Żaden z przepisów kodeksu postępowania cywilnego nie odnosi się wprost do dowodu w postaci dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku takiej korespondencji ze skrzynki mailowej. E-mail nie jest ani dokumentem prywatnym, ani urzędowym. Również jego wydruk nie posiada takiej cechy. Przesądza o tym brak opatrzenia go podpisem.

Podpis jest bowiem integralną częścią dokumentu potwierdzającą, że osoba która go złożyła, jest autorem dokumentu i zawartego w nim oświadczenia. Przy czym ani znaki graficzne, ani faksy, ani e-maile nie mogą być uznane za równoznaczne z własnoręcznym podpisem. Braku tego nie sanuje odręczne podpisanie wysłanej i następnie wydrukowanej wiadomości. Tylko odręczny podpis lub bezpieczny podpis elektroniczny nadają pismu walor dokumentu. Przy czym podpis elektroniczny nie jest stosowany na szeroką skalę.

W praktyce sądy nie mogą abstrahować od rzeczywistości i przeprowadzają dowody z korespondencji e-mailowej. Dowody te mogą być przeprowadzane bądź poprzez odczyt zapisu elektronicznego przedłożonego sądowi na odpowiednim nośniku, np. płycie CD, bądź jako dowód w formie papierowego wydruku.

Ostateczna decyzja należy do składu orzekającego

Przy czym wydruk ten może być wykonany przez stronę lub przez notariusza, który go uwierzytelni i dokładnie opisze.

Wydaje się, że z uwagi na to, czy źródłem dowodu jest informacja elektroniczna, czy też jej wydruk, właściwe będzie oparcie podstawy przeprowadzenia tych dowodów na różnych przepisach. W przypadku odtwarzania wersji elektronicznej, np. na monitorze komputera sądowego lub powołanego do tego biegłego, podstawą taką będą przepisy odnoszące się do oględzin – art. 292 k.p.c.

W przypadku wydruków komputerowych – art. 309 k.p.c. Ten ostatni przepis jest furtką do zastosowania jako źródeł dowodowych środków niewymienionych w kodeksie postępowania cywilnego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 listopada 2008 r., I CSK 138/08: „W k.p.c. nie zawarto zamkniętego katalogu środków dowodowych i dopuszczalne jest skorzystanie z każdego źródła informacji o faktach istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, jeśli tylko nie jest to sprzeczne z przepisami.

Art. 309 k.p.c. może mieć zastosowanie także do niepodpisanych wydruków komputerowych". Jest to ugruntowana linia orzecznicza, o czym świadczą kolejne orzeczenia potwierdzające zawartą w nim tezę: postanowienie Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 12 października 2012 r., I ACz 1810/12, wyrok SA we Wrocławiu z 3 kwietnia 2012 r., I ACa 257/12.

W praktyce dowód z wydruku ze skrzynki e-mailowej jest powszechnie stosowanym środkiem dowodowym. Sytuacja się komplikuje, jeżeli autentyczność czy pochodzenie takiego dokumentu zostaną zakwestionowane przez przeciwnika procesowego. Zgodnie z zasadą art. 6 k.c. ciężar dowodu ciąży na osobie, która z danego faktu wywodzi skutki prawne. Biorąc pod uwagę zobowiązanie do wskazywania dowodów nałożone na stronę mocą art. 232. k.p.c., sytuacja podmiotu wnioskującego o przeprowadzenie takiego zakwestionowanego dowodu staje się trudniejsza.

Musi on udowodnić, że wiadomość elektroniczna o danej treści została wysłana z konkretnej skrzynki i w formie niezmienionej trafiła do adresata. Najprostszym wydaje się powołanie dowodu z zeznań świadków lub przesłuchania stron. Dowody te strona przeciwna może zakwestionować przy pomocy świadków. Uznając, że e-mail nie jest dokumentem w rozumieniu art. 245 k.p.c., osoba, która go kwestionuje, ma możliwość powołania świadków również w celu zaprzeczenia jego treści. Nie będą tu bowiem obowiązywały zasady dotyczące ograniczeń w dowodzeniu przeciwko osnowie lub ponad osnowę dokumentu.

W sytuacji takiej konieczne jest posłużenie się wiedzą informatyka, który na podstawie danych na serwerze ustali pochodzenie maila oraz dokładną datę, kiedy oświadczenie w formie elektronicznej wpłynęło do systemu informatycznego, kontrolowanego przez odbiorcę. Niestety może to wpłynąć na przedłużenie i wzrost kosztów procesu. W przypadkach, w których mamy do czynienia z mniejszą wartością przedmiotu sporu, koszty te mogą przewyższać wartość sprawy.

Do czasu odpowiedniej nowelizacji k.p.c. składy sędziowskie muszą radzić sobie z luką w prawie za pomocą wykładni celowościowej. Art. 233 § 1 k.p.c. daje sądom uprawnienie do swobodnej oceny zgromadzonego materiału dowodowego i stanowi dla sądu furtkę. Strona jest więc jedynie inicjatorem w postępowaniu dowodowym, a ostateczna decyzja należy do składu orzekającego. Wobec szybkiego rozwoju elektronicznych form komunikacji podobne wątpliwości dotyczą innych form powszechnej komunikacji takich jak SMS, MMS czy wpisy na portalach społecznościowych.

—Renata Robaszewska wspólnik kancelarii Robaszewska & Płoszka Radcowie Prawni