Wystarczy, że prezes powie na początek: „Oświadczam, że na dziś, na godzinę X zostało zwołane zwyczajne/nadzwyczajne zgromadzenie wspólników spółki pod firmą Y sp. z o.o. z siedzibą w Z, z następującym porządkiem obrad…” (należy odczytać porządek obrad).

Wstępne czynności techniczne

Prezes zarządu (lub inna osoba otwierająca zgromadzenie) powinien dokonać wstępnych czynności technicznych w celu dopuszczenia do głosowania nad wyborem przewodniczącego i protokolanta zgromadzenia wspólników. Zwykle odbywa się to w sposób zwyczajowy. Jednak w razie sporów między wspólnikami zasadnicze może się okazać, kto obejmie funkcję przewodniczącego i np. dopuści do głosowania nad konkretną uchwałą.

Poprawnym sposobem, choć rzadko stosowanym, jest następujący schemat:

- sprawdzenie obecności przez osobę otwierającą zgromadzenie, np. prezesa zarządu (należy poprosić o dowody osobiste wspólników/pełnomocników oraz odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jeżeli wspólnikiem jest podmiot wpisany do rejestru, i zarządzić podpisanie tzw. wstępnej listy obecności (są to czynności wstępne zmierzające do prawidłowego wyłonienia przewodniczącego i protokolanta, bo faktycznego dopuszczenia do udziału w zgromadzeniu wspólników dokonuje przewodniczący);

- ocena pełnomocnictwa;

- stwierdzenie liczby reprezentowanych udziałów.

Na zgromadzeniu wspólników można działać przez pełnomocnika. Należy sprawdzić, czy umowa spółki nie wyłącza tego uprawnienia wspólników. Jeżeli wyłącza, wspólnik musi stawić się osobiście. Pełnomocnictwo powinno zostać przedstawione w oryginale, wystarczy zwykła forma pisemna, nawet jeżeli protokół będzie miał formę aktu notarialnego.

Sprawdź datę na pełnomocnictwie

Uwaga! Praktyka i orzecznictwo sądów traktuje „zasadę oryginału pełnomocnictwa” rygorystycznie. Jako prawidłowe zachowanie przewodniczącego ocenia się niedopuszczenie do udziału w zgromadzeniu pełnomocnika posługującego się kopią czy faksem pełnomocnictwa, gdyż kopia nie jest dokumentem.Od tego rodzaju pełnomocnictwa nie trzeba uiszczać opłaty skarbowej.

Pełnomocnik wspólnika wpisanego do KRS (np. spółki z o.o., akcyjnej lub ułomnej osoby prawnej posiadającej zdolność prawną, tj. spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej) musi przedstawić oprócz pełnomocnictwa również aktualny odpis KRS wspólnika w oryginale. To samo dotyczy osoby reprezentującej takiego wspólnika (np. członka zarządu). Uwaga! Wbrew powszechnemu przekonaniu nie ma przepisu, który określałby okres ważności odpisu z KRS. Faktycznie każdy odpis ukazuje dane widniejące w rejestrze w chwili jego wydania.

Do przewodniczącego należeć więc będzie ocena dopuszczenia pełnomocnika przedstawiającego odpis KRS sprzed kilku miesięcy czy tygodni. W przypadkach wątpliwych, w szczególności przy konfliktach między wspólnikami można już w zawiadomieniu o terminie zgromadzenia wskazać, że należy okazać na zgromadzeniu odpis z KRS wydany nie wcześniej niż np. trzy dni przed datą zgromadzenia. Uwaga! Istotne jest sprawdzenie daty na pełnomocnictwie i odpisie z KRS.

Jeżeli pełnomocnictwo wystawione jest po dacie wydania odpisu z KRS i reprezentacja się zgadza, pełnomocnik może zostać dopuszczony. Jeżeli natomiast pełnomocnictwo jest wystawione z datą wcześniejszą niż aktualny odpis z KRS, to w celu oceny skuteczności udzielenia pełnomocnictwa konieczne jest zażądanie pełnego odpisu z KRS, tak aby móc ocenić reprezentację w dacie sporządzenia pełnomocnictwa, a nie po jego udzieleniu.Nie może być pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników członek zarządu i pracownik spółki, której zgromadzenie dotyczy.

Następnie trzeba przystąpić do wyboru przewodniczącego i protokolanta zgromadzenia wspólników. Funkcje te może pełnić ta sama osoba, chyba że umowa stanowi inaczej.

Przed przystąpieniem do głosowania nad wyborem należy poprosić wspólników o zgłaszanie kandydatur na te funkcje. Zgłoszone kandydatury należy wpisać do protokołu ze wskazaniem wspólników zgłaszających. Osoba, która ma kandydować, musi wyrazić zgodę na kandydowanie. W praktyce dokonuje się tego przez złożenie oświadczenia do protokołu.

Głosowanie nad wyborem przewodniczącego i protokolanta zgromadzenia powinno być tajne,  jest to bowiem głosowanie „osobowe”. Choć w praktyce stosuje się wybór „przez tzw. aklamację”, to jednak nie jest to właściwa forma i w razie sporu może być kwestionowana.

Aby zapewnić tajność głosowania,  należy rozdać karty do głosowania, natomiast aby uniknąć niejasności, należy przeprowadzić osobne głosowanie nad wyborem przewodniczącego i osobne nad wyborem protokolanta zgromadzenia.

Po głosowaniu należy karty  zebrać oraz stwierdzić, ile głosów zostało ważnie, a ile nieważnie oddanych. Z ważnie oddanych głosów: ile było za, ile przeciw, a ile wstrzymało się od głosowania. Jeżeli zgłoszono sprzeciwy co do podjętej uchwały, należy je zapisać w protokole.

Następnie należy odczytać wynik głosowania i stwierdzić, kto został wybrany na przewodniczącego, a kto na protokolanta zgromadzenia.

Wadliwy wybór przewodniczącego zgromadzenia wspólników może skutkować zarzutem nieważności podjętych uchwał, jeżeli wybór przewodniczącego zostanie zaskarżony do sądu. Czytając a contrario tezę do wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 16 listopada 2006 r. (I ACa 562/06, „Rejent” 2006/12/192), niezgodny z prawem wybór przewodniczącego walnego zgromadzenia wspólników nie dyskwalifikuje jego uchwał. Tym bardziej jeśli wyboru takiego nie zaskarżono do sądu.

Lista do podpisu

Następnie przewodniczący zarządza sporządzenie listy obecności (każdy powinien ją podpisać), podpisuje ją i ocenia stawiennictwo i ważność umocowań. Dołącza oryginały pełnomocnictw do księgi protokołów i stwierdza ważność zwołania zgromadzenia wspólników.