Dialog konkurencyjny w zamówieniach publicznych

Dialog konkurencyjny jest możliwy do zastosowania tylko po spełnieniu przesłanek, których, podobnie jak w innych trybach, nie wolno interpretować rozszerzająco.

Wskazano je w art. 60b  prawa zamówień publicznych. Zgodnie z nim zamówienia w trybie dialogu konkurencyjnego można udzielić, jeżeli zachodzą łącznie następujące okoliczności:

- nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, ponieważ ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia nie można opisać przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 i 31 pzp lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia;

- cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

W grę wchodzą więc  najbardziej skomplikowane zlecenia, przede wszystkim te, w których zamawiający nie jest w stanie sam opisać przedmiotu zamówienia. Chodzić może np. o nowatorskie i rozbudowane projekty infrastrukturalne czy tworzenie dużych sieci komputerowych.

Drugą przesłanką, na którą można się powołać, są szczególne uwarunkowania prawne lub finansowe.

Jak widać, dialog konkurencyjny można zastosować tylko w szczególnych sytuacjach. Dlatego też w minionym roku udzielono w tym trybie tylko 0,3 proc. zamówień. Sam fakt, że zamawiający kładzie nacisk na innowacyjne rozwiązania, nie zawsze wystarczy. Łatwiej, zwłaszcza przy zamówieniach poniżej progów unijnych, skorzystać mu wówczas z negocjacji z ogłoszeniem.

Kwalifikacje wykonawców

Dialog konkurencyjny jest postępowaniem kilkuetapowym. Rozpoczyna je publikacja ogłoszenia. Obowiązują tu ogólne zasady: przy zamówieniach o wartości poniżej progów unijnych są umieszczane w Biuletynie Zamówień Publicznych, przy droższych  w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Oprócz zwykłych informacji, np. na temat warunków i opisu sposobu ich spełnienia czy terminu składania wniosków, zamawiający musi zawrzeć w ogłoszeniu dodatkowe informacje.

Ponieważ tryb ten jest stosowany przede wszystkim wówczas, gdy nie można opisać przedmiotu zamówienia, należy wskazać opis potrzeb i wymagań, który umożliwi przedsiębiorcom przygotowanie się do negocjacji. Wiedząc, czego potrzebuje zamawiający, będą mogli mu zaproponować najlepsze rozwiązania.

Jeśli zamawiający przewiduje nagrody dla wykonawców, którzy podczas dialogu przedstawią rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, to informacja o tym również musi znaleźć się w ogłoszeniu. Nagrody takie mogą być dodatkową motywacją dla przedsiębiorców.

Uwaga! Zamawiający ma prawo poinformować bezpośrednio wybranych przedsiębiorców o rozpoczęciu dialogu konkurencyjnego. Nie może to jednak nastąpić przed umieszczeniem ogłoszenia w BZP lub przekazaniu go do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Podobnie jest z ogłoszeniami publikowanymi w prasie – nie mogą ukazać się wcześniej niż w oficjalnych publikatorach.

W ogłoszeniu musi też być podany termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu. Przy jego wyznaczaniu mają zastosowanie przepisy dotyczące przetargu ograniczonego (art. 49 pzp).

W ogłoszeniu zamawiający określa, jaką liczbę wykonawców zamierza dopuścić do dialogu. Zgodnie z przepisami nie może być ich mniej niż trzech (przy zamówieniach poniżej progów unijnych) oraz nie mniej niż pięciu (przy zamówieniach od wartości progów unijnych).

Górnej granicy nie ma, a więc tylko od woli zamawiającego zależy, czy zaprosi pięciu czy nawet dwudziestu wykonawców. Ponieważ dialog konkurencyjny praktycznie nie dotyczy postępowań poniżej progów unijnych (wówczas dużo łatwiej zastosować negocjacje z ogłoszeniem), dlatego w zdecydowanej większości  zapraszanych wykonawców nie może być mniej niż pięciu.

