Standardowa faktura VAT nie potwierdza, czy kupujący zapłacił za towar

Faktura VAT jest podstawowym, a często i jedynym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Może się zdarzyć, że dokument ten stanie się źródłem poważnych kłopotów.

Przekonał się o tym przedsiębiorca prowadzący średniej wielkości warsztat mechaniczny. Stale potrzebował zarówno nowych narzędzi, jak i części do tych, które już posiadał. Zakupów dokonywał w zaprzyjaźnionej hurtowni. Przedstawiciel tej hurtowni dostarczał zamówione narzędzia, odbierał pieniądze i zostawiał faktury VAT. Na fakturach jako formę zapłaty wskazywano: zapłata gotówką.

Wkrótce hurtownię zamknięto. Po niespełna dwóch latach od zakończenia współpracy wniesiono przeciwko przedsiębiorcy powództwo o zapłatę. Właściciel hurtowni narzędzi żądał zapłaty za dostarczony towar. W trakcie procesu sądowego ustalono, że w początkowej fazie współpracy na fakturach widniał zwrot: zapłacono gotówką. Na pozostałych fakturach obok tego zapisu widniała adnotacja, że termin zapłaty ustalono na siedem dni. Przedsiębiorca nie zwrócił wcześniej na ten fakt uwagi.

Za zakupione narzędzia przedsiębiorca płacił bezpośrednio przedstawicielowi hurtowni na osobności w swoim biurze – w trakcie procesu przedstawiciel ten jednak temu zaprzeczył. Zgodnie z art. 6 k.c. to na przedsiębiorcy ciążyła konieczność udowodnienia, iż dokonał zapłaty za odebrane narzędzia. Pomimo podjętych starań, z racji braku świadków i dokumentów, nie był w stanie tego wykazać. Z tej też przyczyny na mocy orzeczenia sądu przedsiębiorca musiał dwa razy zapłacić za zakupione narzędzia.

Określenie formy zapłaty na fakturze nie stanowi dowodu na to, czy za towar zapłacono czy nie. Jak się przed tym zabezpieczyć? Choćby odręczna adnotacja przyjmującego gotówkę na fakturze VAT może okazać się niezwykle przydatna w trakcie procesu sądowego i pozwoli w efekcie uniknąć konieczności powtórnej zapłaty za zakupiony towar.

Należy także pamiętać, że jeżeli strony nie zawierały umowy na piśmie, to podstawowym dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy jest właśnie faktura VAT. Jeśli przyjmiemy ją bez sprzeciwu, to wyrazimy milczącą zgodę na warunki transakcji zawarte na fakturze (np. cenę, termin zapłaty). Dlatego też w przypadku rezygnacji z pisemnej umowy tak istotne jest, aby dokładnie zapoznać się z treścią faktury mimo tego, iż jest to standardowy dokument.

Aby uniknąć losu właściciela warsztatu, wystarczy stosować się do prostej reguły. Zawsze po dokonaniu wpłaty gotówką należy żądać pokwitowania! Jest to istotne, ponieważ po zaistnieniu takiego zdarzenia jak opisane powyżej przedsiębiorca w zasadzie jest pozbawiony szans skutecznej obrony. Jedyną możliwością uniknięcia podwójnej zapłaty za otrzymany towar jest wszczęcie postępowania karnego. Należy w takiej sytuacji złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa, a nadto spróbować zawiesić toczące się postępowanie cywilne o zapłatę. Jeśli w trakcie postępowania przygotowawczego policja ustali np., iż właściciel warsztatu mechanicznego nie był jedyną ofiarą nieuczciwych praktyk, to jest szansa na zmianę losów postępowania cywilnego.

Na podstawie faktury VAT może zostać wydany nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Jeśli przedsiębiorca wyjedzie na wakacje, nie będzie mógł wnieść sprzeciwu

Nieco bardziej wyrafinowane działanie mogące doprowadzić przedsiębiorcę do straty wiąże się z kolejnym dokumentem – nakazem zapłaty.

Jest on specyficznym rodzajem orzeczenia sądowego wydawanego w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. Istota tych postępowań w praktyce sprowadza się do wstępnego badania przez sąd powództwa i dołączonych do pozwu dokumentów.

Jeżeli sąd dojdzie do wniosku, iż przytoczone okoliczności nie budzą wątpliwości (postępowanie upominawcze) lub okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonymi do pozwu dokumentami (nakazowe), wydaje na posiedzeniu niejawnym nakaz zapłaty, w którym orzeka, że pozwany ma w ciągu dwóch tygodni od dnia doręczenia nakazu zaspokoić roszczenie w całości wraz z kosztami sądowymi albo wnieść w tym terminie sprzeciw lub zarzuty. Dopiero po wniesieniu zarzutów lub odpowiednio sprzeciwu od nakazu zapłaty sąd wyznacza rozprawę i dogłębnie analizuje sprawę. Jeśli sprzeciw czy zarzuty nie zostaną w ciągu dwóch tygodni zgłoszone, nakaz uzyskuje klauzulę wykonalności.

