Można za darmo korzystać z infrastruktury zleceniodawcy

- Zawarliśmy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą umowę, w ramach której będzie ona administrowała nieruchomościami, których jesteśmy właścicielem. Część z nich wynajmujemy na cele biurowe i m.in. sprawami związanymi z prezentowaniem oferty do wynajmu, przygotowywaniem umów, opieką nad umowami oraz rozpoznawaniem rynku będzie się zajmowała wspomniana osoba.

Ustaliliśmy stałe wynagrodzenie miesięczne za całokształt czynności, jakie będą musiały być wykonane w związku z umową. Czy nie powinniśmy ustalić wynagrodzenia, jakie usługodawca uiszczałby nam w związku z używaniem do pracy naszych pomieszczeń i naszego sprzętu (np. telefonu, komputera, faksu), tak aby żadna ze stron umowy nie poniosła jakichkolwiek negatywnych skutków podatkowych (nie przewidujemy, aby świadczeniodawca otrzymał pomieszczenie czy jakiś sprzęt biurowy do wyłącznego użytku)?

Moim zdaniem w opisanej sytuacji nie ma potrzeby nie tylko ustalania wynagrodzenia za korzystanie z infrastruktury biurowej zleceniodawcy, ale nawet nie widzę potrzeby regulowania tego  odrębnie w umowie. Korzystanie z infrastruktury jest bowiem faktycznie nierozerwalnie związane z prawidłowym wykonywaniem umowy w jej podstawowym zakresie.

Nie wystąpi tutaj na dodatek nawet możliwość używania składników majątkowych firmy na potrzeby osobiste osoby z nią współpracującej. Korzystać ona będzie z infrastruktury tylko przy okazji pobytu w pomieszczeniach zleceniodawcy i zapewne wyłącznie w razie zaistnienia takiej konieczności.

Trudno zatem uznać, że jeżeli nie zapłaci za możliwość prawidłowego wykonywania umowy, uzyska nieodpłatne świadczenie, czy  że zleceniodawca utraci możliwość używania pomieszczeń i urządzeń na własne potrzeby (a w konsekwencji możliwość zaliczania związanych z nimi kosztów do kosztów uzyskania przychodów).

Przecież aby ktoś prawidłowo wykonał dla firmy zlecenie dotyczące jej majątku, musi mieć dostęp do wielu informacji dotyczących tego majątku, a uzyskać je może korzystając właśnie z infrastruktury firmy (pomieszczeń, oprogramowania, dokumentów).

Takie też stanowisko zajmują organy podatkowe. Przykładowo w piśmie Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 czerwca 2010 (ITPB2/415-337/10/RS) czytamy: „infrastruktura przedsiębiorstwa spółki (w tym komputery, telefony, samochody, pomieszczenia biurowe wraz z ich wyposażeniem), którym zarządza prezes zarządu, nie jest  przez niego wykorzystywana dla jego celów osobistych (jest wykorzystywana do celów służbowych).

Wnioskodawca otrzymując możliwość korzystania z samochodu, komputera, telefonu lub innego składnika majątkowego, udostępnionego przez zarządzaną spółkę, jednocześnie zobowiązany jest do wykonywania określonych czynności (zadań) w imieniu i na rzecz spółki.

Wobec powyższego (...) nie uzyskuje przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ani z tytułu udostępnienia przez spółkę przedmiotowych składników majątkowych, ani z tytułu pokrycia kosztów eksploatacyjnych (związanych z nabyciem paliwa do samochodu, usług telekomunikacyjnych...), ani też usług sekretarskich.

Natomiast w przypadku wykorzystywania przez menedżera np. samochodu dla celów prywatnych i ponoszenia kosztów takiego korzystania w całości lub w części przez spółkę wnioskodawca uzyskiwałby nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia (...)”.

Identyczne są wnioski  z interpretacji  Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 grudnia 2010 (ILPB3/423-767/10-2/GC): „spółka zamierza zawrzeć umowy o współpracy (umowy o świadczenie usług) z odrębnymi podmiotami – osobami fizycznymi, prowadzącymi działalność gospodarczą w zakresie usług handlowych, marketingowo-promocyjnych, szkoleniowych oraz pośrednictwa handlowego w sprzedaży.

Zgodnie z zapisami umowy zleceniodawca będzie ponosił koszty związane z korzystaniem przez zleceniobiorcę z majątku spółki (biurka, komputera, samochodu i telefonu komórkowego). (…)

Zleceniobiorca nie będzie mógł korzystać z majątku spółki w celach innych niż związane z realizacją zleceń określonych w umowie, a na skorzystanie z samochodu będzie musiał każdorazowo uzyskać zgodę zleceniodawcy. Ponadto spółka będzie wypłacać tym podmiotom wynagrodzenie w wysokości ustalonej

w umowach, które składać się będzie z dwóch elementów: stałej kwoty określonej w umowie oraz prowizji, uzależnionej od wielkości obrotu, na danej marce zrealizowanego w danym okresie przez spółkę. (...)

Należy stwierdzić, że spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na:

- wynagrodzenia zleceniobiorcy,

- udostępnienie majątku spółki zleceniobiorcom w celu realizacji zleceń”.