Poufność w sądach polubownych

Poufność, oprócz szybkości, fachowości oraz niższych kosztów postępowania, jest powszechnie wymieniana jako zaleta arbitrażu w stosunku do postępowania przed sądami powszechnymi.

Natomiast dla przedsiębiorców uwikłanych w spór często kluczową kwestią jest utrzymanie w tajemnicy już samego faktu prowadzenia przez nich procesów, a tym bardziej wyłączenie jawności rozprawy czy nieupublicznianie wyroku.

Poufność arbitrażu nie jest w żaden sposób unormowana w prawie krajowym. Kodeks postępowania cywilnego w części dotyczącej sądu polubownego milczy na ten temat. W związku z tym poufność postępowania przed sądami polubownymi w Polsce nie jest regułą i jeżeli strona postępowania jest szczególnie zainteresowana utrzymaniem sporu w tajemnicy, powinna w tym celu podjąć stosowne kroki już w momencie zawierania zapisu na sąd polubowny.

Jak zatem zapewnić poufność postępowania przed sądem polubownym w Polsce?

Już w zapisie na sąd polubowny, w którym przedsiębiorcy decydują się na rozstrzyganie przez sąd polubowny sporów między nimi wynikłych na tle określonego stosunku prawnego, strony mogą uzgodnić, że taki ewentualny spór będzie miał poufny charakter.

Trybunał arbitrażowy, działający na podstawie i w zakresie określonym w zapisie, będzie takim postanowieniem związany.

Nie wszystkie regulaminy stałych sądów arbitrażowych zakładają poufność postępowania. Wiele z nich jasno stanowi o wyłączeniu jawności rozprawy czy też o możliwości publikacji wyroku wyłącznie za zgodą stron.

Jeżeli zatem poufność postępowania jest dla stron istotna, należy jeszcze w momencie wybierania regulaminu postępowania (czy też sądu polubownego, którego regulamin będzie miał zastosowanie) zastanowić się, czy jego postanowienia chronią interes stron w tym zakresie.

Strony mogą zawrzeć stosowne porozumienie po wdaniu się w spór. Porozumienie takie może zostać ujęte już w pierwszym zarządzeniu trybunału, w  związku z ustaleniem porządku i reguł postępowania. Ponadto, na wniosek stron, trybunał może postanowić o podjęciu szczególnych środków w celu zapewnienia ochrony tajemnic handlowych oraz innych informacji poufnych dotyczących stron lub osób trzecich.

Świadkowie, biegli i inni uczestnicy postępowania, niebędący stronami zapisu na sąd polubowny, nie są związani zobowiązaniem do zachowania poufności. Zachowanie poufności przez takie osoby musi zostać zatem odrębnie uzgodnione.

Mimo że poufność jest często postrzegana jako immanentna cecha arbitrażu wywodząca się z jego prywatności, w przypadkach kiedy jest ona szczególnie istotna dla stron zapisu na sąd polubowny, warto już w nim uregulować zakres takiego zobowiązania.