Książka kontroli może być elektroniczna, ale trzeba też prowadzić ją na papierze

Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, dotycząca m.in. zasad przeprowadzania kontroli w firmie. Niestety, nowe przepisy, które wejdą w życie 7 marca 2009 r., są pełne niejasności.

[srodtytul]Może być zbiór dokumentów[/srodtytul]

Tak samo jak przed nowelizacją przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Nowością jest dopuszczenie, aby książka kontroli miała formę zbioru dokumentów. W efekcie mogą ją tworzyć dokumenty przechowywane w zwykłej teczce biurowej. Wprost określono, jaka jest funkcja książki kontroli: służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu kontroli jego działalności. Nie ma sankcji za jej brak. W uzasadnieniu do projektu nowelizacji stwierdzono, że jeżeli przedsiębiorca nie przedstawi książki kontroli, organ kontroli nie ma obowiązku stosowania się do ograniczeń liczby i czasu trwania kontroli. Warto pamiętać, że żaden przepis nie wprowadza wprost tego typu konsekwencji. Można się jednak spodziewać właśnie takiej interpretacji nowych przepisów przez kontrolerów. Prawdopodobnie powodować to będzie konflikty i spory. Załóżmy, że przedsiębiorca w momencie rozpoczęcia kolejnej kontroli w roku z różnych przyczyn nie będzie dysponował książką kontroli. Okazując inne dokumenty z kontroli, które już się odbyły (np. protokoły kontroli), za ich pomocą będzie próbował wykazać przekroczenie przez kontrolerów rocznego limitu czasu kontroli. Stosujący niekorzystną dla niego interpretację przepisów kontrolerzy nie uznają tego za dowód naruszenia przez nich limitu.

[srodtytul]Nadzieje przedsiębiorców…[/srodtytul]

Duże nadzieje przedsiębiorcy wiązali z możliwością prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej. Wyobrażenia były takie: elektroniczna książka kontroli zastąpi jej wersję papierową, będzie można ją wysłać e-mailem i szybko wydrukować w tym miejscu firmy, gdzie akurat trwa kontrola, i okazać kontrolerom. Zniknie więc problem dostarczania „papierowej” książki kontroli przechowywanej w siedzibie firmy do miejsca, gdzie rzeczywiście trwa kontrola. Na pierwszy rzut oka takie rozwiązanie wprowadzają przepisy. W razie wszczęcia kontroli przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu „papierową” książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest elektroniczna książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Każda z tych form jest traktowana równoważnie.

[srodtytul]…i rzeczywistość[/srodtytul]

Pierwszą niespodzianką jest to, że książkę elektroniczną należy prowadzić równolegle do wersji papierowej. [link=http://www.rp.pl/artykul/265026.html]Takie stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Gospodarki[/link]. Druga polega na tym, że ustawa wprowadziła dualizm: tylko do „papierowej” książki kontroli wpisów będą dokonywać kontrolerzy, natomiast do książki elektronicznej dane będzie wprowadzał przedsiębiorca.

W ocenie Ministerstwa Finansów z nowych przepisów nie wynika konieczność dokonywania przez kontrolującego jakichkolwiek wpisów bezpośrednio do systemu informatycznego przedsiębiorcy, w którym jest prowadzona elektroniczna książka kontroli.

Załóżmy, że zgodnie z nowymi przepisami upoważniony pracownik okazał kontrolerom wydruki z elektronicznej książki kontroli i poświadczył je przez siebie za zgodność z wpisem w „papierowej” książce kontroli. Czy w chwili dopełnienia tych wymogów wydruki stają się elementem książki „papierowej” i kontroler może umieścić na nich swoje wpisy np. o dacie rozpoczęcia kontroli? Jeżeli uznamy, że wydruki są elementem książki elektronicznej, to kontroler nie może umieścić na nich żadnego wpisu. Co zrobić przy takiej interpretacji przepisów w sytuacji, gdy „papierowa” książka kontroli znajduje się w siedzibie spółki 500 km od miejsca prowadzenia kontroli?

[srodtytul]Nie ma wymogów co do formy[/srodtytul]

Ustawa nie stawia żadnych wymogów co do sposobu wykonania elektronicznej książki kontroli. Wpisy do niej nie muszą być sygnowane podpisem elektronicznym, nie trzeba zagwarantować braku możliwości edytowania wcześniejszych wpisów. Ustawa nie nakłada obowiązku archiwizacji wpisów w sposób podobny do np. elektronicznej archiwizacji paragonów z kas fiskalnych. W ustawie pojawił się enigmatyczny zwrot, że elektroniczna książka kontroli prowadzona jest w systemie informatycznym. Żaden przepis nie zakazuje jednak wykonania jej np. w zwykłym edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym.