Między zamawiającym a wykonawcą powstał spór co do sposobu odwołania i zmiany oferty.
Wykonawca przekazał oświadczenie o odwołaniu poprzedniej oferty w kopercie zawierającej nową. Zamawiający otworzył obie koperty (ze starą i nową ofertą) w tym samym czasie. Stwierdził, że informacja o zmianie nie dotarła do niego w odpowiednim terminie, więc de facto wykonawca złożył dwie oferty.
Podkreślił także, że koperta z oświadczeniem o modyfikacji powinna mieć też dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio: „zmiana" lub „wycofanie". Odrzucił ofertę, powołując się na art. 84 ust. 1 pzp (dotyczy on m.in. wykluczenia oferty niezgodnej z tą ustawą).
Od decyzji odwołał się wykonawca, a Krajowa Izba Odwoławcza (sygnatura akt KIO 2151/12) to uwzględniła.
„Z przepisu art. 84 ust. 1 ustawy – wbrew temu, co twierdzi zamawiający i przystępujący – nie wynika obowiązek informowania zamawiającego oddzielnym pismem o dokonaniu zmiany lub wycofaniu oferty" – oceniła izba. Jest to możliwe także poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia zawartego w drugiej kopercie wraz z nową ofertą.
Izba podkreśla, że zamawiający w praktyce wprowadzają do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia postanowienia o charakterze porządkowo-organizacyjnym, z których wynika wymóg, aby koperta z ofertą zmienioną czy też wycofaną zawierała dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio: „zmiana" lub „wycofanie".
„Jednak niezastosowanie się do tych postanowień nie może skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy – Pzp jako niezgodnej z SIWZ, gdyż przepis ten dotyczy materialnej sfery oferty, nie zaś wymogów formalnych" – wskazała KIO.
