Wysyłając do sądu pismo listem zwykłym istnieje ryzyko, że doręczenie nie nastąpi

Aby mieć pewność, że pismo trafi do sądu, należy złożyć je w biurze podawczym, gdzie na jego kopii można dostać potwierdzenie jego doręczenia. Wtedy nie budzi wątpliwości okoliczność, kiedy sąd pismo otrzymał. Nie zawsze jednak można pismo złożyć w sądzie.

Najczęściej doręczane są one za pośrednictwem poczty. Zgodnie z art. 165 § 2 kodeksu postępowania cywilnego, oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Strona, aby mieć dowód jego nadania, powinna wysłać je listem poleconym. Wtedy nie ma wątpliwości, kiedy doszło do wysłania pisma.

Jak jest ze zwykłym

Zdarza się, że strona z różnych powodów nie nadaje pisma poleconym, a listem zwykłym. Największy problem pojawia się, gdy taki list zaginie. Wówczas strona nie dysponuje dowodem, że list został nadany.

Kiedy list zwykły dochodzi do sądu – to oznacza dopiero połowę sukcesu. Jeśli złożenie pisma było obwarowane terminem, sąd będzie chciał ustalić, czy czynność została wykonana o czasie. Przy liście zwykłym weryfikacja może odbyć się wyłącznie poprzez odczytanie daty stempla pocztowego, na kopercie, o ile ta została zachowana.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 października 2003 r., I PZ 83/03, zatrzymanie w aktach sprawy koperty, w której nadano w urzędzie pocztowym na adres sądu pismo obejmujące czynność procesową – w celu stwierdzenia, czy czynność objęta tym pismem została dokonana w terminie, zwłaszcza w terminie ustawowym – należy do sądu.

Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn nie zachowano tej koperty w aktach, a w związku z tym istnieje wątpliwość co do zachowania terminu dokonania czynności, ustalenia dotyczące tego terminu ma obowiązek poczynić sąd z urzędu. Przerzucanie tego obowiązku na stronę nie znajduje jakichkolwiek podstaw.

Stempel na kopercie może być nieczytelny. Strona, która twierdzi, że przed upływem terminu na dokonanie czynności procesowej oddała pismo obejmujące tę czynność w polskiej placówce pocztowej, obowiązana jest to udowodnić (postanowienie SN z 9 marca 2005 r., II CZ 9/05).

Może to uczynić na różne sposoby – nie ma tu ograniczeń. Możliwe są więc wyjaśnienia wysyłającego i zeznania świadków. Powołany art. 165 § 2 k.p.c. nie nakłada na stronę obowiązku nadawania listu przesyłką poleconą czy też za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W konsekwencji nie można stronie czynić zarzutu tylko z tego powodu, że nadała pismo listem zwykłym.

Przesłanie pisma procesowego przesyłką zwykłą może spowodować powstanie wątpliwości co do zachowania terminu, a także trudności w wykazaniu, że zostało wniesione w terminie.

Podstawowym dowodem staje się bowiem umieszczana przez urząd pocztowy na kopercie pieczęć z datą nadania. Jeżeli pieczęć ta jest odbita w sposób uniemożliwiający odczytanie daty, powstają utrudnienia w wykazaniu zachowania terminu.

Ryzyko wystąpienia takich trudności czy niemożliwości wykazania, w jakiej dacie pismo zostało oddane w urzędzie pocztowym, obciąża osobę, która dokonuje wyboru sposobu przesłania pisma (postanowienie SN z 28 września 2000 r., IV CZ 65/00).

Szybciej, ale po terminie

Inaczej rzecz się przedstawia, kiedy pismo zostaje wysłane za pośrednictwem firmy kurierskiej. Czas doręczenia przesyłki będzie z pewnością krótszy niż w przypadku zwykłej poczty, tyle że data nadania nie będzie miała żadnego znaczenia. Decydująca jest data doręczenia.

Potwierdził to SN w postanowieniu z 30 kwietnia 2001 r., I PKN 879/00, wskazując, że oddanie pisma procesowego w przedsiębiorstwie przewozowym nie oznacza zachowania terminu na dokonanie czynności procesowej, jeżeli w terminie pismo nie wpłynie do sądu.

Sąd Najwyższy wyjaśnił, iż przedsiębiorstwo przewozowe pełni jedynie rolę posłańca. Pismo uważa się za wniesione w terminie, jeżeli w terminie wpłynęło do sądu (złożone w biurze podawczym). Jedyny wyjątek od tej zasady dotyczy oddania pisma w polskim urzędzie pocztowym, co jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu (art. 165 § 2 k.p.c.).

Przedsiębiorstwo przewozowe nie jest polskim urzędem pocztowym, a zatem oddanie przez pozwanego kasacji temu przedsiębiorstwu w terminie na jej wniesienie nie może być traktowane jako zachowanie terminu z art. 393

4