W obrocie gospodarczym, szczególnie w obrocie międzynarodowym przedsiębiorcy niejednokrotnie korzystają z dokumentów sporządzonych za granicą.
Tego rodzaju dokumenty oprócz tłumaczenia przysięgłego na język polski wymagają dalszych procedur w Polsce, aby mogły stać się częścią obiegu prawnego w ramach danej transakcji.
Teoretycznie, zgodnie z dyspozycją art. 1138 kodeksu postępowania cywilnego, zagraniczne dokumenty urzędowe mają moc dowodową na równi z polskimi. Niemniej dokumenty, które są dokumentami prywatnymi, wymagają wspomnianej legalizacji.
Zwolnienia i wyjątki
Zwolnione z obowiązku legalizacji są dokumenty pochodzące z państw sygnatariuszy umowy dwustronnej lub wielostronnej, której stroną jest także Polska. Umowy takie lub konwencje przewidują zwolnienie z legalizacji dokumentów objętych zakresem danej umowy lub też przewidują uproszczoną formułę legalizacyjną.
Jakie umowy
Polska jest stroną umów między innymi z Austrią, Rosją, Ukrainą i Włochami, zwalniającą z legalizacji dokumentów w różnym zakresie przedmiotowym, w zależności od ustaleń konkretnej umowy.
Ponadto Polska jest stroną różnego rodzaju konwencji znoszących wymóg legalizacji, takich jak europejska konwencja o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych z 7 czerwca 1968 podpisana w Londynie, konwencja nr 17 w sprawie zwolnienia od legalizacji niektórych aktów i dokumentów sporządzona w Atenach 15 września 1977 (tzw. konwencja ateńska) czy też konwencja o doręczaniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych sporządzona w Hadze w 1965 r.
Na mocy konwencji ateńskiej, której stroną jest Polska, z wymogu legalizacji zwolnione są dokumenty pochodzące z obiegu prawnego pomiędzy Polską i na przykład Austrią, Francją, Hiszpanią, Holandią, Luksemburgiem, Portugalią, Turcją czy Włochami.
Trzy rodzaje klauzul
Jeżeli dokument urzędowy nie jest zwolniony z obowiązku legalizacyjnego na mocy umów dwustronnych lub konwencji, wymagana jest jego legalizacja. Istnieją trzy rodzaje klauzul legalizacyjnych w zależności od rodzaju dokumentu:
- legalizacja pełna, w której konsul potwierdza autentyczność podpisu, pieczęci urzędowej oraz zgodność dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia; wymagana jest tylko przy niektórych rodzajach dokumentów, takich jak akty notarialne czy akty stanu cywilnego,
- legalizacja skrócona, w której konsul potwierdza, że dokument został wydany zgodnie z prawem miejsca jego wystawienia,
- stwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci urzędowej złożonej na danym dokumencie.
Jaka forma
Apostille to poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie, umożliwiające legalne użycie tego dokumentu w innym państwie.
Apostille sporządzane jest według wzoru, który stanowi załącznik do konwencji haskiej, będącej podstawą prawną zastosowania apostille w obrocie prawnym (konwencja haska z 1961 roku o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych).
Apostille ma formę adnotacji (czasem także dużej pieczęci) dokonywanej na dokumencie załączanym do dokumentu, który ma być poświadczony, stwierdzającej legalność jego pochodzenia.
Organy wystawiające apostille w krajach sygnatariuszach konwencji haskiej mają obowiązek rejestracji apostille nadawanego przedkładanym do niego dokumentom. W większości krajów europejskich organem formalnie wydającym apostille są ministerstwa spraw zagranicznych, które zazwyczaj delegują ich nadawanie lokalnym urzędom.
Według konwencji haskiej apostille otrzymać może jedynie dokument urzędowy, tzn. dokument pochodzący od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń, dokumenty administracyjne, akty notarialne, urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub jego istnienie w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
Są to więc dokumenty najczęściej wykorzystywane w prywatnym obrocie gospodarczym pomiędzy przedsiębiorcami.
Apostille nie nadaje się dokumentom sporządzonym przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, dokumentom administracyjnym dotyczącym bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych. Te dokumenty wymagają odpowiedniej legalizacji przez konsulaty.
Ile kosztuje
Oczywiście, jak każda czynność urzędowa, także nadanie apostille związane jest z określonymi opłatami administracyjnymi. Wysokość opłaty za wydanie apostille różni się w zależności od kraju. W Polsce wysokość takiej opłaty skarbowej dla dokumentów polskich przeznaczonych do obrotu zagranicznego wynosi 60 zł.
Przykładowo ta opłata we Włoszech wynosi ok. 15 euro. Jeśli chodzi o legalizację konsularną wysokość opłat za taką legalizację określana jest każdorazowo przez konsulat obcego państwa w Polsce i wynika z tabeli opłat konsularnych stosowanych przez dany kraj.
Wysokość opłaty skarbowej za legalizację dokumentu przez konsulat Polski za granicą zależy od typu dokumentu, który jej podlega. Na przykład w konsulacie polskim w Austrii legalizacja dokumentu kosztować będzie przedsiębiorcę 30 euro, natomiast legalizacja i uwierzytelnienie dokumentu (tzw. pełna legalizacja) to już 48 euro.
Uwaga!
Najdroższa jest legalizacja i uwierzytelnianie dokumentu zawierającego pełnomocnictwo do czynności prawnej przenoszącej własność nieruchomości, prawo użytkowania wieczystego, które kosztować będzie 120 euro.
Jak widać, nie są to bardzo wysokie opłaty, niemniej przy planowaniu jakiejkolwiek transakcji międzynarodowej także i te opłaty należy brać pod uwagę. Oprócz odpowiedniego przygotowania kosztowego należy wziąć także poprawkę na czas konieczny do załatwienia procedur legalizacyjnych, który różni się w zależności od rodzaju procedury i kraju jej przeprowadzania.
Autorka jest partnerem zarządzającym w Kancelarii prawnej e|n|w|c
Czytaj również:
Zobacz serwis:
