Prokura: szczególny rodzaj pełnomocnictwa

Prowadzący działalność gospodarczą w formie jakiegokolwiek podmiotu zbiorowego, muszą liczyć się z tym, że nie zawsze są uprawnieni do jego reprezentowania. Wspólnicy spółek osobowych co do zasady są uprawnieni do działania w imieniu spółki.

Jednak sprawa komplikuje się w przypadku spółek kapitałowych, gdzie funkcję reprezentanta sprawuje zarząd. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków, a do pełnienia ich funkcji mogą być powołane osoby spośród wspólników, jak i spoza ich grona.

Zaufana osoba

W sytuacji gdy spółka osobowa ma wielu wspólników lub zarząd spółki kapitałowej składa się z więcej niż jednego członka, pojawiają się problemy związane np. z tym, że jeden z reprezentantów nie może w danym momencie działać w imieniu podmiotu. Wówczas powoływany jest pełnomocnik, jednak aby zapewnić osobie spoza organu zarządzającego jak najszersze kompetencje, najlepiej ustanowić go prokurentem.

Uwaga!

Zasada, na jakiej opiera się prokura, jest niemalże identyczna jak w przypadku każdego innego pełnomocnictwa – mocodawca udziela prokury osobie, do której ma zaufanie, aby dokonywała czynności prawnych na rzecz i w imieniu reprezentowanego przedsiębiorstwa.

Szeroki zakres

Prokurent i pełnomocnik działają w imieniu i ze skutkami dla reprezentowanego, a swoim zachowaniem mogą wywołać skutki prawne bezpośrednio w sferze prawnej mocodawcy. Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa. Charakteryzuje się znacznie szerszym zakresem uprawnień niż pełnomocnictwo zwykłe oraz ograniczonym kręgiem osób, które mogą ją ustanowić.

Prokurent uprawniony jest do wykonywania czynności zwykłego zarządu oraz przekraczających zwykły zarząd – jedynie dla niektórych czynności niezbędne jest udzielenie prokurentowi pełnomocnictwa szczególnego. Prokurent może także reprezentować mocodawcę przed sądem.

Tymczasem pełnomocnik powoływany jest do podejmowania czynności zwykłego zarządu, bądź tylko do określonych czynności albo czynności jednostkowych, a do występowania przed sądem niezbędne jest już udzielenie pełnomocnictwa procesowego.

Kto może ustanowić

Zgodnie z kodeksem cywilnym prokura może zostać udzielona jedynie przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców – funkcjonującego w ramach Krajowego Rejestru Sądowego, czyli prowadzącego działalność gospodarczą w formie innej, aniżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i spółka cywilna, będąca umową dwóch lub większej ilości przedsiębiorców.

Innymi słowy prokura jest pełnomocnictwem udzielanym przede wszystkim w ramach funkcjonowania spółek handlowych i tych podmiotów, które prowadząc działalność gospodarczą podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców, jak np. spółdzielnie. Jest to więc rodzaj pełnomocnictwa, związany nierozerwalnie z działalnością gospodarczą. Warto także pamiętać, że uprawnienie do ustanowienia prokury pojawia się na każdym etapie działania takich podmiotów, nawet przy ich założeniu i nawet gdy jeszcze nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców.

Kto ma szanse

W przeciwieństwie do „zwykłego” pełnomocnictwa prokurentem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Niedopuszczalne jest udzielenie prokury osobie, która posiada inny tytuł do reprezentowania przedsiębiorstwa udzielającej tego rodzaju pełnomocnictwa.

Nie może być więc prokurentem wspólnik spółki osobowej: jawnej, komandytowej, partnerskiej ani komandytowo-akcyjnej posiadający uprawnienie do reprezentowania spółki, jak też członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej. Prokurentem nie mogą zostać członkowie rady nadzorczych spółek kapitałowych. Mogą nimi być wspólnicy spółek z o.o., akcjonariusze spółek akcyjnych czy komandytariusze spółek komandytowych.

Zgłoszenie do rejestru

Obowiązkiem mocodawcy-przedsiębiorcy jest zgłoszenie do rejestru przedsiębiorców udzielenia i wygaśnięcia prokury. Wpis do rejestru ma jednak charakter deklaratoryjny, co oznacza, że prokura powstaje z momentem jej udzielenia, a nie wpisu do rejestru, co z kolei oznacza, że prokurent może działać w imieniu reprezentanta od dnia jego powołania, pomimo że sąd rejestrowy nie dokonał jeszcze wpisu w rejestrze. Ogłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj, jak i sposób jej wykonywania – w szczególności w przypadku prokury łącznej.

Kto musi się zgodzić

W zależności od przedsiębiorcy, który ustanawia prokurę, konieczne jest przestrzeganie wymogów stawianych wobec dokonania tej czynności prawnej, określonych w przepisach. I tak do ustanowienia prokurenta w spółce osobowej konieczne jest wyrażenie zgody przez wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki. W spółce kapitałowej wymagana jest zgoda wszystkich członków zarządu.

Prokura musi być na piśmie. Prokurent powinien złożyć do akt rejestrowych poświadczony wzór swojego podpisu – składa spółka z wnioskiem o ujawnienie prokury.

