Zamówienia publiczne: Jak weryfikuje się oferentów

Zgodnie z podstawową zasadą obowiązującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Obowiązkiem zaś startujących w postępowaniu jest spełnienie warunków do udzielenia zamówienia.

Muszą w tym celu przedstawić odpowiednie dokumenty. Informacji, o jakie dokumenty chodzi, należy poszukiwać – w zależności od trybu udzielanego zamówienia – w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.

Jakie dokumenty

Katalog dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu jest zamknięty. Określa go rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2009 r. nr 226, poz. 1817 – dalej rozporządzenie). Zamawiający może żądać dokumentów potwierdzających:

- posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, np. koncesji, zezwolenia lub licencji,

- posiadanie wiedzy i doświadczenia, np. wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że roboty zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone – tzw. referencji,

- dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia np. wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami bądź wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia; w szczególności chodzi o osoby odpowiedzialne za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami),

- potwierdzającej sytuację ekonomiczną i finansową (sprawozdane finansowe albo jego część, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią odpowiednio o badanym sprawozdaniu albo jego części; w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego – innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i należności – za okres nie dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres;

- opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Należy pamiętać, że nadmierne i nieuzasadnione żądanie dokumentów od wykonawców może stanowić utrudnienie dostępu do zamówienia publicznego wykonawcom. Z tego względu zamawiający może żądać dokumentów i oświadczeń dla niego niezbędnych. Powołane rozporządzenie w sprawie dokumentów daje w tym zakresie jednoznaczne wytyczne, uzależniając zakres żądanych dokumentów w pierwszej kolejności od wartości udzielanego zamówienia, a więc od tego, czy wartość przekracza lub nie progi unijne.

Ważne!

W sytuacji gdy dane zamówienie przekracza progi unijne >patrz tabela str. 2, zamawiający ma obowiązek żądać dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim dokonał ich opisu, oraz dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia >patrz ramka.

Poniżej progów unijnych zamawiający ma uprawnienie do żądania dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, natomiast nie ma takiego obowiązku. W tym ostatnim przypadku przepisy umożliwiają bowiem zamawiającemu oparcie się na złożonych przez wykonawcę oświadczeniach.

Zgodnie z wymogami

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, przepisy rozporządzenia dają zamawiającemu prawo żądania od wykonawców m.in.

- próbek, opisów lub fotografii,

- opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia,

- zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym,

- zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;

- zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem (jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi).

Brak podstaw do wykluczenia

Rozporządzenie określa również rodzaje dokumentów, jakimi mogą wylegitymować się wykonawcy, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z prowadzonego postępowania. Aby wykluczyć ryzyko upadłości lub likwidacji wykonawcy, zamawiający może od niego żądać odpowiedniego oświadczenia oraz aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców (jeżeli przepisy wymagają takiego wpisu). Musi być ono wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

W celu zweryfikowania, czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodu nieopłacania podatków bądź składek ubezpieczeniowych, zamawiający może żądać aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji .

Musi być ono wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo składania ofert. Zamawiający zażąda też aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego o opłacaniu składek.

By zweryfikować karalność wykonawcy – zamawiający może żądać od niego aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo składania ofert.

Kontrahenci spoza Polski

Inaczej wyglądają również dokumenty w przypadku podmiotów zagranicznych. W celu potwierdzenia, że wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności – zamawiający może żądać dokumentów wystawionych przez organy państwa pochodzenia wykonawcy.

A zatem wykonawca musi przedstawić dokumenty wystawione zgodnie ze swoim prawem krajowym, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, a także że nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie.

Dokumenty te powinny być wystawione co do zasady nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. Wyjątkowo dokument o niezaleganiu z uiszczeniem danin publicznych powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

Weryfikacja oświadczeń

Gdy wymagane przez zamawiającego dokumenty bądź pełnomocnictwa do złożenia oferty nie zostaną złożone, zamawiający wzywa wykonawców do ich złożenia w wyznaczonym terminie (dotyczy to także wykonawców, którzy wprawdzie złożyli wymagane dokumenty, ale okazało się, że są one wadliwe).

Co ważne, złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

Zamawiający może także wezwać, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących składanych przez wykonawców dokumentów. Uprawnienia do uzyskania wyjaśnień nie należy jednak utożsamiać z uprawnieniem do domagania się jakichkolwiek dodatkowych dokumentów potwierdzających spełnianie warunku lub prawdziwość oświadczenia. Wskazany powyżej mechanizm ma na celu zapobieganie unieważnianiu postępowań oraz eliminowaniu korzystnych ofert zawierających pewne braki lub błędy.

Kopia tylko potwierdzona

Co do zasady w trakcie postępowania dokumenty wykonawców powinny być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Z kolei w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty.

Niezależnie od powyższego warto pamiętać, że pełnomocnictwa oraz oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy składać w oryginale lub kopii potwierdzonej notarialnie. Dodatkowo zaś zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

Uprawnienie do udziału w postępowaniu

O zamówienie publiczne mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie: