Mam większość udziałów w sp. z o.o. Drugi udziałowiec posiada 20 proc. Problem w tym, że kilka lat temu wyjechał z Polski, a wszelkie próby skontaktowania się z nim kończą się niepowodzeniem. Jak prawidłowo postępować w sprawach uchwał, walnego zgromadzenia, potwierdzenia bilansu?
– pyta czytelnik.
Postawione pytanie sprowadza się w istocie do zagadnienia skuteczności podejmowania uchwał wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują trzy tryby podejmowania uchwał: pierwszy, podstawowy – na zgromadzeniu wspólników (art. 227 § 1 k.s.h.) zwołanym formalnie (art. 235 § 1 k.s.h. w zw. z art. 238 § 1 i 2 k.s.h.), drugi – na zgromadzeniu wspólników bez jego formalnego zwołania (art. 240 k.s.h.), oraz trzeci – bez odbycia zgromadzenia wspólników (art. 227 § 2 k.s.h.). Zastosowanie drugiego i trzeciego trybu wymaga zgody wszystkich wspólników odpowiednio w formie reprezentacji całego kapitału na zgromadzeniu czy też pisemnej zgody, dlatego czytelnik nie może skorzystać z żadnej z tych dróg.
Pozostaje podejmowanie uchwał przez formalnie zwołane zgromadzenie wspólników. W odróżnieniu od uregulowań dotyczących spółki akcyjnej, w której podstawowym sposobem zwołania walnego zgromadzenia jest publikacja ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, co stanowiłoby najłatwiejsze rozwiązanie w razie braku kontaktu z jednym ze wspólników, przepisy k.s.h. nie przewidują takiego trybu dla spółki z o.o. Zgodnie bowiem z treścią art. 238 § 1 k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską oraz po uprzedniej pisemnej zgodzie wspólnika wysłanej pocztą elektroniczną.
Podstawowym problemem jest jednak ustalenie adresu, na jaki należy skierować zawiadomienie. Pomocna w tej kwestii będzie księga udziałów, którą zarząd jest zobowiązany prowadzić. Stosownie do treści art. 188 § 1 k.s.h. powinna ona w szczególności zawierać: imię i nazwisko każdego wspólnika, jego siedzibę, tj. miejscowość oraz adres zamieszkania. Na wspólniku spoczywa obowiązek zawiadomienia spółki o zmianie danych zawartych w księdze udziałów. Zarząd powinien więc przesłać zaproszenie na zgromadzenie wspólników na ostatni znany – wpisany w księdze udziałów – adres.
