Gdy jednak podróżuje samochodem osobowym, wysokość tego zwrotu i tym samym zwolnienie z podatku mogą być limitowane.

Pracodawca delegując pracownika, określa środek transportu (np. samochód służbowy, pociąg, samolot, autobus itd.). Jeżeli wymaga tego rodzaj wybranego środka transportu, pracodawca musi uszczegółowić wybór (np. przy pociągu określa rodzaj i klasę pociągu, rodzaj miejsca). Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu przysługuje.

[srodtytul]Podróż prywatnym autem [/srodtytul]

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (w podróży zagranicznej – wyłącznie samochodem osobowym). Najczęściej pojazd jest własnością pracownika (choć może to być także pojazd użyczony pracownikowi). W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Przy czym stawka nie może być wyższa niż określona w przepisach [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=164348]rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.)[/link].

[ramka][b]Stawki za kilometr[/b]

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za kilometr przebiegu pojazdu, które aktualnie nie mogą być wyższe niż:

[b]- dla samochodu osobowego:[/b]

– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

[b]- dla motocykla – 0,2302 zł,[/b]

[b]- dla motoroweru – 0,1382 zł. [/ramka][/b]

Otrzymany przez pracownika zwrot, do wysokości limitu, jest zwolniony z opodatkowania.

[srodtytul]Koszt u pracodawcy też w ramach kilometrówki [/srodtytul]

Wydatki poniesione przez pracodawcę z tego tytułu będą dla niego kosztem uzyskania przychodu, ale w przypadku podróży prywatnym samochodem osobowym też tylko do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Przebieg pojazdu musi być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca (zob. art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a), ust. 4, 5 i 7 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i ust. 4 i 5 ustawy o CIT).

Identycznie jest w przypadku, gdy pracownik korzysta z samochodu osobowego zapewnionego przez pracodawcę, lecz nieujętego w jego ewidencji środków trwałych (np. wynajętego). Przy czym ograniczenie to nie dotyczy samochodów wziętych w leasing (zob. art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 36, ust. 4, 5 i 7 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51, ust. 3b, ust. 4 i 5 ustawy o CIT). W tym ostatnim wypadku kosztem podatkowym pracodawcy będą poniesione wydatki, bez ograniczenia limitem kilometrówki.

Stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu stosuje się też przy ustalaniu wysokości zwrotu wydatków z tytułu samochodowej podróży zagranicznej. Jeżeli pracownik z tytułu zwrotu kosztów otrzyma kwotę odpowiadającą faktycznie poniesionym przez siebie wydatkom, to kwota ponad wysokość kilometrówki nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodów (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 lipca 2008 r., ILPB3/423-233/08-3/EK)[/b], a także nie korzysta ze zwolnienia u pracownika.

Organy podatkowe zajmują rozbieżne stanowiska co do obowiązku rozliczania opłat parkingowych i opłat za przejazd autostradami w ramach kilometrówki. Za opowiedziała się np.[b] Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 23 kwietnia 2009 r., ILPB3/423-112/09-2/ŁM, przeciw – Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 2 grudnia 2008 r. (IBPB3/423-877/08/BG)[/b].

[srodtytul]Pojazd wynajęty [/srodtytul]

Zdarza się, że delegowany pracownik za zgodą pracodawcy wynajmie samochód osobowy za granicą (np. wymusi to awaria samochodu służbowego, którym odbywa podróż). Również te wydatki są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy jedynie do wysokości kilometrówki (tak przywołana wyżej interpretacja poznańskiej Izby Skarbowej).

Nie ma tutaj znaczenia, kto pokrywa opłaty za wynajem samochodów (bezpośrednio pracodawca, delegowany pracownik ze środków pracodawcy za pomocą jego karty płatniczej czy też z własnych środków delegowany pracownik – tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 3 czerwca 2009 r., IPPB3/423-164/09-4/KK)[/b].

[srodtytul]Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej[/srodtytul]

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie krajowych podróży służbowych za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, ryczałt nie przysługuje. Nie przysługuje on również, gdy pracodawca uwzględni wniosek pracownika i wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Z kolei pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie:

- kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego – w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu;

- kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Ryczałt się nie należy, jeżeli:

- pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym),

- strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

- pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

Jak stwierdził [b]Świętokrzyski Urząd Skarbowy w interpretacji z 27 marca 2007 r. (RO/415-1/07)[/b], jeżeli pracownikowi odbywającemu podróż samochodem zwracane są wydatki związane z dojazdami (np. według rachunku za taksówkę), to ich zwrot nie korzysta ze zwolnienia z PIT.

[srodtytul]Inne wydatki[/srodtytul]

Zwolnieniem z podatku dochodowego objęty jest również zwrot pracownikowi „innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb”. Przepisy nie określają ich charakteru ani dopuszczalnej wysokości, decyzja w tym zakresie leży po stronie pracodawcy. Jednak muszą one być związane z delegacją i prawidłowo udokumentowane.

[i]Autor jest doradcą podatkowym, współpracownikiem Instytutu Laudator[/i]