U pracodawcy, u którego nie działa reprezentatywna organizacja związkowa w rozumieniu art. 241
25a
§ 1 kodeksu pracy, radę pracowników wybiera załoga spośród zgłoszonych przez nią kandydatów. Gremia te muszą tworzyć od 23 marca br. zatrudniający od 50 do 99 osób. Wynika tak z
. Organizują oni wybory wyłącznie na pisemny wniosek grupy co najmniej 10 proc. pracowników. Jeśli nie złożą oni takiego wniosku, znaczy to, że nie są zainteresowani wyborami. Tym samym szef nie musi ich organizować, ale nie zwalnia go to z obowiązku poinformowania personelu w okresie od 23 marca do 23 lipca 2008 r. o prawie do wyboru rady i jej uprawnieniach. Z kolei do 23 września 2008 r. musi zorganizować wybory, jeśli dostanie wniosek. Gdy nie spełni tych obowiązków, grozi mu kara ograniczenia wolności albo grzywna.
Poza określeniem pisemnej formy wniosku o zorganizowanie wyborów ustawodawca nie precyzuje jego warunków formalnych. Należy jednak dołączyć wykaz podpisów pracowników popierających inicjatywę. Po wpłynięciu wniosku pracodawca powiadamia załogę nie później niż na 30 dni przed dniem wyborów o terminie ich przeprowadzenia oraz terminie zgłaszania kandydatów do rady. Robi to w sposób u niego zwyczajowo przyjęty, np. informując na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnodostępnym przez radiowęzeł zakładowy czy przesyłając e-mailem. Załoga po uzyskaniu wymaganego poparcia dla kandydatur może je zgłaszać w ciągu 21 dni, licząc od dnia powiadomienia.
Zatrudniający średnio 70 osób zawiadamia załogę 24 marca 2008 r. o prawie do wyboru rady (data graniczna to 23 lipca 2008 r.). Siedmiu pracowników zgłasza 10 kwietnia br. wniosek o zorganizowanie wyborów. Szef przekazuje załodze 24 czerwca br. do uzgodnienia regulamin komisji wyborczej. W ciągu 30 dni od jego przekazania (do 24 lipca 2008 r.) strony nie uzgodniły regulaminu. Dlatego 31 lipca pracodawca samodzielnie ustala regulamin komisji i powiadamia załogę o terminie przeprowadzenia wyborów – 30 sierpnia 2008 r. (nie później niż na 30 dni przed wyborami; przy czym datą graniczną zorganizowania wyborów jest 23 września 2008 r.), i terminie zgłaszania kandydatów do 21 sierpnia 2008 r. (termin ustawowy to 21 dni od powiadomienia załogi).
Zgłoszenie powinno być pisemne i dołączamy do niego oświadczenie kandydata o zgodzie na kandydowanie. Ustawodawca nie wprowadził przy tym żadnych ograniczeń co do liczby zgłaszanych kandydatów na jednym zgłoszeniu czy możliwości popierania przez jednego pracownika kilku kandydatur. Zgłoszenia może przyjmować komisja wyborcza, ale też pracodawca czy jego reprezentant. Czynne prawo wyborcze ma każdy pracownik z wyjątkiem młodocianego. Kandydatami na członków nie mogą zostać pracownicy: kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy; wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem (kadra kierownicza); główni księgowi; radcowie prawni oraz młodociani. Prawo do kandydowania przysługuje wyłącznie tym, którzy przepracowali w danej firmie nieprzerwanie co najmniej rok. Zwrot „przepracował nieprzerwanie co najmniej rok” oznacza, w moim przekonaniu, że pracownik w tym okresie nie miał przerw w zatrudnieniu. W świetle kodeksu pracy pod pojęciem „przerwy w zatrudnieniu” należy rozumieć okresy niezdolności do pracy, okresy między rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikiem a ponownym jego zatrudnieniem przez tego samego pracodawcę (lub jego następcę prawnego), okresy między wygaśnięciem umowy o pracę a ponownym zatrudnieniem.
Wybory przeprowadza komisja wyborcza, której skład, zasady powoływania oraz tryb działania określa regulamin ustalony przez pracodawcę i uzgodniony z pracownikami wyłonionymi w trybie u niego przyjętym. Ustawodawca nie precyzuje zasad wyznaczania tego przedstawicielstwa. Pracownicy powinni być jednak wybrani w jawnych, demokratycznych wyborach (np. referendum). Jeżeli w ciągu 30 dni strony nie osiągną kompromisu co do treści regulaminu, samodzielnie ustala go pracodawca, uwzględniając postulaty pracowników.
Wybory przeprowadzamy w dniu roboczym, w ciągu 30 dni od dnia ustalenia regulaminu komisji. Co do zasady powinny się odbyć na ogólnym zebraniu załogi. Strony mają jednak swobodę określenia w regulaminie bardziej adekwatnej procedury wyborczej (np. w firmach z kilkoma oddziałami).
Wybory są bezpośrednie (wybory jednostopniowe) i tajne. Tajność dotyczy tylko jednego stadium – głosowania. Nie jest więc tajny np. udział w wyborach czy wysunięcie kandydatury. Głosowanie powinno być przeprowadzone w taki sposób, aby nie można było ustalić, kto jak głosował. Na pracodawcach ciąży bezwzględny obowiązek zagwarantowania tego pracownikom. Jak osiągnąć tajność głosowania? Przykładowo można zapewnić pracownikom odosobnione miejsce umożliwiające im uzupełnienie karty do głosowania, nie umieszczać żadnych informacji na kartach do głosowania pozwalających sprawdzić tożsamość pracownika lub oznaczyć karty do głosowania i zabezpieczyć je w miarę możliwości przed podrobieniem.
Mandaty przydzielamy trzem kandydatom, którzy otrzymali kolejno największą liczbę głosów (system większościowy). Ustawa nie precyzuje, czy pracownicy dysponują w wyborach do rady tylko jednym głosem (równość wyborów), czy wolno im udzielać poparcia większej liczbie kandydatów. Kwestie te określamy w regulaminie komisji. Gdy kandydaci otrzymają równą liczbę głosów, a miejsc do obsadzenia jest mniej, pracownicy ponownie wybierają członków rady spośród tych kandydatów.
Wybory są ważne, jeżeli uczestniczyła w nich co najmniej połowa zatrudnionych. Gdy nie osiągnięto wymaganego kworum, po 30 dniach przeprowadzamy ponowne. Te są ważne bez względu na frekwencję. W ustawie nic nie ma na temat metody obliczania liczby zatrudnionych dla celów przeprowadzanych wyborów. W moim przekonaniu stosujemy art. 7 ustawy, uwzględniając przeciętną liczbę zatrudnionych podczas sześciu miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady.
Co pracodawcy powinni zrobić, gdy liczba zgłoszonych kandydatów jest mniejsza od liczby mandatów? Szef powinien wtedy wyznaczyć dodatkowy siedmiodniowy termin na zgłaszanie kandydatur. Jeśli jednak nie będzie wymaganej liczby kandydatów, wybory i tak należy przeprowadzić. Skoro bowiem pracownicy wykazują inicjatywę powołania rady pracowników, składając stosowny wniosek, należy zapewnić im realizację ich prawa do partycypacji.
