- Pracownik jedzie w jednodniową delegację do Niemiec. Na jego wniosek chcielibyśmy zgodzić się na przejazd jego motocyklem. Czy możemy rozliczyć koszty tej podróży? – pyta czytelnik.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Tylko na taki środek transportu zezwala § 8 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm., dalej rozporządzenie o delegacji zagranicznej).
Zwrot kosztów przysługuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Nie może być ona jednak wyższa, niż określają przepisy wydane na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (DzU z 2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm.). Mamy tutaj do czynienia z węższą konstrukcją niż przy delegacji krajowej.
Paragraf 5 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 336, poz. 1990 ze zm.) dopuszcza, aby pracodawca przystał na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jego własnością.
Postanowienia te powodują, że szef nie może rozliczyć kosztów wyjazdu zagranicznego dla każdego środka transportu. Skoro bowiem prawodawca zdecydował się na taką konstrukcję, wprost wynika, że przy wyjeździe poza granice Polski pracownikowi wolno przemieszczać się jedynie autem osobowym nienależącym do pracodawcy. Tylko taki przejazd da radę rozliczyć zgodnie z rozporządzeniem o delegacji zagranicznej. Dopóki pracownik jedzie po kraju, dopóty możemy mówić o rozliczeniu kilometrów przejechanych motocyklem. W chwili przekroczenia granicy nie wchodzi już w grę „kilometrówka” ani żaden inny sposób rozliczania.
Na ograniczenie to muszą uważać wszyscy pracodawcy, nie tylko ci ze sfery budżetowej, u których ponadto rozliczenie kosztów zagranicznego przejazdu motorem naruszałoby dyscyplinę finansów publicznych. Szef rozliczałby bowiem koszty podróży w sposób bezpośrednio sprzeczny z rozporządzeniem.
Każdy pracodawca musi pamiętać o kwestiach podatkowych i ubezpieczeniowych. Należności za czas podróży służbowej wolne są od podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości określonych w rozporządzeniach o delegacjach. Rozliczenie ryczałtowe każdego przejechanego kilometra motocyklem, gdy szefowi wyraźnie ograniczono wyrażenie zgody jedynie do przejazdu samochodem osobowym, będzie wypłatą świadczeń nieprzewidzianych w rozporządzeniu. Tym samym nie podlegają one zwolnieniom z obciążeń publicznych.
Idzie lepsze
Problem związany z podróżą jednośladem dostrzegł resort pracy.
W najnowszym projekcie rozporządzenia w sprawie wysokości
oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (projekt z 13 lipca 2012 r.) przewiduje się już inną regulację.
Na wniosek pracownika szef będzie mógł się zgodzić na przejazd w delegacji krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pod tym względem nastąpi więc rozsądne zrównanie wyjazdów krajowych i zagranicznych.
