W czasie od maja do czerwca wiele spółek podejmuje działania w celu zatwierdzenia rezultatów ubiegłego roku obrotowego. Odbycie zwyczajnego walnego zgromadzenia w spółce akcyjnej jest obligatoryjne, a brak takiego działania może narazić spółkę na pewne konsekwencje prawne.

Wydaje się, że to dobry moment na przypomnienie nowelizacji kodeksu spółek handlowych dokonanej w sierpniu 2009 r. Po tej nowelizacji organizacja obrad walnego zgromadzenia została wzbogacona o tzw. internetowe walne zgromadzenia. Od tamtej pory walne zgromadzenie może odbywać się na zasadach tradycyjnych obrad lub też poprzez udział w nich przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jakie są potrzeby

Prawie trzy lata funkcjonowania przepisów wskazują, że nowe rozwiązanie nie jest popularne w spółkach akcyjnych. Fakt wprowadzenia do statutu (regulaminu walnego zgromadzenia) postanowień umożliwiających udział akcjonariuszy w tzw. internetowym walnym zgromadzeniu poprzedzony analizą potrzeb spółki, wpływem na jej funkcjonowanie, w szczególności uwzględniając jej słuszny interes i specyfikę prowadzonej działalności, a także uwzględniając potrzeby akcjonariuszy (siedzibę lub miejsce zamieszkania), czy też stan rozproszenia akcjonariatu, jest i tak okolicznością trudną do pokonania dla  większości uprawnionych podmiotów.

Opisywana zmiana miała stanowić okno dla inwestorów zagranicznych, w szczególności spółek, których papiery wartościowe dopuszczone zostały do publicznego obrotu. Ustawodawca, wdrażając przepisy unijne, chciał przekazać spółkom publicznym instrument zachęcający inwestorów zagranicznych do uczestniczenia w polskim rynku kapitałowym.

Możliwość udziału w obradach bez fizycznego stawiennictwa w miejscu obrad miała zaktywizować akcjonariuszy mniejszościowych do śledzenia bieżących spraw spółki. Cele te – z wykorzystaniem omawianego instrumentu – nie zostały  osiągnięte.

Większość spółek argumentuje brak wprowadzenia elektronicznego rozwiązania w swoim statucie okolicznościami natury technicznej, ryzykiem zakłóceń transmisji obrad walnego zgromadzenia. Kodeks spółek handlowych nie przewiduje bowiem jakiejkolwiek regulacji w zakresie skutków wystąpienia zakłóceń uniemożliwiających prawidłowy dalszy udział akcjonariuszy w obradach walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Brak określonych ustawowo konsekwencji w zakresie związanym z odpowiedzialnością za przerwanie elektronicznego dostępu do obrad walnego zgromadzenia. Przyczyna zakłóceń bowiem może leżeć po stronie spółki, jak również być od niej niezależna. Co najmniej te argumenty czynią – na razie – ten instrument nieużytecznym.

Reguły kodeksowe...

Uregulowania kodeksu spółek handlowych nie obejmują kwestii związanych z organizacją tzw. internetowego walnego zgromadzenia, w szczególności kwestii związanych z zasadami prowadzenia obrad, identyfikacji akcjonariusza lub jego pełnomocnika, czy składania sprzeciwu do podjętej uchwały, w szczególności w zakresie postępowania w przypadku wystąpienia zakłóceń w transmisji ze wszystkimi bądź częścią uprawnionych do uczestniczenia w walnym zgromadzeniu.

Pozostawiona bez uregulowania została sytuacja skutków związanych z takim zdarzeniem i jej wpływu na dalsze obrady, a także możliwość zaskarżenia uchwał podjętych bez akcjonariusza, który z przyczyn niezależnych od niego nie mógł dalej brać udziału w obradach, a spółka nie zarejestrowała błędów w komunikacji z nim (np. system elektroniczny uniemożliwił oddanie głosu w postaci e-votingu, proxy votingu).

…i dobre praktyki

Zasady ładu korporacyjnego ujęte w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW przewidują regułę stosowania dobrej praktyki polegającej na umożliwieniu akcjonariuszom od 1 stycznia 2013 r. udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, polegającego na: transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym, dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad, wykonywaniu osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu w toku walnego zgromadzenia.

Jednak z uwagi na obowiązujące Dobre Praktyki zasadę „comply or explain” (tj. stosuj albo wyjaśnij) spółki niewdrażające tej zasady, będą w corocznych sprawozdaniach musiały podawać  powody  niestosowania tej reguły.

Uznać należy, że nowelizacja z 2009 r. była krokiem w dobrym kierunku wobec coraz bardziej postępującej informatyzacji życia codziennego. Jednak ustawodawca pominął bardzo istotne elementy natury praktycznej. Wprowadzone przepisy winny być więc dostosowane tak, aby instytucja elektronicznego walnego zgromadzenia nie pozostała martwym zbiorem przepisów.

—Agata Pastuchow-Brzezińska jest radcą prawnym w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy Agnieszka Krysik jest aplikantem radcowskim w tej kancelarii