Każda kontrola przeprowadzana w firmie oznacza mniejsze lub większe zakłócenia w jej funkcjonowaniu. Ograniczeniu ich do minimum służą przepisy rozdziału 5 ustawy z 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej.

Ustalają one nie tylko procedury prowadzenia kontroli działalności przedsiębiorcy, ale także konstytuują zasady ochrony przedsiębiorców przed nadmiernymi uciążliwościami związanymi z różnymi inspekcjami.

Musi być świadek

Ogólną zasadą jest, że czynności kontrolne mogą być dokonywane tylko w obecności kontrolowanego, czyli przedsiębiorcy, którego działalność gospodarcza podlega kontroli, lub osoby przez niego upoważnionej.

Kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli (czynność ta nie jest tożsama z ustaleniem pełnomocnictwa), w szczególności w czasie jego nieobecności.

Oczywiście tej czynności należy dokonać odpowiednio wcześniej, z pewnością przed rozpoczęciem kontroli.

Najlepiej, gdy przedsiębiorca ma gotowe upoważnienie, które zostało wydrukowane, podpisane i spokojnie czeka w segregatorze.

Powyższych zasad nie stosuje się, gdy:

- ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;

- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 o ochronie konkurencji i konsumentów;

- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Druga i ostatnia z tych przesłanek mają charakter niedookreślony. Dlatego organ, który się na nie powołuje, jest zobowiązany do wyczerpującego uzasadnienia swojego działania.

W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej albo niewykonania przez kontrolowanego obowiązku ustanowienia osoby, która będzie go reprezentować w czasie kontroli, czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności innego pracownika, o którym mowa w art. 97 ustawy z 23 kwietnia 1964 Kodeks cywilny.

Chodzi tu o osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytywaną w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa.

Czynności kontrolne mogą też być wykonywane w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę. Niedopuszczalna jest więc sytuacja, w której działalność przedsiębiorcy jest sprawdzana przez np. trzech kontrolerów, a jeden z nich ma być świadkiem czynności.

Miejsce i czas

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego.

Dopiero za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli.

Przykład

Przedsiębiorca prowadzi sklep spożywczy otwarty od 7 do 18 od poniedziałku do piątku.

Tak więc czynności kontrolne na przykład inspekcji handlowej nie mogą być w sklepie dokonywane poza godzinami jego otwarcia.

Nie można też ich prowadzić w sobotę.

Bez zakłóceń

Czynności kontrolne muszą być prowadzone w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. Zakłócenie nie musi być wynikiem łamania prawa przez kontrolujących, może wynikać np. ze stanu faktycznego.

Ponadto, jeżeli organ kontroli nie wykaże związku przyczynowego między podjęciem określonych działań kontrolnych a celem i przedmiotem kontroli, przedsiębiorca ma podstawę do złożenia sprzeciwu wobec działań kontrolującego.

Skuteczny sprzeciw

Przedsiębiorca może wnieść sprzeciw, jeżeli uzna, że czynności kontrolne są prowadzone z naruszeniem:

- przepisów dotyczących legitymowania się pracowników organu kontroli,

- zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli w tym samym czasie lub

- zasady ograniczenia czasu kontroli.

Sprzeciw przedsiębiorca wnosi na piśmie do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. Sprzeciw musi być przez przedsiębiorcę uzasadniony i może być wniesiony nie później niż w terminie trzech dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych przez organ kontroli, którego sprzeciw dotyczy, z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu jego rozpatrzenia.

Organ kontroli w terminie trzech dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu wydaje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub o kontynuowaniu czynności kontrolnych.

Na to postanowienie przedsiębiorcy przysługuje zażalenie w terminie trzech dni od dnia otrzymania postanowienia. Jego rozstrzygnięcie następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia jego wniesienia. Sprzeciw nie może być wniesiony, gdy przeprowadzenie danej kontroli jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Nie więcej niż jedna

Co do zasady niedopuszczalne jest, aby w tym samym czasie została podjęta i była prowadzona więcej niż jedna kontrola działalności przedsiębiorcy.

