Planując realizację inwestycji z wykorzystaniem unijnego dofinansowania, należy uwzględnić, że od momentu formalnego przyznania grantu do rzeczywistego przekazania środków na konto beneficjenta mija przeważnie kilka miesięcy.
W tym czasie trzeba zmierzyć się z formalnościami wynikającymi z podpisanej umowy. Jedną z najbardziej istotnych kwestii jest prawidłowa realizacja dostaw oraz zakup usług i robót budowlanych. Uchybienia związane ze składaniem zamówień należą do najczęstszych przyczyn opóźnień w otrzymywaniu środków z dotacji.
[srodtytul]Bez przetargów publicznych[/srodtytul]
Każdy beneficjent pomocy unijnej jest zobowiązany na mocy podpisanej umowy o dofinansowanie do właściwego dokumentowania ponoszonych wydatków w celu zagwarantowania przejrzystości dysponowania środkami publicznymi. W kontekście zawierania umów z dostawcami towarów i usług oznacza to, że musi stosować określone procedury składania zamówień. Procedury te mogą być narzucone bezpośrednio przez ustawodawcę bądź wynikać z wytycznych instytucji udzielającej wsparcia - zobacz [link=http://www.rp.pl/galeria/6,1,593379.html]schemat[/link].
Znakomita większość przedsiębiorstw nie jest zobligowana do stosowania prawa zamówień publicznych i realizuje zamówienia według własnych procedur stworzonych na podstawie wytycznych instytucji udzielającej wsparcia.
[srodtytul]Gdy brakuje trzeciego[/srodtytul]
Jak pokazuje praktyka, nawet bez konieczności stosowania przepisów o zamówieniach publicznych sprostanie wymogom formalnym związanym z wyborem dostawcy/wykonawcy spowodować może wiele trudności. Już zapewnienie co najmniej trzech ofert może być niemałym problemem.
[ramka][b]Przykład 1[/b]
W ramach projektu przedsiębiorca planuje wdrożenie innowacyjnej technologii produkcji kolektorów słonecznych, której kluczowym elementem jest specjalnie zaprojektowane urządzenie laminujące.
Na świecie istnieje tylko dwóch producentów tego typu urządzeń. Z tego powodu beneficjent nie jest w stanie zgromadzić trzech ofert.
W związku z tym musi sporządzić oświadczenie i uzasadnić zaistniałą sytuację, powołując się na obiektywne czynniki, na które nie miał wpływu.
W przypadku gdy wartość netto asortymentu zamówionego od jednego dostawcy przekracza równowartość w złotych kwoty 14 tys. euro, beneficjent jest zobligowany do przeprowadzenia konkursu ofert z udziałem co najmniej trzech oferentów.
Do przeliczenia wartości zamówień stosuje się kurs określony w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17F2CD4F6F6F3DC495C6C446D16F1095?id=336365]rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (DzU z 2009 r. nr 224, poz. 1796)[/link], obowiązujący na dzień szacowania wartości zakupu. Obowiązujący kurs wymiany to 3,839 zł za euro. [/ramka]
[srodtytul]Nie wolno dzielić zleceń[/srodtytul]
Podejmując decyzję o sposobie wyboru wykonawcy/dostawcy w ramach projektu, warto sugerować się nie tylko wartością konkretnego zamówienia, ale także możliwościami podjęcia długofalowej współpracy.
Jak pokazuje praktyka, traktowanie przez beneficjentów każdego drobnego zamówienia w sposób wyizolowany jest jednym z typowych błędów w trakcie rozliczania projektu.
[ramka][b]Przykład 2[/b]
Projekt zakłada budowę nowoczesnego centrum spa. W prace wykończeniowe zaangażowanych będzie kilka firm świadczących szeroko rozumiane usługi montażowe i wykończeniowe. Wartość każdej z planowanych do nabycia usług nie będzie przekraczać równowartości 10 tys. euro.
Przeprowadzanie konkursu ofert na wykonanie każdej z nich teoretycznie nie jest konieczne i istnieje pokusa, aby wszystkich zamówień udzielić z wolnej ręki. Jednakże na etapie realizacji projektu może się okazać, że współpraca z konkretnym wykonawcą układa się niezwykle pomyślnie i przedsiębiorca będzie zainteresowany udzieleniem mu zamówień na wykonanie kolejnych usług.
W tej sytuacji wartość wszystkich zamówień udzielonych jednemu wykonawcy jest sumowana i istnieje ryzyko, że łączny koszt zakupionych usług przekroczy równowartość 14 tys. euro. Ponieważ jednak nie przeprowadzono konkursu ofert, poniesione wydatki nie będą się kwalifikować do objęcia wsparciem.
