Zgodnie z podstawową zasadą obowiązującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Obowiązkiem zaś startujących w postępowaniu jest spełnienie warunków do udzielenia zamówienia.
Muszą w tym celu przedstawić odpowiednie dokumenty. Informacji, o jakie dokumenty chodzi, należy poszukiwać – w zależności od trybu udzielanego zamówienia – w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.
Jakie dokumenty
Katalog dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest zamknięty. Określa go rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2009 r. nr 226, poz. 1817 – dalej rozporządzenie). Zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających:
- posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, np. koncesji, zezwolenia lub licencji,
- posiadanie wiedzy i doświadczenia, np. wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że roboty zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone – tzw. referencji,
- dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia np. wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami bądź wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia; w szczególności chodzi o osoby odpowiedzialne za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami),
- potwierdzającej sytuację ekonomiczną i finansową (sprawozdane finansowe albo jego część, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią odpowiednio o badanym sprawozdaniu albo jego części; w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego – innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i należności – za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres;
- opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.
Należy pamiętać, że nadmierne i nieuzasadnione żądanie dokumentów od wykonawców może stanowić utrudnienie dostępu do zamówienia publicznego wykonawcom. Z tego względu zamawiający może żądać dokumentów i oświadczeń dla niego niezbędnych. Powołane rozporządzenie w sprawie dokumentów daje w tym zakresie jednoznaczne wytyczne, uzależniając zakres żądanych dokumentów w pierwszej kolejności od wartości udzielanego zamówienia, a więc od tego, czy wartość przekracza lub nie progi unijne.
Ważne!
W sytuacji gdy dane zamówienie przekracza progi unijne >patrz tabela str. 2, zamawiający ma obowiązek żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim dokonał ich opisu, oraz dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia >patrz ramka.
Poniżej progów unijnych zamawiający ma uprawnienie do żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, natomiast nie ma takiego obowiązku. W tym ostatnim przypadku przepisy umożliwiają bowiem zamawiającemu oparcie się na złożonych przez wykonawcę oświadczeniach.
Zgodnie z wymogami
W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, przepisy rozporządzenia dają zamawiającemu prawo żądania od wykonawców m.in.
- próbek, opisów lub fotografii,
- opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia,
- zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,
- zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;
- zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem (jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi).
Brak podstaw do wykluczenia
Rozporządzenie określa również rodzaje dokumentów, jakimi mogą wylegitymować się wykonawcy, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z prowadzonego postępowania. Aby wykluczyć ryzyko upadłości lub likwidacji wykonawcy, zamawiający może od niego żądać odpowiedniego oświadczenia oraz aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców (jeżeli przepisy wymagają takiego wpisu). Musi być ono wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.
W celu zweryfikowania, czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodu nieopłacania podatków bądź składek ubezpieczeniowych, zamawiający może żądać aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji .
Musi być ono wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo składania ofert. Zamawiający zażąda też aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego o opłacaniu składek.
By zweryfikować karalność wykonawcy – zamawiający może żądać od niego aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo składania ofert.
Kontrahenci spoza Polski
Inaczej wyglądają również dokumenty w przypadku podmiotów zagranicznych. W celu potwierdzenia, że wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności – zamawiający może żądać dokumentów wystawionych przez organy państwa pochodzenia wykonawcy.
A zatem wykonawca musi przedstawić dokumenty wystawione zgodnie ze swoim prawem krajowym, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, a także że nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie.
Dokumenty te powinny być wystawione co do zasady nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Wyjątkowo dokument o niezaleganiu z uiszczeniem danin publicznych powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.
Weryfikacja oświadczeń
Gdy wymagane przez zamawiającego dokumenty bądź pełnomocnictwa do złożenia oferty nie zostaną złożone, zamawiający wzywa wykonawców do ich złożenia w wyznaczonym terminie (dotyczy to także wykonawców, którzy wprawdzie złożyli wymagane dokumenty, ale okazało się, że są one wadliwe).
Co ważne, złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.
Zamawiający może także wezwać, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących składanych przez wykonawców dokumentów. Uprawnienia do uzyskania wyjaśnień nie należy jednak utożsamiać z uprawnieniem do domagania się jakichkolwiek dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnianie warunku lub prawdziwość oświadczenia. Wskazany powyżej mechanizm ma na celu zapobieganie unieważnianiu postępowań oraz eliminowaniu korzystnych ofert zawierających pewne braki lub błędy.
Kopia tylko potwierdzona
Co do zasady w trakcie postępowania dokumenty wykonawców powinny być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Z kolei w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty.
Niezależnie od powyższego warto pamiętać, że pełnomocnictwa oraz oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy składać w oryginale lub kopii potwierdzonej notarialnie. Dodatkowo zaś zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
Uprawnienie do udziału w postępowaniu
O zamówienie publiczne mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie:
- posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
- posiadania wiedzy i doświadczenia,
- dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
- sytuacji ekonomicznej i finansowej.
Wykluczenie z postepowania
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się m.in.
- wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania;
- wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego;
- wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
- osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione: w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przeciwko środowisku, przekupstwa, przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; dotyczy to także przestępstw skarbowych lub przestępstwa udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
- spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, osoby prawne, których wspólnika (komplementariusza, urzędującego członka organu zarządzającego) prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
- wykonawców, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć pływ na wynik prowadzonego postępowania;
- wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Wezwanie do uzupełnienia dokumentów
W toku postępowania zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów przetargowych.
Krok 1.
Przeczytaj uważnie wezwanie i dowiedz się, czego i w jakim terminie oczekuje od ciebie zamawiający. Uważne przeczytanie wezwania zapobiega możliwości wykluczenia z postępowania. Pamiętaj, że zamawiający wzywa do uzupełnienia dokumentów tylko jeden raz.
Krok 2.
Po zapoznaniu się z wezwaniem należy przygotować brakujące dokumenty w formie i na zasadach określonych przez zamawiającego. Pamiętaj, że przygotowane dokumenty powinny potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub spełnianie przez oferowane dostawy, usługi czy roboty budowlane wymagań zamawiającego w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub termin składania ofert.
Krok 3.
Przygotowane dokumenty należy przekazać zamawiającemu. Można je przesłać faksem i jednocześnie nadać pocztą. Brak uzupełnienia prawidłowego oświadczenia, dokumentu lub pełnomocnictwa może wiązać się z konsekwencjami finansowymi w postaci zatrzymania wadium. Dodatkowo jeżeli wykonawca nie uzupełni oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu we wskazanym przez zamawiającego terminie, zamawiający zobowiązany jest wykluczyć tego wykonawcę z postępowania.
Podstawa prawna
