Każdy dyplom, zaświadczenie i notatka muszą być w aktach

Do obowiązków administracyjnych pracodawcy należy prowadzenie akt osobowych pracowników, co wprost wynika z kodeksu pracy.

Natomiast sposób, jak to robić, precyzuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm. dalej rozporządzenie).

Wymóg ten ma charakter powszechny. Oznacza to, że każdy pracodawca musi prowadzić akta osobowe odrębnie dla poszczególnych pracowników.

W trzech częściach

Zgodnie z rozporządzeniem akta osobowe składają się z trzech części. Pierwsza obejmuje wszelką dokumentację dotyczącą procesu rekrutacyjnego pracownika, w drugiej umieszcza się wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem i trwaniem stosunku pracy, natomiast trzecia zawiera te dotyczące ustania angażu.

Rozporządzenie dość dokładnie określa rodzaj dokumentów, które muszą się znaleźć w poszczególnych częściach akt. Mają być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponadto do każdej części powinien być dołączony wykaz tych papierów.

Dokumenty, które dostarcza pracownik, np. świadectwa z poprzednich miejsc pracy, potwierdzające kwalifikacje i wykształcenie, szef może przechowywać tylko w odpisach lub kopiach. Oryginałów wolno mu żądać tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jeśli pracodawca odmawia zwrotu oryginału dokumentu, naraża się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracownika.

Inne papiery

Dopuszczalny zakres akt oraz pozyskiwania dokumentów od kandydata do pracy bądź pracownika wynika wprost z kodeksu pracy, rozporządzenia oraz przepisów odrębnych. Pracodawca nie może żądać innych danych niż określają przepisy, chyba że kandydat przedłoży dokumenty z własnej woli.

Przykład

Kandydat na pracownika oprócz dokumentów wymaganych przez pracodawcę przedstawił referencje i rekomendacje z poprzednich miejsc pracy.

To działanie zgodne z prawem, gdyż aplikujący dał dodatkowe dokumenty z własnej inicjatywy. Szef może je przyjąć, a w razie zatrudnienia umieścić w części pierwszej akt osobowych.

Przykład

Pracodawca pozostający w konflikcie z pracownikiem zbiera wszelkie informacje na jego temat pojawiające się w portalach społecznościowych. Niektóre z nich umieszcza w części B akt osobowych. Takie zachowanie szefa jest bezprawne. Pracownik ma prawo żądać usunięcia tych informacji z akt, a pracodawcę może zaskarżyć za naruszenie dóbr osobistych.

Należy podkreślić, że w stosunkach między pracownikiem a pracodawcą nie wolno stosować nowoczesnych technik informacyjnych, które pozwalają np. dokładniej poznać osobowość pracownika, aby w ten sposób wykorzystać mniej chwalebne jego cechy w miejscu pracy.

Niejasności powstają, gdy pracodawcy gromadzą inne dokumenty, niewymienione w rozporządzeniu, a związane bezpośrednio z zatrudnieniem. Przykładem jest tzw. notatka służbowa.

W wyroku z 10 października 2003 r. (I PKN 295/02) Sąd Najwyższy uznał, że szef ma prawo dokumentować niewywiązywanie się pracownika z jego obowiązków. Podwładny nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Wolno mu natomiast domagać się włączenia tej dokumentacji do akt osobowych.

Również w wyroku z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01) SN przyjął, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będącej wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego zatrudnionego.

Kilka umów

Jeżeli pracownika angażuje ten sam pracodawca na podstawie dwóch umów, np. o pracę i na zlecenie, szef prowadzi jedne akta osobowe dotyczące zatrudnienia pracowniczego. Ustawodawca nie przewidział obowiązku prowadzenia oddzielnych akt dla zatrudnionych na umowę cywilnoprawną. Przy takim zaangażowaniu firma gromadzi tylko podstawowe dane, oświadczenia w sprawie ZUS i urzędu skarbowego oraz zaświadczenie o przeprowadzeniu szkolenia BHP.