Aby uniknąć podobnej sytuacji, należy szczegółowo i z odpowiednim wyprzedzeniem planować wydatki ponoszone w ramach projektu. Okazuje się, że czasem warto przeprowadzić procedurę ofertowania, mimo że nie jest to obligatoryjne z powodu niskiej wartości zamówienia.[/ramka]
[srodtytul]Najpierw zapytania ofertowe...[/srodtytul]
Procedura wyboru dostawców i wykonawców zakłada skierowanie jednolitych zapytań ofertowych do co najmniej trzech podmiotów z rynku (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców/wykonawców). Zapytania mogą być wysłane drogą elektroniczną, faksem lub pocztą tradycyjną. Należy je również zamieścić na stronie internetowej beneficjenta i w jego siedzibie w miejscu ogólnie dostępnym.
W treści zapytania powinien być zawarty opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin ich składania. Należy pamiętać, że wszystkie otrzymane oferty powinny zawierać datę ważności ich obowiązywania, a oferta ostatecznie wybrana przez beneficjenta musi być ważna na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia.
[ramka][b]Przykład 3[/b]
Przedsiębiorca poszukuje wykonawcy dla zaprojektowanego urządzenia do mieszania masy kosmetycznej. W tym celu rozesłał zapytania ofertowe do kilkunastu producentów tego typu urządzeń.
W odpowiedzi została nadesłana tylko jedna oferta. Przedsiębiorca może udzielić zamówienia, mimo że nie zgromadził trzech ofert, a na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych dostawców. Podstawą uznania przez instytucję udzielającą wsparcia, że zasada konkurencyjności została spełniona, jest właściwe udokumentowanie przez beneficjenta faktu wysłania zapytań ofertowych.
Przedsiębiorca, aby udowodnić przestrzeganie zasad konkurencyjności, może przedstawić treść e-maili, jakie wysłał do potencjalnych dostawców.[/ramka]
[srodtytul]...a później wybór[/srodtytul]
Po zgromadzeniu ofert od potencjalnych dostawców/wykonawców należy sporządzić protokół wyboru najkorzystniejszej z nich. Protokół powinien zawierać porównanie nadesłanych ofert i uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej według ustalonych kryteriów.
Celem dokumentu jest wykazanie, że cały proces wyboru został przeprowadzony w sposób jawny, przejrzysty i z dochowaniem wszelkich wymogów stawianych przez instytucję udzielającą wsparcia.
[ramka][b]Przykład 4[/b]
Beneficjent przeprowadził procedurę ofertową na dostawę maszyn do obróbki wyrobów z plastiku. Kryteria oceny ofert obejmowały cenę (z wagą 0,6), długość okresu gwarancyjnego (z wagą 0,2) oraz zapewnienie usług serwisowych (z wagą 0,2).
Ostatecznie zamówienie zostało jednak udzielone dostawcy, który zobowiązał się do zapewnienia 60 proc. obłożenia dla oferowanych przez siebie urządzeń przez okres dwóch lat. Ponieważ wybór dostawcy został dokonany niezgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert, koszt nabycia powyższych maszyn nie będzie kwalifikował się do objęcia dofinansowaniem. [/ramka]
Podobnych sytuacji można uniknąć przez zamieszczenie w treści zapytania ofertowego dodatkowego kryterium oceny, np. „zapewnienie obłożenia dla oferowanych urządzeń”. W celu doboru optymalnych kryteriów oceny ofert rozpoczęcie procedury ofertowania warto zawsze poprzedzić krótkim rozpoznaniem rynku.
Sporządzenie protokołu wyboru dostawcy/wykonawcy stanowi finalny etap procedury ofertowania, po którym można przystąpić do złożenia zamówienia i dokonania zakupu. Jednocześnie należy pamiętać o tym, że wszelkie działania podejmowane w związku z nabyciem towarów/usług w ramach projektu powinny być przejrzyście udokumentowane.
Dotyczy to zarówno samej procedury ofertowania, jak również składania zamówienia i podpisania umowy z wybranym dostawcą/wykonawcą. Dokumenty związane z realizacją zamówień w ramach projektu współfinansowanego ze środków unijnych należy przechowywać na wypadek kontroli przez okres kilku, a czasem nawet kilkunastu lat, zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy o dofinansowanie.
[ramka][b]Konkurencyjność trzeba zachować[/b]
KROK 1. Wysłanie zapytań ofertowych
KROK 2. Zebranie minimum trzech ważnych ofert
KROK 3. Przeprowadzenie postępowania wyboru ofert i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty
KROK 4. Pisemne zamówienie bądź podpisanie umowy z wybranym dostawcą
KROK 5. Nabycie towaru/usługi
KROK 6. Potwierdzenie odbioru środka trwałego bądź robót budowlanych (dokument OT bądź protokół odbioru robót) [/ramka]
[i]Autor jest konsultantem w Dziale Doradztwa Europejskiego Accreo Taxand[/i]
[ramka][srodtytul]Więcej [link=http://www.rp.pl/temat/56479.html]o dotacjach unijnych dla firm[/srodtytul][/link][/ramka]
