Musi jednak przy tym przestrzegać procedury określonej w kodeksie pracy. Najważniejsze jej elementy to: zachowanie dwutygodniowego terminu, wysłuchanie pracownika, wymierzenie mu kary i zawiadomienie podwładnego.
Bezprawność i wina
Rodzaj i zasady wymierzania kar określają przepisy. Szef nie może ich modyfikować. Katalog kodeksowy obejmuje: upomnienie, naganę i karę pieniężną, z tego najlżejsze jest upomnienie, a najcięższą sankcja pieniężna. Kary porządkowe stosuje się za tzw. przekroczenia pracownicze, czyli za to, że podwładny nie przestrzega organizacji i porządku w procesie pracy. Przesłanką do nałożenia kary jest bezprawne i zawinione działanie podwładnego.
Bezprawność oznacza obiektywne naruszenie obowiązków wynikających z kodeksu pracy, układów, regulaminów czy poleceń przełożonego. Wina to element subiektywny, określający nastawienie psychiczne pracownika do spowodowanego naruszenia. Może przybrać formę umyślną lub nieumyślną.
Sąd Najwyższy uznał, że nie można przypisać winy pracownikowi, którego wezwano do sądu jako świadka i po złożeniu zeznań, na żądanie pełnomocnika, pozostał na sali rozpraw (wyrok SN z 23 stycznia 1998 r., I PN 500/97).
Natomiast podwładnemu, który uczestniczy w naradzie organów samorządowych w sprawie realizacji celów społecznych, mimo że przełożony nie zgodził się na to, można postawić zarzut zawinionej i nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy
(wyrok SN z 5 listopada 1998, I PKN 350/98).
Dwa etapy odwołania
Pracownik ma prawo odwołać się od decyzji pracodawcy, jeżeli uważa, że karę zastosowano z naruszeniem przepisów (nie było wysłuchania, upłynął termin, w zawiadomieniu nie wskazano naruszenia obowiązku lub jego daty, kara została wymierzona przez osobę nieuprawnioną).
Odwołanie przebiega dwuetapowo. Pierwszy to procedura wewnętrzna, wszczęta wskutek sprzeciwu pracownika. Drugi to postępowanie sądowe, wywołane oddaleniem sprzeciwu i złożeniem pozwu do sądu. Procedura odwoławcza nie wstrzymuje wykonalności kary – jest skuteczna od chwili jej wymierzenia aż do czasu uchylenia przez pracodawcę lub przez sąd.
Siedem dni na weto
Podwładny może wnieść sprzeciw w ciągu siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia o wymierzeniu kary. Kodeks nie wymaga postaci pisemnej, zatem teoretycznie sprzeciw może mieć też formę ustną. Dla celów dowodowych, w tym zachowania terminu do rozpatrzenia sprzeciwu i wniesienia pozwu do sądu, lepiej jednak złożyć pismo bądź potwierdzić notatką służbową. Nie ma także wymogów co do treści sprzeciwu, pracownik nie musi więc formułować konkretnych zarzutów.
Sprzeciw jest rozpatrywany w postępowaniu wewnętrznym. Szef może go uwzględnić i uchylić karę. Nie może natomiast kary zaostrzyć, powołując się na nowe okoliczności. Jeżeli pracownik reprezentowany jest przez związek zawodowy, przełożony, zanim podejmie decyzję w sprawie sprzeciwu, musi uzyskać stanowisko tej organizacji.
Opinia związku nie jest jednak wiążąca dla pracodawcy, ale trzeba ją uzyskać. Jeżeli w ciągu 14 dni szef nie odrzuci sprzeciwu, to takie zachowanie (milczenie) oznacza jego uwzględnienie. Sąd Najwyższy uznał, że pracodawca, który przed upływem 14-dniowego terminu sporządził pismo informujące o jego odrzuceniu i nadał je listem poleconym, skutecznie odrzucił sprzeciw (wyrok SN z 19 lutego 1999 r., I PKN 586/98).
