Kto mógł, przestawił pracowników na pracę zdalną ze względu na profilaktykę zakażeń koronawirusem. Prócz uporania się z kwestiami dostępności baz danych, sprzętu i niezbędnymi formalnościami, należy też pamiętać o ochronie praw własności intelektualnej do wyników pracy pracowników na home office.

Nowatorskie pomysły

Pojęcie innowacji pracowniczych bywa różnie rozumiane. Zasadniczo chodzi o to, aby pracownicy mogli zgłaszać pomysły dotyczące nowatorskich rozwiązań produktowych i usprawnień procesowych, od stosunkowo prostych biznesowych ulepszeń po wynalazki czy nawet pomysły na zmianę profilu działalności firmy, odpowiadające aktualnym potrzebom rynkowym.

Czytaj także: Koronawirus: jakie uprawnienia mają pracownicy

Niektóre firmy posiadają programy innowacji pracowniczych w różnych fazach rozwoju, które są kanałem komunikacji pomysłów pracowników, pozwalając wynagradzać te o największym potencjale wdrożeniowym. Najbardziej zaawansowane przybierają formę np. platform do zbierania pomysłów (tzw. open box), akceleratorów wewnętrznych, laboratoriów innowacji (np. cykle warsztatów, po których pracownicy z najlepszymi pomysłami są oddelegowani do pracy nad swoimi projektami).

Nabycie praw

Dotąd innowacje pracownicze służyły budowaniu przewagi konkurencyjnej. Teraz mogą gwarantować przetrwanie firmy i sprawne działanie oraz optymalizację procesów wewnętrznych. Dlatego ważne jest zabezpieczenie prawne najcenniejszych rozwiązań, które można ochronić m.in. przez uzyskanie praw autorskich czy praw własności przemysłowej. Jednak o uzyskanie prawa wyłącznego (np. patentu) może się ubiegać tylko podmiot, któremu służy to prawo (np. prawo do patentu). Do eksploatacji rozwiązania i czerpania z niego korzyści także należy posiadać tytuł prawny (np. prawo własności, licencję).

Prawo do uzyskania patentu na wynalazek albo prawa ochronnego na wzór użytkowy, jak też prawo z rejestracji wzoru przemysłowego przysługuje twórcy. Jednak w razie stworzenia wynalazku, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego w wyniku wykonywania przez twórcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy albo z realizacji innej umowy, prawo to przysługuje pracodawcy lub zamawiającemu (tzw. wynalazek pracowniczy), chyba że strony ustaliły inaczej. Podobnie, jeśli pracownik stworzył utwór wykonując obowiązki ze stosunku pracy (tzw. utwór pracowniczy), jego pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron, o ile umowa o pracę nie stanowi inaczej. Przy czym, zgodnie z art. 2 k.p. pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Sama umowa o pracę powinna być na piśmie (art. 29 § 2 k.p.), jednak forma określenia obowiązków pracowniczych nie ma znaczenia (w praktyce brak zachowania formy pisemnej powoduje trudne do rozstrzygnięcia spory). Dotyczy to także „pracownika" – zleceniobiorcy świadczącego usługi w ramach umowy cywilnoprawnej.

Konieczny związek

Nie każda aktywność twórcza pracownika będzie przedmiotem praw nabywanych z mocy prawa przez pracodawcę. Konieczne jest wykazanie związku funkcjonalnego polegającego na uznaniu, że rezultat działalności twórczej pracownika powstał w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych. Wykonywanie obowiązków pracowniczych odbywa się na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich. Jednak wykorzystanie wiedzy, doświadczenia i umiejętności nabytych w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych nie oznacza, że projekt pracownika jest wynikiem wykonywania obowiązków ze stosunku pracy (vide: wyrok SN z 8 marca 2010 r., II PK 260/09).

Dokonanie wynalazku samo w sobie nie musi stanowić obowiązku pracowniczego – nie musi być wprost sformułowane w treści umowy. Wystarczy, aby z umowy wynikał obowiązek określonej aktywności twórczej (m.in. był ustalony rodzaj pracy, plan prac, wydane polecenie służbowe). Samo dokonanie wynalazku w godzinach pracy, ale bez związku z obowiązkami pracownika (niejako w związku z nadmiarem wolnego czasu bądź jako efekt dążenia do uzyskiwania w pracy jak najlepszych wyników) nie powoduje powstania prawa na rzecz jego pracodawcy. Podobnie, miejsce pracy jako miejsce uzyskania twórczego efektu nie determinuje przejścia praw do niego na pracodawcę.