Jeśli więcej wykonawców złożyło wnioski i spełniło graniczne warunki, zamawiający ocenia, kto spełnia je lepiej. Podobnie jak w przetargu ograniczonym czy negocjacjach z ogłoszeniem odpowiednio punktuje spełnianie warunków, zgodnie z tym co określił w ogłoszeniu. Do dalszego etapu są dopuszczane te firmy, które otrzymają najlepszą punktację za spełnianie warunków.

Przepisy nie określają, co dzieje się w sytuacji, gdy jest tylko jeden zainteresowany udziałem w dialogu konkurencyjnym. Skoro nie ma regulacji, która by to wykluczała, można przyjąć, że nawet gdy tylko jeden przedsiębiorca złoży wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, może się ono toczyć.

W poszukiwaniu nowych rozwiązań

Zakwalifikowanych wykonawców zamawiający zaprasza we wskazanym terminie do prowadzenia dialogu. W praktyce są to rozmowy zamawiającego z przedsiębiorcami, chociaż ze względu na skomplikowany charakter materii najczęściej są one poparte odpowiednimi dokumentami.

To właśnie dzięki tym rozmowom zamawiający ma szansę się zorientować, jakie są sposoby na zrealizowanie jego potrzeb. Podczas dialogu może poznać rozwiązania, o których ze względu na ich innowacyjny lub nowatorski charakter mógł zwyczajnie nie wiedzieć.

Uwaga!

Wszelkie informacje techniczne i handlowe przekazywane w czasie dialogu są poufne. Zamawiający nie ma prawa zdradzić innej firmie, czego dowiedział się od poprzedniej, z którą prowadził rozmowy.

Dialog trwa tak długo, aż zamawiający uzna, że jakieś rozwiązanie czy rozwiązania najbardziej odpowiadają jego potrzebom. Co więcej, w trakcie  dialogu (ale przed zaproszeniem do składania ofert) ma prawo dostosować swe wymagania do uzyskanych informacji. Sprawia to, że ten tryb jest dużo bardziej elastyczny od negocjacji z ogłoszeniem.

Zamawiający ma większą możliwość reagowania na informacje przekazywane mu przez przedsiębiorców. Musi jednak pamiętać o naczelnej zasadzie udzielania zamówień publicznych: zachowaniu uczciwej konkurencji. Nie może więc zmienić wymagań w taki sposób, że w sposób oczywisty i nieuzasadniony będą one faworyzowały jednego wykonawcę.

Składanie ofert

Po przeprowadzeniu dialogu zamawiający sporządza specyfikację istotnych warunków zamówienia (a w zasadzie dostosowuje ją do tego, czego dowiedział się podczas rozmów z wykonawcami) i przekazuje ją wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert.

Uwaga!

Na tym etapie niedopuszczalna jest zmiana kryteriów oceny ofert. Prowadziłaby ona do konieczności zmiany ogłoszenia, a więc rozpoczynania całej procedury od nowa.

W odpowiedzi na zaproszenie  w wyznaczonym przez zamawiającego terminie wykonawcy składają oferty. Te są oceniane pod kątem zgodności ze specyfikacją i na podstawie wskazanych wcześniej kryteriów.

Jakie kryteria można zastosować

Przepisy wymagają, aby przy dialogu konkurencyjnym stosować także inne kryteria oceny ofert niż cena.

Jest to jak najbardziej uzasadnione, bo chodzi o skomplikowane zamówienia, przy których nowatorskie podejście a nie cena może być kluczowe.

Prawo zamówień publicznych pozostawia tu wolny wybór zamawiającemu, o ile oczywiście jest w stanie wykazać, że przyjęte przez niego kryteria mają uzasadnienie w przedmiocie zamówienia, a nie służą wyłącznie dyskryminowaniu niektórych przedsiębiorców.

Art. 91 ust. 2 pzp wskazuje niektóre dopuszczalne kryteria. Są to m.in. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. Katalog ten jest jednak otwarty i zamawiający ma prawo, a nawet powinien dostosować go do swych potrzeb.