Przy zatrudnieniu na podstawie dwóch umów o pracę, które – co należy podkreślić – są dopuszczalne, jeśli dotyczą pracy rodzajowo innej, szef też nie musi zakładać teczek odrębnie dla każdego stosunku pracy. Rozporządzenie wprost mówi, że akta osobowe stanowią dokumentację przebiegu zatrudnienia konkretnego pracownika. Oznacza to, że przy kilku angażach wszystkie powinny być umieszczone w jednych aktach, w części drugiej dotyczącej przebiegu zatrudnienia. Pracownik powinien jedynie uzyskać dwa odrębne zaświadczenia o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na dwóch odrębnych stanowiskach.

Również przy ponownym przyjęciu pracownika nie ma wymogu zakładania mu odrębnych akt osobowych, chyba że ze względu na liczbę dokumentów prowadzenie drugiej teczki będzie wygodniejsze. Przy ponownym angażu kolejne dokumenty wolno dołączyć do tych już istniejących. Szef nie musi żądać tych samych papierów o np. wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy świadectw pracy, które już ma z poprzedniego zatrudnienia.

Pracownik dołączy tylko te dokumenty, które uzyskał w międzyczasie, np. świadectwa pracy czy dyplomy otrzymane od ustania stosunku pracy z tą firmą. Ponadto musi zaktualizować dane osobowe oraz dostarczyć bieżące zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Trzeba chronić

Przy prowadzeniu akt osobowych pracodawca musi o nie prawidłowo dbać, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm., dalej ustawa). Jej przepisy w szczególności ma wziąć pod uwagę przy udostępnianiu akt osobowych, gdyż problematyki tej nie reguluje rozporządzenie o prowadzeniu akt osobowych.

Jako administrator danych osobowych pracodawca musi zapobiegać, aby nie trafiły do nieupoważnionych osób. Do administrowania aktami osobowymi mogą być dopuszczone jedynie osoby upoważnione przez pracodawcę, który ponadto ma obowiązek prowadzić ewidencję takich osób.

Wymóg wydania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracownikom zatrudnionym przy przetwarzaniu danych wynika z ustawy. Nie określa ona formy ani treści takiego upoważnienia, ale powinno ono mieć charakter imienny i zawierać zakres przetwarzania danych. Ze względów dowodowych upoważnienie należy wydać na piśmie, a jeden egzemplarz złożyć do akt osobowych pracownika.

Do osób, którym pracodawca powinien wydać takie upoważnienie, należą w szczególności szefowie działów kadr, księgowi, informatycy przetwarzający dane oraz kierownicy działów, którzy nadzorują pracę swoich podległych pracowników i mają uprawnienia do działania w imieniu pracodawcy (np. zawieranie, rozwiązywanie umów, wręczanie upomnień, nagan).

Jak udostępniać osobom trzecim...

Pracodawca nie ma prawa udostępniać akt osobowych pracownika osobom trzecim. Jeśli zamierza to zrobić, musi wcześniej uzyskać zgodę podwładnego na piśmie.

Przykład

Pracodawca zamierza przeprowadzić szkolenie dotyczące sprzedawanych produktów, korzystając z pomocy swojej załogi. W tym celu wysłał uczestnikom szkolenia dokumenty potwierdzające kwalifikacje i umiejętności pracowników, którzy będą szkolili, nie uzgodniwszy tego wcześniej z nimi. Szef naruszył ich prawo do ochrony danych osobowych. Mógł wysłać dokumenty dopiero wtedy, gdy zaakceptowaliby to pracownicy.

Natomiast prawo wglądu do akt mają podmioty uprawnione do wykonywania funkcji kontrolnych na podstawie odrębnych przepisów, np. inspektorzy PIP, sądy, pracownicy ZUS czy inspektorzy społeczni.

Przykład

Pracownik złożył pozew do sądu pracy o wynagrodzenie. Ten zobowiązał pracodawcę do złożenia jego akt osobowych.

Pracodawca przesłał akta do sądu bez pytania pracownika o zgodę. Ponieważ uprawnienie sądu do żądania akt ma umocowanie ustawowe, szef musi się mu podporządkować.