Praca twórcza powinna mieć charakter twórczy, nie ograniczać się do udzielania pomocy. Nie wystarczy też wykonywanie jedynie poleceń lub przekazywanie fachowej wiedzy znanej już ekspertom z danej dziedziny. Twórcą nie jest również osoba, która nie pracowała bezpośrednio nad wynalazkiem, a jedynie opracowała podstawy naukowo-techniczne, na których oparto rozwiązanie. Współtwórcą można określić osobę, która współdecydowała o ostatecznym kształcie i wyniku prac.

Kryteria prawa autorskiego nie są w pełni aktualne w świetle prawa własności przemysłowej. Twórczość autorska jest formalna i obejmuje wyłącznie sposób wyrażenia (nie chroni idei), podczas gdy twórczość wynalazcza ma charakter bardziej innowacyjny. Dlatego, zgodnie z prawem własności przemysłowej, za twórcę można uznać osobę, która jest źródłem pomysłu na innowację (koncepcji technicznej, nie tylko inspiracji do dokonania wynalazku). Samo wskazanie kierunku działań nie wystarcza. Twórcą nie jest też zamawiający lub udzielający pomocy do dokonania rozwiązania, dostarczający materiałów do wykonania ani dokonujący nieznaczących poprawek. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego nie jest twórcą osoba, która udzieliła pomocy przy dokonaniu wynalazku, ale nie uczestniczyła w koncepcji tworzenia nowego rozwiązania (vide: wyrok z 21 marca 1974 r., I PR 53/74). Przy czym w praktyce przedsiębiorca może nieświadomie udzielać pomocy przy twórczej pracy podwładnego, korzystającego z jego sprzętu i pomieszczeń, wykonującego czynności nie mające związku z obowiązkami pracowniczymi. Pracodawca nie nabędzie wtedy praw do rozwiązania z mocy ustawy, jednak sporne pozostanie prawo do korzystania z takiej „innowacji pracowniczej" w zakresie działalności przedsiębiorcy (w tle art. 11 ust. 5 pwp).

Ważna data stworzenia

Powyższe nie dotyczy wynalazków dokonanych przez pracownika przed rozpoczęciem lub po zakończeniu stosunku pracy. Jeśli pracownik rozpoczął pracę nad wynalazkiem przed nawiązaniem

stosunku pracy, a ukończył w trakcie, trzeba ustalić, kiedy wynalazek nabrał cech, które pozwalają np. ubiegać się o ochronę w urzędzie patentowym. Czasem lepiej rozważyć następcze nabycie prawa, aby wykluczyć wątpliwości.

Zasada nabywania praw przez pracodawcę nie jest bezwzględnie wiążąca. Strony mogą tę kwestię uregulować odmiennie w umowie. Wówczas to pracownik – twórca nabywa prawa własności intelektualnej. Strony nie mogą się umówić, że uprawnionym będzie osoba trzecia. Nieważna będzie też umowa przewidująca po prostu przejście na pracodawcę prawa do wszelkich efektów pracy podwładnego, gdyż muszą być one powiązane z zakresem obowiązków danej osoby.

Praca zdalna

Na mocy przepisów specustawy dotyczącej koronawirusa „pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)". Polecenie pracownikowi wykonywania pracy poza miejscem jej stałego wykonywania było jednak możliwe już wcześniej.

Nadal w świetle art. 108 k.p. wymagane jest „przestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy", a także „sposobu potwierdzania przybycia i  obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy". Zlecając pracę zdalną, pracodawca powinien przekazać pracownikom sprzęt, choć zdarzało się wcześniej, że w przedsiębiorstwach stosowano politykę BYOD (Bring Your Own Device) lub pracownicy mogli korzystać z narzędzi firmowych poza biurem, szczególnie w razie konieczności nagłego dostosowania się firmy do zaistniałej sytuacji. Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za używanie prywatnego sprzętu na potrzeby pracy. Pracownicy nierzadko korzystają, nawet na domowym sprzęcie, z firmowych baz danych, systemów CRM, środków komunikacji elektronicznej itp.

Pracodawca może polecić czasową pracę poza biurem poprzez służbowy e-mail, określając zasady pracy zdalnej. Za czas tej pracy pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia. Zatem pomimo zmiany miejsca i sposobu świadczenia pracy wciąż, co do zasady, większość pracowników podejmuje czynności na koszt pracodawcy, w ramach jego struktury organizacyjnej, z wykorzystaniem jego zaplecza technicznego i zasobów ludzkich.

