lub nie – gdy przykładowo dany składnik został zlikwidowany lub uległ pomniejszeniu (np. po obniżeniu wymiaru czasu pracy).

Przykład

Pan Michał do końca marca 2013 r. pracował na pełnym etacie (w podstawowym systemie czasu pracy), otrzymując co miesiąc stałe wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 4000 zł brutto oraz zmienną premię regulaminową, obliczaną jako procent od płacy zasadniczej. Od 1 kwietnia 2013 r. pracodawca na mocy porozumienia stron obniżył mu wymiar etatu na 1/2 (praca od poniedziałku do piątku po 4 godz.), zmniejszając tym samym jego stałą pensję o połowę (do 2000 zł).

Z końcem maja br. pan Michał postanowił nie przedłużać umowy i odejść z pracy. Z uwagi na natłok obowiązków nie może wybrać urlopu wypoczynkowego i z tego tytułu otrzyma ekwiwalent za 7 dni (56 godz.). Pracownik w okresie 3 miesięcy poprzedzających maj z powodu choroby nie przepracował 5 dni, a jego premie regulaminowe wypłacone w tym czasie wyniosły:

Uwzględniając ww. informacje, wyliczenie należnego ekwiwalentu w opisanych okolicznościach powinno przebiegać następująco:

KROK 1.

Przeliczenie premii z powodu obniżenia etatu i pensji:

KROK 2.

Uzupełnienie premii:

(100 zł + 120 zł + 140 zł) : 57 dni faktycznej pracy w okresie luty–kwiecień = 6,32 zł

6,32 zł x 62 dni nominalnie do przepracowania w okresie luty–kwiecień = 391,84 zł

KROK 3.

Wyznaczenie średniej podstawy ekwiwalentu:

2000 zł + (391,84 zł : 3 miesiące) = 2130,61 zł

KROK 4.

Wyliczenie stawki za 1 dzień i 1 godzinę ekwiwalentu:

2130,61 zł : 10,46 (współczynnik dla 1/2 etatu) = 203,69 zł

203,69 zł : 8 godzin = 25,46 zł

KROK 5.

Obliczenie należnej kwoty ekwiwalentu:

25,46 zł x 56 godzin niewykorzystanego urlopu = 1425,76 zł.

Skutki wyroku Trybunału Konstytucyjnego

W okresie od 1 stycznia 2011 r. do 7 października 2012 r. wynik opisanych działań mógł się różnić w zależności od tego, które dni pracodawca przewidział jako wolne od pracy z racji przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Wynikało to z faktu, że pracodawcy nie mieli wówczas obowiązku wyznaczania pracownikom dnia wolnego w zamian za święto przypadające w dzień wolny udzielony w celu zachowania średnio 5-dniowego tygodnia pracy.

Na skutek takiej modyfikacji liczba dni wolnych od pracy mogła być różna nawet dla osób zatrudnionych w tym samym przedsiębiorstwie. Zależało to od sposobu zaplanowania przez firmę rozkładów czasu pracy.

Wskutek wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (K 27/11), który wszedł w życie 8 października 2012 r., powróciliśmy do zasad ustalania wymiaru czasu pracy obowiązujących w 2010 r. Czyli przywrócono zasadę, że wymiar czasu pracy należy obniżać o 8 godzin za każde święto, które przypada w innym dniu niż niedziela.

Dzięki temu współczynnik ekwiwalentowy znów jest jednakowy dla wszystkich pracowników zatrudnionych w ramach tego samego wymiaru etatu, bez względu na to, jaki dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy pracodawca wyznaczy podwładnym.