...i pracownikowi

Przez cały okres zatrudnienia pracownik ma prawo wglądu do dokumentacji zgromadzonej w jego aktach osobowych. Wynika to z konstytucji, która pozwala każdej osobie żądać sprostowania lub usunięcia nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych informacji o niej w sposób sprzeczny z ustawą.

Gdy szef odmawia dostępu do akt, pracownik może poskarżyć się Państwowej Inspekcji Pracy lub na drodze sądowej żądać ujawnienia informacji znajdujących się w jego teczce. Zaleca się, aby podwładny przeglądał akta w obecności pracownika działu kadr. Zainteresowany nie może samowolnie usuwać ze swojej teczki dokumentów. Jeśli uważa, że nie powinny się one tam znajdować, np. kara nagany, gdyż upłynął roczny termin, powinien zwrócić się do szefa z wnioskiem o usunięcie dokumentu.

Prawo wglądu do akt nie gaśnie po ustaniu zatrudnienia. Były pracownik ma prawo domagać się od byłego szefa, aby udostępnił mu zajrzenie do akt lub wydał określone informacje na piśmie. Pracodawca musi wywiązać się z tego obowiązku w ciągu 30 dni, co wynika z ustawy o ochronie danych osobowych.

Przez 50 lat

Rozporządzenie nie reguluje zasad przechowywania akt pracowniczych po ustaniu zatrudnienia. Tu należy odwołać się do ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.).

Zgodnie z nią dokumentację związaną z zatrudnieniem trzeba przechowywać przez 50 lat liczonych od dnia ustania zatrudnienia - przy dokumentacji osobowej oraz przy dokumentacji płacowej – od dnia jej wytworzenia. W razie upadłości lub likwidacji zakładu pracodawca musi wskazać podmiot, w którym będą przechowywane akta osobowe pracowników oraz zapewnić na to pieniądze.

Po transferze

W razie przejścia zakładu na nowego pracodawcę poprzedni musi niezwłocznie przekazać akta osobowe następcy. Ten staje się z mocy prawa nowym pracodawcą. Jeśli dochodzi do przejścia tylko części zakładu, wówczas przekazuje się tylko akta pracowników objętych transferem. Natomiast przy przejściu całości zakładu szef przekazuje akta aktualnie zatrudnionych, jak i byłych pracowników. Przepisy nie określają trybu ani daty przekazania akt.

W praktyce dział kadr pracodawcy przekazującego przygotowuje akta, aby taka operacja była możliwa w momencie przejścia lub w ciągu kilku dni od tego terminu. Najlepiej, gdy przekazanie potwierdza protokół, w którym wykazuje się akta oraz ich zawartość.

Kosztowne konsekwencje

Jeśli pracodawca nie zakłada akt osobowych albo prowadzi je w sposób niekompletny, w razie kontroli inspektorów PIP naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone grzywną do 30 tys. zł. Szef ponosi też odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracowników za wszelkie negatywne skutki, jakich doświadczyli z tego tytułu.

Dla pracodawcy dużo bardziej dotkliwy może okazać się jednak proces sądowy, który wytoczy pracownik. W nim sąd zawsze wzywa szefa do przedstawienia akt osobowych pracownika. Zawarta w nich dokumentacja często pomaga wykazać zasadność roszczeń podwładnego.

Tak dzieje się z reguły, jeśli szef nie prowadzi ewidencji czasu pracy w godzinach nadliczbowych lub dokumentacji płacowej. Wówczas to zapiski czy notatki podwładnego o przepracowanych godzinach mogą przesądzić o przegranej firmy. Także brak skrupulatności w dokumentacji urlopowej prowadzi do tego, że liczbę wykorzystanych dni wakacji wykazują notatki pracownika.

Ponadto szef, który pozostawia akta osobowe pracowników w warunkach grożących ich uszkodzeniem, podlega grzywnie do 30 tys. zł. Natomiast jeśli bezprawnie udostępnia akta osobowe osobom trzecim podlega karze pozbawienia wolności do lat dwóch.

Autorka jest radcą prawnym w kancelarii Schoenherr