Legalne sprawdzanie e-maili firmowych jest możliwe i wynika z przepisów kodeksu pracy. Pracodawca musi jednak o takiej praktyce poinformować pracujące u niego osoby.
- Należy pamiętać, że firma może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy - zauważa Urząd Ochrony Danych Osobowych. Wskazuje, że kontrola prowadzona przez pracodawcę nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Czytaj także: Zakaz korzystania przez pracowników ze służbowej poczty e-mail w celach prywatnych
Co zawrzeć w informacji o monitorowaniu poczty służbowej? Pracodawca musi wyjaśnić cel, w jakim zamierza stosować monitoring. Ponadto należy wskazać zakres i sposób zastosowania kontroli. Wszystko to należy zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem lub nie ma obowiązku posiadania regulaminu, to informacja o kontrolowaniu poczty służbowej powinna znaleźć się w obwieszczeniu.
Art. 222 §7 kodeksu pracy stanowi: "Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem".
