Monitorowanie poczty e-mailowej załogi szefowie na ogół uzasadniają tym, że taki nadzór może motywować do lepszego wykorzystania czasu pracy, efektywniejszego wykonywania zadań i sprzyjać poprawie bezpieczeństwa w firmie.

Postrzegają to przede wszystkim jako narzędzie skutecznego zarządzania. Rzadziej natomiast zastanawiają się nad tym, czy i na ile taka praktyka wkracza w podstawowe prawa i wolności obywatelskie pracownika.

Chodzi tu w szczególności o ochronę prywatności, usankcjonowaną w art. 47 i 51 konstytucji oraz w prawie międzynarodowym (art. 17 międzynarodowego paktu praw obywatelskich i politycznych ONZ – DzU z 1977 r. nr 38, poz. 167) i art. 8 konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności (europejska konwencja praw człowieka) z 4 listopada 1950 r. (DzU z 1993 r. nr 6, poz. 284 ze zm., dalej EKPC).

Granice nadzoru

Nie kwestionując, co do zasady, prawa pracodawcy do nadzorowania podwładnego w firmie, należy wyraźnie zastrzec, że ten nadzór ma swoje granice. Jest to o tyle istotne, że wielu szefów przyjmuje w swojej praktyce nadzorczej mylne założenie, że skoro prawo pracy nie reguluje wprost zagadnień związanych z kontrolą pracownika, a szerzej z jego monitoringiem, to można stosować właściwą prawu prywatnemu zasadę, że to, co nie jest zakazane, jest dozwolone.

Wprawdzie w przeszłości padły propozycje wprowadzenia takiej regulacji (rzecznik praw obywatelskich wystąpił w 2007 r. w tej sprawie do ministra pracy), ale przynajmniej w najbliższym czasie nie zanosi się na takie zmiany. Tym bardziej że w odpowiedzi resort podniósł, że pracodawcy nie można odmówić prawa kontrolowania wykonywania pracy, nie wyłączając treści korespondencji służbowej prowadzonej przez pracownika w zakresie obowiązków wynikających z angażu.

Przyjęcie, że dozwolone jest wszystko to, co nie jest zakazane, jest jednak zbytnim uproszczeniem, żeby nie powiedzieć – nadużyciem prowadzącym do traktowania pracodawczych uprawnień kontrolnych jako tych o charakterze absolutnym, czyli wymagającym bezwzględnego podporządkowania fundamentalnych praw pracowniczych. Tak jednak nie jest, o czym przekonuje nie tylko publicystyka prawna, ale przede wszystkim orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka (ETPC). Nie ma bowiem miarodajnej krajowej judykatury.

Nie ma dowolności

Trybunał kilkakrotnie podejmował problematykę nadzoru pracodawcy nad współczesnymi formami komunikacji. W jednym z pierwszych takich orzeczeń (z 25 czerwca 1997 r. w sprawie 20605/92 Hulfort v. Zjednoczone Królestwo) zaznaczył m.in., że mimo przebywania w miejscu pracy pracownika nie można pozbawić prawa do prywatności tylko z tej przyczyny, że jest w pracy.

Jeżeli szef nie ustalił jednoznacznych reguł korzystania ze służbowych urządzeń służących komunikowaniu się, należy przyjąć, że oczekiwanie przez pracownika poszanowania przez pracodawcę jego prywatności jest w pełni zasadne. Z wyraźnym jednak zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadków, gdy między stronami obowiązują odmienne, jednoznaczne ustalenia (np. zakaz komunikowania się w sprawach prywatnych przy użyciu sprzętu służbowego).

W kolejnym orzeczeniu (z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie 62617/00 Copland v. Zjednoczone Królestwo) Trybunał odniósł się m.in. do legalności kontroli elektronicznych narzędzi komunikacji (poczty e-mailowej). Uznał w szczególności, że:

- tzw. uzasadnione oczekiwanie prywatności w miejscu pracy odnosi się do wszelkich narzędzi komunikacji używanych przez pracownika, nie wyłączając poczty e-mailowej,

- monitoring korespondencji e-mailowej pracownika narusza art. 8 EKPC także wtedy, gdy nie obejmuje analizy treści korespondencji i jest ograniczony wyłącznie do badania daty, objętości czy adresatów (nadawców) e-maili,

- dla naruszenia art. 8 EKPC nie ma znaczenia rodzaj wykonywanych przez pracownika obowiązków; zarówno prywatne, jak i służbowe rozmowy czy e-maile mogą bowiem zawierać osobiste informacje i należy traktować je jako integralny element życia prywatnego chronionego tym przepisem,

- używanie przez pracowników służbowych komputerów nie oznacza dorozumianej zgody na ich swobodne kontrolowanie przez pracodawcę.

Jakie wnioski

Mimo dość rygorystycznych (dla pracodawców) wniosków płynących z tych orzeczeń prawo pracodawcy do monitorowania pracownika nie zostało wyłączone. Wolno mu więc zastrzec w sposób wyraźny i jednoznaczny, że należące do niego komputery mogą być wykorzystywane przez pracowników wyłącznie do celów służbowych.

