Nakazując pracownikowi wyjazd w delegację, szef powinien dokładnie przemyśleć, dokąd ma on jechać, skąd, kiedy i jakimi środkami transportu. Zbyt ogólnie sformułowane polecenie wyjazdu może bowiem oznaczać dla pracodawcy dodatkowe koszty, a niekiedy również problemy z rozliczeniem czasu pracy.
Musi przy tym przestrzegać zasad i warunków sformułowanych w obu tzw. rozporządzeniach delegacyjnych – ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
- na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Granice podporządkowania
Stosunek pracy opiera się na podporządkowaniu pracownika poleceniom pracodawcy. Podwładny wykonuje pracę pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez szefa.
W tym zakresie musi też wykonywać m.in. polecenia wyjazdu w podróż służbową. Jest to wyjazd poza stałe miejsce pracy pracownika w celu wykonania zadania służbowego.
Uwaga na porozumienia
Pracownik, który zawiera z pracodawcą porozumienie dotyczące świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, pozbawia się jednocześnie prawa do świadczeń za podróż służbową. Sąd Najwyższy podkreślił to m.in. w wyroku z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06).
W uzasadnieniu tego wyroku wskazano, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika niemającego charakteru podróży służbowej. W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem jest właśnie podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą.
W takim wypadku nie stosuje się przepisów o należnościach przysługujących pracownikowi z racji podróży służbowej. Dotyczą one bowiem jedynie delegowania mającego charakter podróży służbowej, tj. delegowania narzuconego podwładnemu w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży.
Ta sytuacja wyklucza zatem kwalifikowanie wyjazdów do tej miejscowości jako delegacji.
Przykład
Szef poleca pracownikowi wyjazd służbowy do miejscowości, w której na podstawie zawartego porozumienia ma świadczyć pracę przez dwa miesiące. Nie ma tu więc mowy o konieczności wypłaty należności przy takiej delegacji.
