Czy umowę o pracę wolno zawrzeć za pomocą mejla albo czy można zwolnić za pośrednictwem portalu społecznościowego? A co z aktami osobowymi zatrudnionych? Czy jest zielone światło na to, by miały elektroniczny charakter? Zobaczmy, czy w przepisach prawa pracy jest miejsce na Internet.
Bez parafy ani rusz
Zacznijmy od tego, czy umowę o pracę można zawrzeć mejlowo. Wyobraźmy sobie taką sytuację: firma z siedzibą w Warszawie zatrudnia na stanowisku redaktora osobę z Krakowa. Będzie ona pracowała w domu w formie telepracy. Szef uznał, że nie ma potrzeby, by na podpisanie umowy przyjeżdżała do Warszawy, bo wszelkie formalności zostaną załatwione drogą mejlową. Czy zaprezentowana koncepcja jest słuszna?
Oświadczenie woli można złożyć w każdej formie (także elektronicznej) i przez każde zachowanie, które w dostateczny sposób ujawnia wolę danej osoby. Tak stanowi art. 60 kodeksu cywilnego. Jednak art. 78 § 2 k.c. dodaje, że przy umowach wirtualnych forma pisemna jest zachowana tylko wtedy, gdy oświadczenie o podjęciu lub zakończeniu współpracy jest w odpowiedni sposób podpisane.
Nie chodzi tu o zwykłą parafę, ale o bezpieczny podpis elektroniczny. To samo potwierdza ustawa z 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.).
Stanowi, że tylko dzięki bezpiecznemu podpisowi elektronicznemu oświadczenia woli składane przez Internet wywołują skutki prawne takie same jak dokumenty dostarczone osobiście i opatrzone własnoręcznym podpisem.
Zatem zawarcie umowy o pracę drogą mejlową jest możliwe, ale tylko wtedy, gdy każda ze stron (zarówno pracownik jak i pracodawca) zaakceptuje warunki tego kontraktu elektroniczną parafą. Jeżeli natomiast zatrudniony takiego e-podpisu nie ma (a w większości przypadków tak jest), wówczas umowa o pracę po prostu nie powinna być podpisana w ten sposób.
Nie oznacza to jednak, że stosunek pracy nie zostanie zawarty. Zostanie, jeśli zatrudniony podejmie pracę, a pracodawca w dniu jej rozpoczęcia prześle drogą elektroniczną informację o warunkach zatrudnienia podpisaną e-podpisem.
Art. 29 § 2 k.p. stanowi wyraźnie, że umowa o pracę musi mieć formę pisemną, a jeżeli taka nie zostanie zachowana, to najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zatrudnionemu trzeba przedstawić ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków. Ponadto w ciągu siedmiu dni od zawarcia angażu pracodawca informuje pracownika o:
- obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia,
- wymiarze urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej długości okresu wypowiedzenia angażu,
- układzie zbiorowym pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy, to dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Uwaga!
Przekazanie czterech pierwszych informacji może nastąpić przez wskazanie przepisów
.
Nie wyobrażam sobie żądania, by pracownik zakupił e-podpis na potrzeby kontaktów personalnych z firmą.
W końcu z żadnego przepisu prawa pracy nie wynika, że zatrudniony musi być posiadaczem takiego podpisu. Tym samym nie ma podstawy prawnej, aby go egzekwować.
Utrudnione pożegnanie
Bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie da się także właściwie rozwiązać stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że pracownik może spać spokojnie. Brak e-podpisu spowoduje, że samo wypowiedzenie umowy o pracę będzie skuteczne.
Tylko jego forma będzie wadliwa. Zatem zatrudniony z tytułu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę może się odwołać do sądu pracy z roszczeniem o przywrócenie bądź odszkodowanie.
Tak samo będzie, gdy podpisane wypowiedzenie umowy o pracę szef wyśle faksem. Sąd Najwyższy w uchwale z 2 października 2002 (III PZP 17/02) uznał, że doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma pracodawcy wypowiadającego umowę o pracę jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu przewidzianego w art. 264 § 1 k.p., ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 k.p.
Przy elektronicznych rozstaniach właściwe sygnowanie nie rozwiązuje problemu, bo istnieje jeszcze obawa związana z uzyskaniem potwierdzenia dostarczenia wiadomości do pracownika. Może być przecież tak, że serwer nie dostarczył wiadomości i zwalniany podwładny nie miał możliwości zapoznania się z jej treścią. Czy mimo to można uznać, że doszło do zwolnienia z pracy? Eksperci zaznaczają, że pracownik może wtedy podważać dokonanie wypowiedzenia.
