Wierzytelność lepiej umorzyć, zanim się przedawni

- W księgach rachunkowych naszej spółki z o.o. mamy kilka starych należności, za które nie możemy uzyskać zapłaty od dłużnika. Analiza jego sytuacji wskazuje, że nie ma szans na ich odzyskanie. Zamierzamy więc umorzyć te kwoty. Czy pozwoli to zaliczyć je do kosztów podatkowych i obniżyć w ten sposób podatek dochodowy od osób prawnych?

– pyta czytelnik.

Niewiele firm nie ma żadnych kłopotów z odzyskaniem swoich należności. Warto więc pamiętać, że przedsiębiorca, który posiada nieuregulowane przez kontrahenta wierzytelności, może je umorzyć. Co prawda wtedy w praktyce nie ma już szans na odzyskanie pieniędzy, ale umorzenie pozwala obniżyć podlegający opodatkowaniu dochód.

Co prawda są też inne rozwiązania pozwalające osiągnąć podobny efekt (odpowiednie uprawdopodobnienie wierzytelności objętych odpisami aktualizującymi lub udowodnienie, w ściśle określony sposób, nieściągalności wierzytelności), ale często są trudniejsze do zastosowania w praktyce. Poza tym są to rozwiązania tymczasowe, a umorzenie definitywnie rozwiązuje problem.

Dłużnik musi się zgodzić

Ustawy o podatkach dochodowych nie definiują pojęcia umorzonej wierzytelności. Trzeba więc sięgnąć do kodeksu cywilnego. Wynika z niego, że wierzytelność jest prawem podatnika i nie ma przeszkód, aby zrzekł się tego prawa. Może to zrobić w każdym momencie, ale aby było to skuteczne, dłużnik musi przyjąć zwolnienie z długu.

Wtedy, zgodnie z art. 508 kodeksu cywilnego dług wygasa. Zgoda dłużnika może mieć różną formę. Najczęściej są to ugoda, zawarty układ lub oświadczenie. Wierzytelność wygasa dopiero, gdy wierzyciel uzyska wiadomość od dłużnika, że przyjął on zwolnienie z długu.

Trzeba się spieszyć

Artykuł 16 ust. 1 pkt 44 ustawy o CIT mówi, że nie zalicza się do kosztów podatkowych umorzonych wierzytelności, z wyjątkiem tych, które uprzednio na podstawie art. 12 ust. 3 tej ustawy zostały zarachowane jako przychody należne. Podobnie wynika z art. 23 ust. 1 pkt 41 ustawy o PIT. To niejedyny warunek.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT nie są kosztem uzyskania przychodu wierzytelności odpisane jako przedawnione. Co to jest przedawnienie? Polega ono na tym, że po upływie terminu określonego w przepisach dłużnik może odmówić spełnienia świadczenia, np. zapłaty należności, podnosząc przed sądem zarzut przedawnienia.

Roszczenie jednak nie wygasa – nadal istnieje, ale po upływie terminu przedawnienia nie można zmusić dłużnika do jego spełnienia (może to jednak zrobić dobrowolnie).

Trzy warunki

Podsumowując, aby skutecznie umorzyć wierzytelność, której dłużnik nie płaci, musi ona spełniać trzy warunki:

- była wcześniej przychodem należnym – chodzi tu o kwotę przychodu, która podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (zdaniem organów podatkowych chodzi więc jedynie o wartość netto wierzytelności, tj. bez podatku VAT, choć Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 22 marca 2011 r., II FSK 1948/09 uznał, że kosztem jest wartość brutto wierzytelności),

- nie uległa przedawnieniu,

- została skutecznie umorzona – wierzyciel posiada oświadczenie dłużnika o przyjęciu przez niego zwolnienia z długu.

Zasady te mają zastosowanie zarówno do wierzytelności krajowych, jak i zagranicznych. Potwierdza to m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 28 lutego 2011 r. (IBPBI/2/423-1742/10/MO).

Dotyczyła ona zwolnienia z części długu zagranicznych spółek zależnych, gdy wierzytelności objęte zwolnieniem przyjętym przez dłużnika nie uległy przedawnieniu. W odpowiedzi czytamy „Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż spółka zamierza umorzyć część wierzytelności spółkom zależnym, aby poprawić ich zdolność płatniczą, a tym samym umożliwić im intensywny rozwój na rynkach zagranicznych.

W tym celu zostanie podpisana między wnioskodawcą a spółkami zagranicznymi umowa spełniająca wymogi art. 508 Kodeksu cywilnego. Ponadto spółka wskazała, iż przedmiotowe wierzytelności zaliczyła uprzednio do przychodów należnych w myśl art. 12 ustawy o ustawy o CIT. (...) umorzone wierzytelności wobec zagranicznych spółek wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 16 ust. 1 pkt 44 ustawy o ustawy o CIT”.

W sytuacji opisanej w pytaniu czytelnika umorzenie wierzytelności,  za które podatnik nie może uzyskać zapłaty, pozwoli na zaliczenie ich do kosztów podatkowych i obniżenie zaliczki na podatek dochodowy. Trzeba jednak mieć na uwadze wskazane warunki.

Terminy przedawnienia

Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, to roszczenia przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą przedawniają się z upływem 3 lat (art. 118 kodeksu cywilnego). W praktyce termin ten często jest krótszy.

To dlatego, że zgodnie z art. 554 kodeksu cywilnego roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się z upływem 2 lat.

Co istotne, terminy przedawnienia roszczeń nie mogą być skracane ani przedłużane przez strony umowy (wszelkie postanowienia w tym zakresie są nieważne).