Gdy szef odmawia dostępu do akt, pracownik może poskarżyć się Państwowej Inspekcji Pracy lub na drodze sądowej żądać ujawnienia informacji znajdujących się w jego teczce. Zaleca się, aby podwładny przeglądał akta w obecności pracownika działu kadr. Zainteresowany nie może samowolnie usuwać ze swojej teczki dokumentów. Jeśli uważa, że nie powinny się one tam znajdować, np. kara nagany, gdyż upłynął roczny termin, powinien zwrócić się do szefa z wnioskiem o usunięcie dokumentu.
Prawo wglądu do akt nie gaśnie po ustaniu zatrudnienia. Były pracownik ma prawo domagać się od byłego szefa, aby udostępnił mu zajrzenie do akt lub wydał określone informacje na piśmie. Pracodawca musi wywiązać się z tego obowiązku w ciągu 30 dni, co wynika z ustawy o ochronie danych osobowych.
Przez 50 lat
Rozporządzenie nie reguluje zasad przechowywania akt pracowniczych po ustaniu zatrudnienia. Tu należy odwołać się do ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.).
Zgodnie z nią dokumentację związaną z zatrudnieniem trzeba przechowywać przez 50 lat liczonych od dnia ustania zatrudnienia - przy dokumentacji osobowej oraz przy dokumentacji płacowej – od dnia jej wytworzenia. W razie upadłości lub likwidacji zakładu pracodawca musi wskazać podmiot, w którym będą przechowywane akta osobowe pracowników oraz zapewnić na to pieniądze.
Po transferze
W razie przejścia zakładu na nowego pracodawcę poprzedni musi niezwłocznie przekazać akta osobowe następcy. Ten staje się z mocy prawa nowym pracodawcą. Jeśli dochodzi do przejścia tylko części zakładu, wówczas przekazuje się tylko akta pracowników objętych transferem. Natomiast przy przejściu całości zakładu szef przekazuje akta aktualnie zatrudnionych, jak i byłych pracowników. Przepisy nie określają trybu ani daty przekazania akt.
W praktyce dział kadr pracodawcy przekazującego przygotowuje akta, aby taka operacja była możliwa w momencie przejścia lub w ciągu kilku dni od tego terminu. Najlepiej, gdy przekazanie potwierdza protokół, w którym wykazuje się akta oraz ich zawartość.
Kosztowne konsekwencje
Jeśli pracodawca nie zakłada akt osobowych albo prowadzi je w sposób niekompletny, w razie kontroli inspektorów PIP naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone grzywną do 30 tys. zł. Szef ponosi też odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracowników za wszelkie negatywne skutki, jakich doświadczyli z tego tytułu.
Dla pracodawcy dużo bardziej dotkliwy może okazać się jednak proces sądowy, który wytoczy pracownik. W nim sąd zawsze wzywa szefa do przedstawienia akt osobowych pracownika. Zawarta w nich dokumentacja często pomaga wykazać zasadność roszczeń podwładnego.
Tak dzieje się z reguły, jeśli szef nie prowadzi ewidencji czasu pracy w godzinach nadliczbowych lub dokumentacji płacowej. Wówczas to zapiski czy notatki podwładnego o przepracowanych godzinach mogą przesądzić o przegranej firmy. Także brak skrupulatności w dokumentacji urlopowej prowadzi do tego, że liczbę wykorzystanych dni wakacji wykazują notatki pracownika.
Ponadto szef, który pozostawia akta osobowe pracowników w warunkach grożących ich uszkodzeniem, podlega grzywnie do 30 tys. zł. Natomiast jeśli bezprawnie udostępnia akta osobowe osobom trzecim podlega karze pozbawienia wolności do lat dwóch.
Autorka jest radcą prawnym w kancelarii Schoenherr
