Warto zadbać o udział w zgromadzeniu wspólników

Członkowie zarządu spółek kapitałowych ponoszą odpowiedzialność za niewłaściwe wypełnianie powierzonych im funkcji, poczynając od odpowiedzialności cywilnoprawnej, podatkowej, karnej, karno-skarbowej a kończąc na organizacyjnej. Działanie członków zarządu na podstawie i w granicach upoważnienia ustawowego gwarantuje im skuteczną obronę w przypadku ewentualnych roszczeń nie tylko wierzycieli spółki, ale także samej spółki.

Pełnienie przez osobę fizyczną funkcji w zarządzie spółki związane jest z dwoma podstawowymi pojęciami w tym zakresie - kadencji i mandatu. Niewątpliwe jest, że kadencja stanowi okres w którym członek zarządu może pełnić swoją funkcję, natomiast mandat to nic innego jak upoważnienie do pełnienia funkcji członka zarządu. Nie budzi to żadnych wątpliwości.

Jednak praktyka rodzi wątpliwości w zakresie możliwości nałożenia na odwołanego członka zarządu zakazu udziału w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Zagadnienie to jest szczególnie aktualne, gdyż w drugim kwartale 2013 r. w spółkach z o.o. a także w spółkach akcyjnych odbywać się będą zwyczajne zgromadzenia wspólników, których celem będzie podjęcie uchwał wymaganych przez obowiązujące przepisy. Ważne podjęcie takich uchwał ma ogromne znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów np. obowiązków sprawozdawczych spółek kapitałowych, ale także samych członków zarządu w kwestii, choćby udzielenia im absolutorium z pełnionych obowiązków >patrz ramka.

Nie tylko chodzi o zarząd

Kwestia udzielenia bądź też nieudzielenia absolutorium członkom organów spółki dotyczy wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym.

Członkowie organów spółki tj. zarządu i rady nadzorczej (a także komisji rewizyjnej), których mandaty wygasły przed odbyciem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać opinie na piśmie.

Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników. Z kolei zgodnie z art. 203 § 3 k.s.h., odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1, chyba że akt odwołania stanowi inaczej.

Przykład

Członek zarządu spółki „X" z ograniczoną odpowiedzialnością pan Stanisław J. 11 lipca 2011 r. został odwołany uchwałą zgromadzenia wspólników z zarządu spółki. Z kolei prezes zarządu pani Joanna Z. 15 października 2011 r. złożyła skutecznie rezygnację na „ręce" zgromadzenia wspólników, które niezwłocznie powołało nowe osoby w skład zarządu spółki, tak by działał on w składzie zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa i umową spółki.

Zarząd spółki w nowym składzie nie poinformował byłych członków zarządu, którzy pełnili swoje obowiązki w 2011 r., o planowanym w 2012 r. terminie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Stanął na stanowisku, że nie mają oni prawa a także nie powinni wziąć udziału w takim zgromadzeniu. Nowy zarząd nie miał racji.

Warto pamiętać, że byli członkowie zarządu nie zawsze mają możliwość uzyskania informacji o terminie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, tym bardziej, że zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników najpóźniej na 14 dni przed terminem przy pomocy listów poleconych, kuriera lub poczty elektronicznej. Nie istnieje w przypadku sp. z o.o. obowiązek ogłaszania o terminie zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jak to ma miejsce np. w przypadku spółki akcyjnej w sytuacji akcji na okaziciela (gdy nie wszystkie akcje są akcjami imiennymi).

Obowiązek, którego nie można pozbawić

Biorąc pod uwagę przedstawiony w przykładzie stan faktyczny należy podkreślić, że członkowie zarządu, którzy pełnili funkcje w zarządzie spółki w 2011 r., czyli w poprzednim roku obrotowym dysponują uprawnieniem do udziału w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników w punkcie porządku obrad związanym z udzieleniem im absolutorium.

Nie istnieje w przypadku sp. z o.o. obowiązek ogłaszania o terminie jej zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Z prawem z tym związane jest uprawnienie do przeglądania sprawozdania zarządu oraz sprawozdania finansowego wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej a także sprawozdania biegłego rewidenta.

Jednocześnie byli członkowie zarządu mają prawo przedkładać do wskazanych sprawozdań swoje uwagi w formie pisemnej. Wszelkie próby uniemożliwienia wykonywania wskazanych uprawnień są pozbawione podstaw prawnych.

Prawo do udziału w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników obejmujące uprawnienie do przedkładania w formie pisemnej uwag do sprawozdań rocznych oraz - jak wydaje się - prawo do wzięcia udziału w dyskusji w punkcie dotyczącym udzielenia konkretnemu członkowi zarządu absolutorium – jest prawem ustawowym, wynikającym już z samego faktu pełnienia funkcji w zarządzie spółki kapitałowej.

Jedynie w przypadku odwołania z pełnionej funkcji, członek zarządu może zostać pozbawiony, w samym akcie odwołania, uprawnienia do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 oraz uprawnienia do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu.

Natomiast wszelkie próby pozbawiania członka zarządu prawa udziału w zgromadzeniu wspólników w punkcie dotyczącym udzielenia mu absolutorium czy też prawa składania uwag do sprawozdań wskazanych w art. 231 § 3 kodeksu spółek handlowych, należy uznać za sprzeczne z przepisami.

Mirosław Poremba radca prawny w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Opolu, prowadzi własną kancelarię radcy prawnego, ekspert firm szkoleniowych

Komentuje Mirosław Poremba radca prawny w Okręgowej Izbie Radców Praawnych w Opolu, prowadzi własną kancelarię radcy prawnego, ekspert firm szkoleniowych

Trzeba pamiętać, że szeroka odpowiedzialność członków zarządu wskazuje wprost, że są oni, a przynajmniej powinni być, profesjonalnymi menedżerami ocenianymi według wyższego miernika staranności.

Zgodnie z art. 293 § 2 kodeksu spółek handlowych członek zarządu powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności.

Tym bardziej, że zgodnie z § 1 cytowanego przepisu, członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.