Elektroniczne oświadczenie woli uważa się za złożone z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią. Tak mówi art. 61 § 2 k.c.
W praktyce jednak zatrudniony może próbować udowadniać, że np. ze względów technicznych (awaria serwera) wiadomość do niego nie dotarła.
Dlatego lepiej od razu założyć, że odbiorca dopóty nie zapoznał się z oświadczeniem pracodawcy, dopóki nie otrzymaliśmy potwierdzenia dostarczenia e-maila bądź wiadomości na portalu społecznościowym. Najlepiej też używać tego adresu internetowego, za pomocą którego dotychczas kontaktowaliśmy się z pracownikiem.
Prawnicy potwierdzają, że w praktyce pracodawcy bardzo często wysyłają dwa pisma o rozwiązaniu stosunku pracy: jedno tradycyjnie pocztą, a drugie za pośrednictwem Internetu.
Przywołują tu wyrok SN z 18 stycznia 2007 (II PK 178/06). Z niego wynika, że sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza wymagania wypowiedzenia na piśmie.
Pamiętajmy jednak, aby w ślad za wysłaniem wymówienia pocztą elektroniczną równolegle poszło wypowiedzenie drogą pocztową (czyli zawsze muszą być wysłane w dwóch formach) oraz by oba wypowiedzenia były identycznej treści (to dotyczy także daty sporządzenia).
Tu się natomiast pojawia kolejny ciekawy problem. Mianowicie jak liczyć termin doręczenia, jeśli np. e-mail doszedł 30 czerwca, a list 3 lipca. Ponadto trzeba pamiętać, że gdy się wysyła wypowiedzenie pocztą (zwykłą, mejlową), to nie powinno się wpisywać, że stosunek pracy rozwiąże się określonego dnia, tylko że z upływem np. trzech miesięcy od daty skutecznego doręczenia.
W przeciwnym razie wypowiedzenie może być wadliwe, jeżeli np. pracodawca założył, że pracownik dostanie wiadomość elektroniczną jeszcze w czerwcu (i wpisał jako datę rozwiązania koniec września), a tymczasem pracownik odebrał mejla w lipcu.
Tylko w załączniku
Podpisując bądź wypowiadając umowę o pracę, pamiętajmy o jednym: treść takiego oświadczenia woli musi być załącznikiem do mejla lub wiadomości wysyłanej za pośrednictwem np. facebooka.
Podpisu elektronicznego nie da się bowiem zastosować bezpośrednio w treści wiadomości. Wynika to z przyczyn technicznych.
Dla ilu osób i za jaką cenę
Z bezpiecznego podpisu elektronicznego może skorzystać tylko jedna osoba. Zgodnie bowiem z art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym jest on:
- przyporządkowany wyłącznie do osoby, która go składa,
- sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
- powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Dlatego w firmach, w których sprawy pracowniczo-zusowskie leżą w gestii kilku osób, bezpieczny podpis elektroniczny trzeba kupić dla każdej z nich.
Jeśli natomiast chodzi o sam wydatek, to oczywiście wszystko zależy od zasobności portfela. W praktyce cena bezpiecznego podpisu dla jednej osoby netto kształtuje się następująco:
- na rok ok. 250 zł – 260 zł, w zależności od wykorzystywanego urządzenia,
- na dwa lata 300 zł – 310 zł, w zależności od wykorzystywanego urządzenia,
- odnowienie 95 zł albo 195 zł, odpowiednio na rok albo dwa lata,
- wyrobienie certyfikatu na nowo, gdy w odpowiednim czasie nie został odnowiony – 129 zł na rok i 165 zł na dwa lata.
Komentuje Sławomir Paruch, radca prawny, partner w kancelarii Sołtysiński, Kawecki i Szlęzak
Umowa o pracę zawarta bez zachowania właściwej formy pisemnej, w tym bez podpisu elektronicznego, jest ważna, choć wadliwa. Mimo wady powoduje skuteczne nawiązanie stosunku pracy. Jeżeli jej treść jest określona pismem, tak jak to ma miejsce w korespondencji mejlowej, to konsekwencje niezachowania formy będą znikome lub nawet żadne.
Zwracam bowiem uwagę, że art. 281 k.p., sankcjonujący wykroczenia, odnosi się do niepotwierdzenia umowy na piśmie, a nie wspomina o braku formy pisemnej.
Tym samym korespondencja mejlowa, dokonana przecież przy użyciu pisma (choć bez zachowania formy pisemnej, jeżeli nie jest opatrzona podpisem elektronicznym), wydaje się spełniać wymóg pisemności.