Tak postępuje wiele firm, w szczególności w sektorze finansowym, jasno komunikując załodze obowiązujące zasady. W takich sytuacjach personel nie może podnosić wobec pracodawcy zarzutu, jak miało to miejsce w ostatniej z cytowanych spraw przed ETPC, że prowadząc korespondencję, nie liczyli się z możliwością kontrolowania jej treści.

Pierwszy praktyczny wniosek, jaki się w związku z tym nasuwa, to potrzeba jednoznacznego rozstrzygnięcia przez szefa możliwości prowadzenia korespondencji e-mailowej z użyciem komputerów służbowych. Brak takiego postanowienia (a tak jest u większości pracodawców) czy ewentualna kontrola poczty e-mailowej może spotkać się z zarzutem naruszenia prywatności i roszczeniami pracowników opartymi przede wszystkim na art. 23 i 24 kodeksu cywilnego.

Pracownik musi wiedzieć

Transparentność metod i środków nadzoru nad pracownikiem (w tym nad prowadzoną przez niego korespondencją e-mailową) to niekwestionowana dziś jedna z podstawowych zasad monitoringu. Wiedza pracownika na ten temat jest nieodzownym warunkiem legalnego nadzoru.

Warunkiem, który nie musi być spełniony tylko w sytuacjach skrajnych. Przekonuje o tym stosunkowo nowe orzeczenie – z 2010 r. w sprawie Koepke v. Niemcy (420/07). Zapadło ono na tle następującego stanu faktycznego. W kasie sklepowej obsługiwanej przez skarżącą i jeszcze jedną kasjerkę pracodawca stwierdził niedobór gotówki.

Podejrzewał, że te nieprawidłowości mogą być związane z nieuczciwością jednej z kasjerek. Przy pomocy agencji detektywistycznej zainstalował ukrytą kamerę, która przez dwa tygodnie rejestrowała obraz. Nagranie jednoznacznie wskazywało, że skarżąca kilkakrotnie przywłaszczyła sobie część utargu. Opierając się na tym zapisie, pracodawca dyscyplinarnie zwolnił ją z pracy.

W 2007 r. kasjerka wniosła do ETPC skargę, zarzucając pracodawcy naruszenie art. 8 EKPC, m.in. z uwagi na bezprawne zastosowanie niejawnego monitoringu. Trybunał uznał skargę za niedopuszczalną.

Argumentował, że gdy pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że działalność pracownika jest wymierzona w jego dobro, a zastosowane środki mają na celu wykrycie sprawcy czynu zabronionego bądź zapobieżenie jego skutkom, a cel ten nie może być osiągnięty innymi metodami, to zastosowanie ukrytego monitoringu nie jest nielegalne.

Płynący z tego wniosek sprowadza się do stwierdzenia, że jeżeli pracownik świadomie i niezgodnie z prawem godzi w dobro pracodawcy, nie traci wprawdzie prawa do powoływania się na naruszenie „uzasadnionego oczekiwania prywatności”, ale w bardzo ograniczonym zakresie.

Jak z tego widać, ani prawo monitorowania podwładnego przez szefa, ani pracownicze (a w zasadzie obywatelskie) prawo do ochrony prywatności nie mają charakteru absolutnego. W praktyce trzeba je harmonizować, z jednej strony wyznaczając granice dla monitoringu, z drugiej zaś ochrona prywatności pracownika nie może pomijać potrzeby ochrony podstawowych praw i interesów pracodawcy.

Kontakty służbowe niemal jak rodzinne

Problem monitoringu personelu, w tym kontroli korespondencji e-mailowej, będzie narastał. Nie tylko z powodu potrzeby ochrony coraz bardziej zagrożonych interesów pracodawców i postępu technologicznego, ale także za sprawą towarzyszących zmian społecznych.

Miejsce kontaktów rodzinnych i innych pozasłużbowych powoli zajmują te zawodowe, czasami bardzo zażyłe, niekiedy oparte na autentycznej przyjaźni. Sprawy służbowe zaczynają nieuchronnie przenikać się z prywatnymi. Nieraz sami pracodawcy oczekują od pracowników pewnej bliskości, np. z klientami czy innymi kontrahentami (dla dobra współpracy).

Korespondencja służbowa coraz częściej zawiera informacje ze sfery prywatności. Informujemy się o sprawach rodzinnych, nierzadko bardzo osobistych, przy okazji załatwiania spraw służbowych. Przykładowo handlowiec e-mailem usprawiedliwia klientowi swoje zaniedbanie chorobą, dokładnie ją opisując, ale podstawowa treść listu dotyczy spraw służbowych. Nie da się temu zapobiec.

Skoro tak się dzieje, to pracodawcy powinni zachować pewną powściągliwość w kontrolowaniu poczty e-mailowej pracownika, i to nawet wtedy, gdy dopuszczają użytkowanie sprzętu wyłącznie do celów służbowych.