Odrzucając sprzeciw, szef nie ma obowiązku pouczania pracownika o prawie i zasadach wniesienia pozwu o uchylenie kary
(wyrok SN z 9 maja 2000 r., I PKN 626/99).
14 dni na pozew
Pracownik, którego sprzeciwu szef nie uwzględnił, może wystąpić z pozwem o uchylenie nałożonej kary. Droga sądowa jest dopuszczalna, jeśli spełnione są trzy warunki:
- pracownik wniósł sprzeciw,
- pracodawca odrzucił go,
- pracownik wniósł pozew w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o nieuwzględnieniu sprzeciwu.
Ponieważ warunkiem wytoczenia powództwa jest wykorzystanie zakładowej, wewnętrznej procedury, pracownik, który spóźnia się ze złożeniem sprzeciwu, zamyka sobie drogę do sądowej weryfikacji kary porządkowej.
W postępowaniu sąd bada legalność nałożonej kary i nie analizuje, czy pracodawca zastosował adekwatną sankcję. Nie może jej łagodzić czy zaostrzyć, a jedynie sprawdza, czy szef przestrzegał procedury i zasad kodeksowych. Jeśli uzna, że doszło do naruszenia przepisów, sąd uwzględnia powództwo pracownika i uchyla karę. Gdy zaś stwierdzi zgodność z prawem, oddala powództwo i utrzymuje karę.
Rok na zatarcie
Po wymierzeniu kary pracodawca musi złożyć odpis zawiadomienia o tym do akt osobowych. Po roku nienagannej pracy następuje zatarcie kary i odpis zawiadomienia o jej wymierzeniu usuwa się z akt. Jeżeli w ciągu roku pracownik został ukarany kilkoma karami porządkowymi, zatarcie następuje po upływie roku od zastosowania ostatniej.
Przykład
Wbrew firmowym zasadom pani Marta przez kilka dni nie podpisywała się na liście obecności. Przed wymierzeniem kary porządkowej pracodawca zażądał od niej pisemnych wyjaśnień. Pracownica ich nie przedstawiła. Następnie w ciągu dwóch tygodni została zawiadomiona o nałożeniu kary upomnienia i wniosła sprzeciw.
Zarzuciła w nim przełożonemu, że nie wysłuchał jej przed wymierzeniem kary. Szef odrzucił argumenty pani Marty wskazując, że umożliwił jej pisemne zajęcie stanowiska. W postępowaniu sądowym upomnienie uchylono, gdyż kara została nałożona bez uprzedniego wysłuchania pracownika, tj. naruszono art. 109 § 2 k.p.
Przykład
Kontrolując rejestr szkoleń, pracodawca stwierdził, że pani Magda pół roku wcześniej nie odbyła obowiązkowych treningów. Szef ukarał ją naganą, a następnie odrzucił jej sprzeciw. Pani Magda wniosła pozew o uchylenie zastosowanej kary, gdyż został przekroczony trzymiesięczny termin.
Rozpatrując sprawę pani Magdy, sąd uznał, że naruszenie obowiązku uczestnictwa w szkoleniach przedawniło się, gdyż przypadało ponad sześć miesięcy wcześniej. To, że opuszczenie obligatoryjnych kursów ujawniło się dopiero po upływie terminu przedawnienia, nie wstrzymuje jego biegu i nie uprawnia pracodawcy do nałożenia kary porządkowej.
Za co sankcja
Najczęściej spotykane zachowania podwładnych, za które szef może wymierzyć karę porządkową to:
- spóźnienie,
- brak potwierdzenia obecności w sposób ustalony w firmie,
- samowolne opuszczenie stanowiska pracy,
- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości,
- nieusprawiedliwienie nieobecności w pracy,
- używanie mienia pracodawcy do celów prywatnych,
- odmowa wykonania polecenia przełożonego,
- brak udziału w obowiązkowych szkoleniach.