Pozostaje kwestia zasadnicza, jaką jest stwierdzenie związku funkcjonalnego pomiędzy rezultatem działalności twórczej pracownika a wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Z  pewnością przedmiot wielu aktywności pracowniczych nie uległ zmianie. Jednak, w szczególności w sytuacji nagłego dostosowania i jego skali oraz zmian zachodzących w procesach funkcjonowania gospodarki, konieczne stało się kreowanie nowych rozwiązań ad hoc, wykraczających poza ustalony zakres obowiązków pracowniczych. W sytuacji przedłużającego się stanu epidemii i nadchodzących zagrożeń konieczne stanie się innowacyjne podejście do prowadzenia działalności gospodarczej i przede wszystkim oferowanie nowych rozwiązań odpowiadających potrzebom rynkowym. W efekcie przedmiot świadczonej pracy poszczególnych pracowników może ulec istotnej zmianie, wykraczającej poza zajmowane stanowisko i ustalone zadania. Wtedy mogą się pojawić kontrowersje dotyczące automatycznego nabycia praw do innowacyjnych rozwiązań pracowniczych.

W przedsiębiorstwach, w których działały różnego rodzaju programy innowacji pracowniczych, mimo wyjątkowych okoliczności, należy zadbać o maksymalne przestrzeganie ustalonych procedur i regulaminów innowacyjności. Pozwoli to na właściwą ocenę danego rozwiązania, a zarazem zwiększy bezpieczeństwo prawne (np. weryfikację konieczności przeniesienia praw w drodze odrębnej umowy).

Pozostali przedsiębiorcy powinni uważnie przyglądać się innowacyjnym rozwiązaniom proponowanym przez pracowników i zleceniobiorców, w szczególności tym mającym znaczny potencjał do wdrożenia, aby właściwie nabyć prawa do tych rozwiązań i móc je efektywnie chronić. Należy pamiętać, że o ile w świetle prawa autorskiego wymagane jest przede wszystkim ustalenie utworu, to zapewnienie skutecznej ochrony poprzez nabycie praw własności przemysłowej wiąże się z ograniczeniami ustawowymi, takimi jak choćby przesłanka nowości wynalazku czy wzoru przemysłowego. Dlatego ujawnienie rozwiązania przed jego zabezpieczeniem może mieć poważne i długofalowe negatywne konsekwencje.

Oczywiście inną kwestią są przyzwyczajenia pracowników, którzy muszą nagle lub znacznie intensywniej korzystać z cyfrowego modelu współpracy lub używać domowych narzędzi (a nieraz wykorzystywać w ramach firmowej sieci rozwiązania technologiczne niezatwierdzone przez administratorów). Poza tym, że może to mieć duże znaczenie dla zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa, to także szereg informacji i dokumentów dotyczących procesu powstawiania rozwiązań i utworów może pozostać poza dostępem pracodawcy. Te materiały często są istotne w procesie wdrażania innowacyjnych rozwiązań, w procedurze uzyskiwania praw wyłącznych, nie wspominając o sporach z partnerami biznesowymi czy pracownikami.

Reasumując, szczególnie obecnie skoordynowane podejście do innowacji pracowniczych może mieć kluczowe znaczenie dla rozwoju bądź utrzymania dobrej kondycji przedsiębiorstwa.

Małgorzata Furmańska radca prawny, Kancelaria JWP Rzecznicy Patentowi

Praca zdalna stała się teraz koniecznością. Jednak elastyczna forma zatrudnienia już wcześniej była pozytywnie oceniana i akceptowana przez pracowników, a coraz więcej firm oferowało taką możliwość świadczenia pracy. Z badań Grupy Pracuj.pl wynika, że aż 82 proc. pracowników ją aprobuje. Zwykle możliwość pracy zdalnej jest prezentowana jako benefit pracowniczy wskazujący na elastyczność pracodawcy i zapewnienie możliwości połączenia spraw zawodowych z życiem prywatnym w tzw. work-life-balance. W długofalowej perspektywie przedsiębiorcy skłonieni przez okoliczności do odpowiedniego dostosowania warunków świadczenia pracy zdalnie, po modyfikacji wewnętrznych procedur i sprzętu oraz adaptacji cyfrowych technologii, mogą częściej korzystać z wypracowanych przez zespół rozwiązań. W tym procesie zmian nie powinien być pomijany tak ważny aspekt funkcjonowania organizacji jak innowacje pracownicze.