W przypadku prokury nie mają zastosowania wymogi co do formy czynności prawnej w związku z formą udzielenia pełnomocnictwa – udzielenie prokury upoważnia prokurenta do dokonywania czynności prawnej nie tylko w formie pisemnej, ale również z datą pewną, z urzędowo potwierdzonym podpisem czy też aktu notarialnego.

Nie ma też wymogu wyrażenia zgody przez prokurenta, gdyż jego powołanie/ustanowienie jest jednostronną czynnością prawną. Ważne jest, aby z oświadczenia wynikało, że mocodawcy chodzi o prokurę, a nie o inny rodzaj pełnomocnictwa.

Do czego umocowanie

Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, czyli de facto wszystkich działań, bez rozróżnienia (jak w przypadku pełnomocnictwa) na prokurę rodzajową, szczególną czy ogólną.

Warunkiem jest, aby czynności te związane były z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, w ramach którego udzielono prokury. Przykładowo w zakresie umocowania prokurenta może leżeć zawarcie umowy sprzedaży, najmu, zlecenia. Prokurent może zawierać umowy o pracę, zaciągać kredyty, zawierać umowy prowadzące do nabycia nieruchomości.

W odróżnieniu od innych pełnomocnictw, prokury nie można ograniczyć ze skutkiem dla osób trzecich, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Wyjątki od tej zasady dotyczą np. udzielenia prokury łącznej lub oddziałowej.

Przykład

Prokurent XY spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zajmującej się działalnością deweloperską, zaciągnął w imieniu wspólnika spółki XY sp. z o.o. kredyt na zakup domu przez wspólnika. Prokurent nie był umocowany do takiej czynności.

Brak ograniczeń dla prokurenta dotyczy wyłącznie czynności wykonywanych w związku z działalnością przedsiębiorstwa. Natomiast te działania, których nie można zaliczyć do czynności związanych z działalnością przedsiębiorstwa, jak np. zawieranie jakiejkolwiek umowy dotyczącej jedynie jednego ze wspólników spółki handlowej i w żadnym stopniu niezwiązanej z działalnością spółki, z pewnością w zakresie uprawnień prokurenta się nie mieści.

Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie lub oddzielnie

Ograniczeniem przedmiotowym prokury, ujętym wyraźnie w ustawie jest zakaz zbywania przedsiębiorstwa, dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz zbywania i obciążania nieruchomości.

Do takich czynności konieczne jest szczególne pełnomocnictwo. Należy pamiętać, że w takim przypadku będą obowiązywać już wymogi co do zachowania formy udzielenia pełnomocnictwa szczególnego odpowiednio do formy czynności prawnej, która ma zostać zawarta przez pełnomocnika. Na przykład jeśli czynność miałaby polegać na sprzedaży nieruchomości, do której zgodnie z przepisami k.c. konieczna jest forma aktu notarialnego, w takiej też formie powinno zostać udzielone pełnomocnictwo.

Prokurent nie ma możliwości przeniesienia wszystkich swoich uprawnień na inna osobę. Może natomiast ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego jej rodzaju.

Dla kilku osób

Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie lub oddzielnie. Oznacza to, że w jednym przedsiębiorstwie może zostać ustanowionych np. trzech prokurentów i, albo każdy z nich będzie miał uprawnienie do indywidualnego podejmowania decyzji i zawierania czynności prawnych, albo będą umocowani do podejmowania tychże działań jedynie wspólnie (łącznie). Rodzaj udzielonej prokury powinien zostać ujawniony w rejestrze przedsiębiorców, analogicznie jak kwestia reprezentacji przez zarząd spółki.

Z ograniczeniem

Prokura oddziałowa to specyficzna forma prokury polegająca na tym, że wprowadza się ograniczenia dla prokurenta do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Oznacza to, że prokurent ma umocowanie do wszystkich działań, ale wyłącznie w ramach działań konkretnego oddziału, wskazanego w treści oświadczenia o ustanowieniu prokury.

Odwołanie i wygaśnięcie

Odwołania prokurenta może dokonać każdy wspólnik spółki osobowej i analogicznie każdy członek zarządu spółki kapitałowej. Może to nastąpić w każdym czasie, a ograniczenie tego uprawnienia w oświadczeniu ustanawiającym prokurę jest niedopuszczalne. Podobnie jak powołanie prokurenta, jego odwołanie ma charakter jednostronnej czynności prawnej.

Konsekwencją odwołania prokury jest jej wygaśnięcie. Jednak prokura może także wygasnąć, mimo braku odwołania. Jest tak w przypadku wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenia jego upadłości, otwarcia jego likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy, a także na skutek śmierci prokurenta. Śmierć przedsiębiorcy czy utrata przez niego zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.

Ustawodawca przewidział także możliwość zwolnienia się z pełnienia funkcji prokurenta przez niego samego, gdyż może on zrzec się prokury. Powinien jednak pamiętać o ewentualnej konieczności rozwiązania tzw. stosunku podstawowego, z którym może wiązać się prokura. Przewiduje się również możliwość odrzucenia prokury, na przykład w sytuacji, gdy została ona ustanowiona bez wiedzy zainteresowanego.