Agnieszka Szczodra Hajduk
Komentuje Agnieszka Szczodra-Hajduk, adwokat w kancelarii Hogan Lovells
Szansa na zrozumienie
Wysłuchanie ma umożliwić pracownikowi ustosunkowanie się do stawianych zarzutów i co do zasady powinno nastąpić ustnie, w bezpośredniej rozmowie z przełożonym.
Gdyby było to utrudnione, dopuszczalna jest też forma telefoniczna. Jeżeli podwładny woli przedstawić swoje argumenty na piśmie, szef ma obowiązek przyjąć takie pismo i odstąpić od wysłuchania ustnego. Z własnej inicjatywy nie może jednak żądać pisemnego stanowiska.
To podwładny decyduje o formie przysługującego mu prawa do wysłuchania. Pracownik może też zrezygnować ze składania jakichkolwiek wyjaśnień - i ustnych, i pisemnych. To upoważnia pracodawcę do przejścia do kolejnego etapu - wymierzenia kary (wyroki SN z 5 listopada 1998 r., I PKN 422/98 i 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99).
Na co zwrócić uwagę w postępowaniu z niesubordynowanym
Termin
Zgodnie z art. 109 § 1 k.p. pracodawca ma tylko dwa tygodnie na ukaranie pracownika. Termin biegnie od dnia, kiedy szef dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego. W żadnym razie wymierzenie sankcji nie może nastąpić po trzech miesiącach od dnia, w którym doszło do naruszenia. Po tym terminie, z mocy kodeksu pracy, karanie przedawnia się. Nie ma przy tym znaczenia to, że szef dowiedział się o nagannym zachowaniu podwładnego dopiero po trzech miesiącach. Termin ten jest ostateczny i nieprzywracalny.
Wysłuchanie
Przed zastosowaniem kary art. 109 § 2 k.p. wymaga uprzedniego wysłuchania pracownika. Omijanie tego wymogu to najczęstszy błąd pracodawców. Wysłuchanie może prowadzić inna osoba niż uprawniona do wymierzenia kary. Musi być tylko do tego upoważniona (wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98).
Jeżeli pracownik jest na zwolnieniu lekarskim lub urlopie, szef musi poczekać na jego powrót i wysłuchać argumentów. W takiej sytuacji zawiesza się dwutygodniowy termin do zastosowania kary (art. 109 § 3 k.p.).
Wymierzenie
Z art. 111 k.p. wynika, że przy nakładaniu kary szef powinien uwzględnić rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy podwładnego i jego dotychczasowy stosunek do pracy. W opinii SN pracodawca nie powinien dawać upomnienia, jeśli pracownik był nagradzany za należyte wykonywanie obowiązków w stosunkowo krótkim okresie poprzedzającym ukaranie (wyrok z 14 stycznia 2000 r., II UKN 310/99).
Od uznania szefa zależy, czy zastosuje gradację kar (najpierw upomnienie jako najlżejszą postać), czy od razu naganę lub karę pieniężną. Przy tej ostatniej należy pamiętać, że kara za jedno przekroczenie nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie sankcje pieniężne nałożone na podwładnego w danym okresie obrachunkowym (np. miesięcznym) nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego mu do wypłaty (art. 108 § 3 k.p.).
Zawiadomienie
Obligatoryjnym elementem procedury ukarania jest zawiadomienie pracownika. Szef musi wskazać, jakie konkretnie obowiązki naruszył podwładny, podać datę naruszenia, informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu oraz terminie jego wniesienia. Jeżeli pracodawca wyróżnia w zawiadomieniu sentencję i uzasadnienie, to konkretny czyn, którego dopuścił się pracownik, musi być wskazany w sentencji, a nie jedynie w treści uzasadnienia (wyrok SN z 17 lutego 1999 r., I PKN 580/98).
Odmowa przyjęcia zawiadomienia przez pracownika nie ma doniosłości prawnej
(wyrok SN z 26 czerwca 2000 r., I PKN 716/99) i
nie jest podstawą do przywrócenia terminu do złożenia sprzeciwu.
