Roczne podsumowanie wolno sporządzić na kilka sposobów

Przedsiębiorcy mogą się rozliczyć metodą:

- podwyższonych, rzeczywistych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych,

- kosztów zryczałtowanych (ryczałt),

- mieszaną (część pracowników według podwyższonych, rzeczywistych kosztów, a reszta według ryczałtu).

Nieprowadzącym działalności gospodarczej wolno zastosować uproszczony sposób zaliczki.

Dofinansowanie wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników i/lub składek ZUS to rekompensata dodatkowych podwyższonych kosztów zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zatrudniający muszą zatem uzasadniać podwyższone koszty, z jakimi jest związana praca niepełnosprawnych. Robią to, licząc i dokumentując wszystkie wydatki albo posługując się kosztami zryczałtowanymi. Te ostatnie ustala [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184781]rozporządzenie Rady Ministrów z 29 stycznia 2007 r. w sprawie udzielania pomocy przedsiębiorcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne (DzU z 2007 r. nr 20, poz. 118)[/link]

Pracodawcy niebędący przedsiębiorcami nie mają obowiązku (i nie mogą) wykazywać kosztów. Rozliczają się w sposób uproszczony metodą zaliczki. Nie dotyczy ich cytowane rozporządzenie.

Rozliczenie roczne za 2007 r. obejmie pomoc publiczną uzyskaną w całym roku, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia. Dokonujemy go zgodnie ze znaną w rachunkowości zasadą memoriału. Oznacza to, że rozliczamy wszystkie udokumentowane prawa do dofinansowań przysługujące pracodawcy za dany rok, choćby część z nich została zrealizowana później. Ma to szczególne znaczenie w końcówce grudnia, ponieważ część dofinansowań przysługujących pracodawcom w 2007 r. dostają oni na początku następnego roku. Również i te środki ujmujemy w sprawozdaniu za 2007 r.

Rozliczenia rocznego dokonujemy na drukach INF-D-Kz i INF-D-R. Pierwszy to informacja o podwyższonych kosztach zatrudnienia niepełnosprawnych – rzeczywistych, ryczałtowych lub mieszanych. Formularz INF-D-R zawiera dane o rozliczeniu miesięcznych dofinansowań wynagrodzeń w skali roku. Wzory są załącznikami do rozporządzenia z 30 grudnia 2003 r. Pracodawcy niebędący przedsiębiorcami wypełniają tylko formularz INF-D-R.

- Formularz INF-D-Kz składa się z trzech sekcji. Sekcja A zawiera dane ewidencyjne pracodawcy, B – rok, którego dotyczy oraz wyjaśnienie, czy jest to informacja zwykła, czy korygująca. Sekcja C obejmuje dane o poniesionych podwyższonych kosztach zatrudnienia. Wykazujemy tu kwoty poniesionych podwyższonych kosztów oraz liczbę osób, z których zatrudnieniem są one związane. W pozycji 15 podajemy kwoty ryczałtu, jeżeli taką formę rozliczenia wybraliśmy.

- Formularz INF-D-R to pięć sekcji zawierających dane: ewidencyjne pracodawcy (A), o rozliczeniu (B), o dofinansowaniu wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za poszczególne miesiące okresu sprawozdawczego (C), o rozliczeniu rocznym miesięcznego dofinansowania za okres sprawozdawczy (D) oraz uwagi (E).

Każdego pracownika rozliczamy indywidualnie, a następnie do formularza zbiorczego wprowadzamy sumy wszystkich zindywidualizowanych rozliczeń. Dla sprawnego przeprowadzenia rozliczenia oraz udowodnienia jego prawidłowości konieczne jest posiadanie dokumentów INF-D-R i INF-D-Kz dla każdego pracownika. Każdy dokument należy zatwierdzić podpisami upoważnionych do tego osób. Dokumenty rozliczeniowe musimy archiwizować przez dziesięć lat.

Są dwie formy złożenia sprawozdań. Zatrudniający nie więcej niż pięciu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą je składać w formie papierowej w regionalnych oddziałach PFRON. Zatrudniający powyżej pięciu pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu muszą je przekazywać elektronicznie przez system obsługi dofinansowań (SOD). Tylko w sytuacjach gdy skorzystanie z transmisji danych stało się obiektywnie niemożliwe lub istotnie utrudnione, wolno im złożyć dokument papierowy. Stało się to możliwe po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 6 lutego 2007 r.

SOD to stworzony przez Computerland dla PFRON, na potrzeby udzielania i rozliczania dofinansowań, bezpłatny system komputerowy, dystrybuowany w dwóch wersjach – online i offline. Wersja online jest obsługiwana przez przeglądarkę internetową, a offline instalowana na komputerze użytkownika. Ten sam decyduje, z której wersji chce korzystać. Praca w obu wersjach jest w zasadzie identyczna. Różnica polega na tym, że w wersji online wprowadzane dane są zapisywane bezpośrednio na serwerze PFRON, a w offline użytkownik zapisuje dane na swoim komputerze, a następnie przesyła zebrane dane na serwer PFRON. Obie wersje aplikacji dostępne są na stronie internetowej [link=http://www.pfron.org.pl]www.pfron.org.pl[/link].

Rozliczenie pomocy uzyskanej na poszczególnych pracowników niepełnosprawnych polega na porównaniu uzyskanej pomocy z trzema pułapami: maksymalną wielkością pomocy, sumą podwyższonych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych oraz ogólną kwotą kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych w części dotyczącej kosztów płac. Nadwyżkę wsparcia nad najniższym z trzech pułapów zwracamy do PFRON. Gdy podwyższone koszty zatrudnienia niepełnosprawnych przekraczają wielkość pomocy, którą otrzymuje pracodawca, nadwyżkę możemy zrekompensować w następnych okresach sprawozdawczych, ale tylko za te osoby, u których powstała.

Pracodawcy niebędący przedsiębiorcami nie muszą nic zwracać. Wysokość ich dofinansowania równa się ogólnej kwocie zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych w części dotyczącej kosztów płac. Nie wyliczają oni zatem maksymalnej wielkości pomocy oraz podwyższonych kosztów zatrudnienia.

Rozliczenie polega na porównaniu uzyskanej pomocy z trzema pułapami:

- maksymalną wielkością pomocy,

- sumą podwyższonych kosztów zatrudnienia niepełnosprawnych,

- ogólną kwotą zatrudnienia niepełnosprawnych w części dotyczącej kosztów płac. Dokonujemy go, sumując dane z poszczególnych miesięcy. Dlatego punktem wyjścia jest ustalenie stanu faktycznego i obliczenie wartości przypadających na poszczególne miesiące.

Podwyższone koszty możemy liczyć szczegółowo, tak jak rzeczywiście powstają – przeliczając zmniejszoną wydajność niepełnosprawnego, skrócony czas pracy, zwiększoną absencję chorobową, zwiększone zużycie surowców i inne elementy.

Ale ustalenie rzeczywistych kosztów nie zawsze jest możliwe, a jeśli już – to pracochłonne. Trudno też byłoby je stosować zatrudniającym pojedynczych niepełnosprawnych. Dlatego przepisy dają przedsiębiorcom alternatywę – mogą korzystać z metody zryczałtowanych podwyższonych kosztów, czyli tzw. ryczałt. Jego wysokość ustala rozporządzenie, a zależy od efektywności pracy uśrednionej dla poszczególnych stopni niepełnosprawności oraz rodzajów schorzeń. Podmioty, które zdecydują się na ryczałt, muszą wypełnić i złożyć najpóźniej do 20 lutego w PFRON odpowiednie oświadczenie (patrz niżej).