Gdy w świadectwie zostały zamieszczone informacje nieprawdziwe lub niepełne, pracownikowi wolno domagać się jego sprostowania. Podwładny nie może ponosić negatywnych skutków tego, że szef nie wykona swoich obowiązków w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Nie bez znaczenia jest też funkcja informacyjna świadectwa pracy – dokument ten dość często okazuje się przyszłemu pracodawcy. Zatem jego treść musi zawierać fakty.
Jakie dane
W świadectwie należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Zamieszcza się w nim także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Ponadto w świadectwie podaje się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w dokumencie tym szef ujawnia też informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Do poprawki
Gdy podwładny kwestionuje treść świadectwa, powinien niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę. Na podstawie art. 97 § 2¹ k.p. pracownik może w ciągu siedmiu dni od otrzymania świadectwa wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. Jeśli szef nie uwzględni tego wniosku, pracownikowi przysługuje, w ciągu siedmiu dni od zawiadomienia o odmowie poprawienia świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Żądanie pracownika nie powinno ograniczać się jedynie do wskazania błędu w dokumencie. Podwładny ma obowiązek określić, jakiego wpisu domaga się, oraz czy ma on zastąpić inną informację w świadectwie.
Przykład
Pani Monika pracowała jako asystentka prezesa zarządu. W świadectwie pracy wskazano, że była zatrudniona na stanowisku asystentki. Domagając się sprostowania świadectwa, w piśmie do pracodawcy powinna precyzyjnie wskazać, że żądanie dotyczy zmiany treści pkt X świadectwa pracy i podania w nim, że od 1 czerwca 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. pracownik był zatrudniony na stanowisku asystentki prezesa zarządu.
Nie ulega wątpliwości, że świadectwo pracy powinno zawierać prawdziwe informacje. Wydanie takiego zawierającego ewidentnie błędne informacje i niedokładności narusza zasadę rzetelnego i pełnego podawania w świadectwie pracy informacji wymaganych przez prawo (wyrok Sądu Okręgowego Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w Łodzi z 28 czerwca 1977 r., I P 691/77).
Nie całość do zmiany
Nie wszystkie jednak zapisy dokumentu wolno kwestionować. Pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, bez wystąpienia z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 k.p. Tak uznał SN w uchwale z 4 listopada 2009 r. (I PZP 4/09).
Bezpieczne teczki
Może się zdarzyć tak, że szef nie będzie skory do sprostowania świadectwa, powołując się na zgubienie dokumentacji pracownika. Jednak pracodawca, jako podmiot zobowiązany przepisami do prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, nie może kosztem pracownika wywodzić pozytywnych skutków ze swoich zaniedbań.
Na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b k.p. musi w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, a także przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akta osobowe pracowników, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Gdy brakuje dokumentów, wszelkie uchybienia obciążają pracodawcę i szef nie będzie mógł tłumaczyć zaniedbań związanych z dokumentami i wystawieniem świadectwa na swoją korzyść. Takie zachowanie to nadużycie prawa, które nie zasługuje na ochronę (art. 8 k.p.) ze względu na sprzeczność z zasadami współżycia społecznego.
Pracodawca jako podmiot mający chronić pełną dokumentację dotyczącą wszelkich relacji z pracownikami, m.in. po to, aby w razie sporu przedstawić sądowi wyczerpujący materiał dowodowy, czego nie jest w stanie uczynić pracownik, nie może liczyć na jakiekolwiek usprawiedliwienie, jeśli nie potrafi należycie wypełniać swoich obowiązków.
Jaki to dowód
Świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym, tylko prywatnym rozumieniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego (art. 245 k.p.c.).
Dokument prywatny nie jest sam przez się dowodem rzeczywistego stanu rzeczy, jednak zamieszczone w nim twierdzenia mogą być podważane przez zainteresowanego pracownika za pomocą wszelkich dostępnych środków dowodowych (Andrzej Marian Świątkowski, Kodeks Pracy. Komentarz, CH Beck 2010, str. 417).
Każda osoba, która będzie w przyszłości zapoznawać się ze świadectwem pracy powinna mieć możliwość łatwego odczytania jego treści. Powinno być więc ono czytelne, przejrzyste, ale przede wszystkim zawierać rzeczywiste dane.
—Tomasz Poznański adwokat, współpracuje z Kancelarią Prawniczą C.L. Jezierski sp. j. w Warszawie