Niebezpieczeństwo z tym związane pokazuje inny przykład. Przedsiębiorca działający na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej prowadził dobrze prosperujący sklep ze sprzętem sportowym. Po udanym roku udał się na dłuższe wakacje. Kilka miesięcy po powrocie do jego drzwi zapukał komornik sądowy, który wszczął postępowanie egzekucyjne na znaczną kwotę.

Zaskoczony tym faktem przedsiębiorca zapoznał się z aktami komorniczymi i ustalił, iż egzekucja została wszczęta na wniosek zupełnie obcej dla niego osoby, a tytułem do jej prowadzenia jest nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.

Analiza akt sprawy sądowej wykazała, że podstawą powództwa były faktury VAT z tytułu dostaw sprzętu sportowego, którego w rzeczywistości przedsiębiorca nigdy nie otrzymał. Sąd, uznając okoliczności wskazane w powództwie za niebudzące wątpliwości, wydał nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym. Nakaz zapłaty został doręczony na adres zamieszkania przedsiębiorcy w czasie, gdy ten był na wymarzonych wakacjach.

Zgodnie jednak z art. 139 § 3 k.p.c. pisma dla osób fizycznych podlegających wpisowi do ewidencji na podstawie odrębnych przepisów (w tym EDG) w razie niemożności doręczenia pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia (tzw. doręczenie przez awizo).

Z tej też przyczyny uznano, iż przedsiębiorca otrzymał nakaz zapłaty – a w terminie dwóch tygodni od „doręczenia” nie wniósł sprzeciwu od nakazu zapłaty, co oznacza, że zgodził się z jego treścią. Po uprawomocnieniu się nakazu uzyskano klauzulę wykonalności i sprawę skierowano do egzekucji.

Pozwany podjął próbę wykazania swoich racji, ale nie mogło to wstrzymać postępowania egzekucyjnego. Dlatego postępowanie karne wszczęte w tej sprawie trwa, ale przedsiębiorca musiał już zapłacić całą egzekwowaną kwotę komornikowi.

Oszust, który wszczął egzekucję, aby uzyskać nakaz zapłaty, musiał w pozwie udowodnić, iż przed skierowaniem sprawy do sądu próbował ugodowo zakończyć spór i wezwał przedsiębiorcę do zapłaty. Tę okoliczność wykazuje się poprzez załączenie do pozwu wezwania do zapłaty wraz z dowodem nadania lub doręczenia przedmiotowego wezwania listem poleconym stronie przeciwnej. Okazało się, iż przedsiębiorca otrzymał od przyszłego powoda listem poleconym około dwóch miesięcy przed wyjazdem na urlop broszurę reklamową, co owszem, wydało mu się niecodzienne (ze względu na list polecony), ale nie wzbudziło jego podejrzeń. W ten sposób nieuczciwy powód uzyskał niezbędne potwierdzenie doręczenia przedsiębiorcy dokumentów.

Uwaga! Należy zawsze pamiętać, iż adres zamieszkania przedsiębiorcy ujawniony w ewidencji działalności gospodarczej może być wykorzystany do doręczeń pism sądowych.

Dokonanie pod ten adres doręczenia może zaś być uważane za skuteczne niezależnie od tego, czy list faktycznie trafił do adresata.

Czy opisany przedsiębiorca ma szanse się bronić? Pewne szanse daje mu możliwość ubiegania się o przywrócenie terminu. Właściciel firmy najpóźniej w terminie tygodnia od dowiedzenia się o wydaniu nakazu zapłaty (w tym przypadku w terminie tygodnia od dowiedzenia się o toczącej się przeciwko niemu egzekucji) może wystąpić z wnioskiem o przywrócenie terminu do wniesienia sprzeciwu (lub zarzutów) od nakazu zapłaty.

Podstawę takiego wniosku stanowią przepisy art. 168 i 169 k.p.c. W przedmiotowym wniosku, składanym do sądu, który wydał nakaz zapłaty, należy uprawdopodobnić, że brak wniesienia sprzeciwu od nakazu zapłaty nie był następstwem winy przedsiębiorcy oraz że wniosek składamy w ciągu tygodnia od ustania przyczyny uchybienia terminu. Wraz z wnioskiem należy wnieść sprzeciw (lub odpowiednio zarzuty) od nakazu zapłaty.