Reguła ta nie ma zastosowania, gdy:

- kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;

- przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;

- kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym;

- ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;

- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

- kontrola odbywa się w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z 16 lutego 2007 o ochronie konkurencji i konsumentów;

- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą w więcej niż jednym zakładzie lub innej wyodrębnionej części swojego przedsiębiorstwa, to omawiana zasada ma zastosowanie tylko do tego zakładu lub części firmy, czyli w przypadku gdy jedno przedsiębiorstwo prowadzi trzy sklepy, to w każdym z nich może być prowadzona kontrola w tym samym czasie.

Przykład

W osiedlowym sklepie spożywczym zatrudnione są dwie kobiety. Przedsiębiorca prowadzący sklep jest właśnie kontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy pod kątem legalności zatrudnienia pracowników.

Do czasu zakończenia inspekcji niedopuszczalne jest rozpoczęcie kontroli przez stację sanitarno-epidemiologiczną pod kątem prawidłowości przechowywania towaru na zapleczu i w magazynie.

Ograniczenia czasowe

Czas trwania wszystkich kontroli jednego organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

- w mikroprzedsiębiorstwach 12 dni roboczych;

- w małych przedsiębiorstwach 18 dni roboczych;

- w średnich przedsiębiorstwach 24 dni roboczych;

- w dużych przedsiębiorstwach 48 dni roboczych.

Limity te dotyczą także prowadzenia kontroli działalności spółki cywilnej (mimo że przedsiębiorcą jest każdy z uczestników spółki).

Zasada ograniczenia czasu trwania kontroli nie ma zastosowania w takich samych przypadkach (podanych wyżej), kiedy dopuszczalna jest więcej niż jedna kontrola w tym samym czasie.

Dodatkowo ograniczenia czasowe nie obowiązują, gdy kontrola dotyczy podmiotów, którym na mocy odrębnych przepisów właściwy organ wydał decyzję o uznaniu prawidłowości wyboru i stosowania metody ustalania ceny transakcyjnej między podmiotami powiązanymi – w zakresie związanym z wykonaniem tej decyzji.

Trochę dłużej

Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe z przyczyn niezależnych (niestety, ustawodawca nie dookreślił jakich) od organu kontroli i wymaga uzasadnienia na piśmie.

Jest dopuszczalne także wtedy, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w razie ujawnienia niezłożenia deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Rażące naruszenie prawa

Trzeba pamiętać, że gdy wyniki kontroli wykażą rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, dopuszczalna jest kolejna kontrola w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym.

Czas jej trwania nie może przekraczać siedmiu dni i nie jest wliczany do wskazanych wyżej limitów podanych w dniach roboczych. Czas trwania kontroli jest określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, istnieje także obowiązek wpisania daty podjęcia i zakończenia kontroli w książce kontroli.

Organ kontroli może, po pisemnym zawiadomieniu przedsiębiorcy, przerwać kontrolę na czas niezbędny do przeprowadzenia badań próbki produktu lub próbki kontrolnej, jeżeli jedyną czynnością po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu. Czasu przerwy nie wlicza się do limitów czasu trwania kontroli.

Komentarz

Dwie ostatnie nowelizacje ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (z 2008 r.) wyraźnie poprawiły sytuację prawną przedsiębiorców.

Pierwsza z nich umożliwiła zawieszanie wykonywania działalności gospodarczej (co jest szczególnie ważne, gdy przedmiot działalności firmy ma charakter sezonowy) i rozszerzyła zakres wiążących interpretacji na wszystkie daniny publiczne.

Druga wprowadziła zasadnicze zmiany, jeśli chodzi o prowadzenie kontroli działalności przedsiębiorców. Zasady z rozdziału 5 ustawy są dobrze skonstruowane i rzeczywiście chronią przedsiębiorców przed nadużywaniem prawa. Tyle że poszczególne organy kontroli, powołując się na swoje ustawy branżowe, nie stosowały się do nich.

Ponadto nie było przeszkód, aby zdobyte w toku kontroli informacje wykorzystać przeciwko przedsiębiorcy nawet wtedy, gdy czynność ta została dokonana z naruszeniem prawa.

Druga nowelizacja ustawy zlikwidowała te problemy, a jednocześnie wprowadziła instytucję sprzeciwu, i praktyka pokaże, czy będzie to silna broń przedsiębiorców.

Piotr Rogowiecki, p.o. dyrektora departamentu dialogu społecznego Pracodawców RP

Czytaj też:

 

Zobacz

»

Dobra Firma

»

Firma

»

Kontrola w firmie