Najlepiej wynająć lokal bądź nieruchomość od kogoś, kto prowadził w tym miejscu podobną działalność, wtedy można stosunkowo szybko rozpocząć swoją. Często odpadają problemy związane z uzyskaniem warunków zabudowy bądź pozwolenia budowlanego. Ale nie zawsze.

Zazwyczaj taniej jest wynająć mieszkanie lub dom jednorodzinny i w nim prowadzić działalność. Ale w takiej sytuacji trzeba się liczyć z koniecznością zmiany przeznaczenia obiektu budowlanego. To wymaga dodatkowych nakładów, czasu i cierpliwości w ustaleniach z fachowcami i urzędnikami. I przestudiowania przynajmniej kilku aktów prawnych.

Największe kłopoty sprawia przedsiębiorcom obecnie ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (DzU z 2003 r. nr 80, poz. 717 ze zm., w skrócie). Brak planów zagospodarowania przestrzennego skomplikował inwestowanie, a nawet kupno i wynajem nieruchomości na działalność. Niemało kłopotów przysparza też prawo budowlane.

Często przyszły inwestor chce wydzierżawić tani grunt pod działalność gospodarczą z dala od innych zabudowań. Na takiej działce chciałby np. postawić niedrogą wiatę albo budynek o lekkiej konstrukcji na fundamencie, który można wybudować w kilka tygodni. Wprawdzie taki sposób uzyskania miejsca dla firmy może się okazać znacznie tańszy niż wynajmowanie coraz droższych powierzchni biurowych czy magazynowych, ale zdobycie wszystkich dokumentów dla miejsca położonego z dala od zabudowań może trwać nawet ponad rok albo w ogóle okazać się niewykonalne. Gdy teren nie ma planu zagospodarowania przestrzennego, można zainwestować spore środki po to tylko, żeby się dowiedzieć, czy rozpoczęcie w danym miejscu określonej działalności jest w ogóle możliwe. Jeśli jest plan, to znacznie łatwiej się dowiedzieć, czy konkretny grunt nadaje się na daną działalność.

Gdy planu nie ma, przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę bardzo trudne do spełnienia warunki wynikające z art. 61 ustawy o planowaniu. Zgodnie z nim do wydania decyzji o warunkach zabudowy na terenach nieobjętych planami zagospodarowania przestrzennego (a takich jest w Polsce, nawet w dużych miastach, większość) potrzeba spełnienia kilku warunków:

- teren musi mieć dostęp do drogi publicznej,

- co najmniej jedna działka sąsiednia, dostępna z tej samej drogi publicznej, jest zabudowana w sposób pozwalający na określenie wymagań dotyczących nowej zabudowy w zakresie kontynuacji funkcji, parametrów, cech i wskaźników kształtowania zabudowy oraz zagospodarowania terenu, w tym gabarytów i formy architektonicznej obiektów budowlanych, linii zabudowy oraz intensywności wykorzystania terenu; jest jednak istotny dla przedsiębiorców wyjątek: tego przepisu nie stosuje się do inwestycji produkcyjnych lokalizowanych na terenach przeznaczonych na ten cel w planach miejscowych, które utraciły moc na podstawie starej ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym (DzU z 1999 r. nr 15, poz. 139 ze zm.),

- muszą być spełnione warunki dotyczące uzbrojenia terenu,

- teren nie wymaga uzyskania zgody na zmianę przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych (są wyjątki).

Natomiast art. 62 ustawy o planowaniu umożliwia w niektórych sytuacjach zawieszenie nawet na rok od złożenia wniosku postępowania o ustalenie warunków zabudowy.

Problemem jest nawet samo wystąpienie o warunki zabudowy (wz), które zastąpiły obowiązujące kiedyś warunki zabudowy i zagospodarowania terenu (wzizt). Niegdyś wystarczyło, że potencjalny inwestor ogólnie określił, co chce stawiać w danym miejscu, i dołączył do tego prosty szkic. Dzisiaj, by wystąpić o warunki zabudowy, musi złożyć znacznie więcej dokumentów. Przepisy zobowiązują go, aby określił m.in.:

- linię zabudowy,

- wielkość powierzchni zabudowy w stosunku do powierzchni działki albo terenu,

- szerokość elewacji frontowej,

- wysokość górnej krawędzi elewacji frontowej, jej gzymsu lub attyki,

- geometrię dachu (kąta nachylenia, wysokości kalenicy i układu połaci dachowych).

Dodatkowo potrzebne będą informacje dotyczące uzbrojenia terenu, co wymaga kontaktów z wieloma urzędami (art. 61 ust. 1 pkt 3 upzp). Przedsiębiorca musi więc wystąpić o uzgodnienia dotyczące mediów, nie wiedząc nawet, czy w ogóle będzie mógł inwestować w danym miejscu.

W przypadku planowanej budowy obiektu handlowego wniosek o ustalenie warunków zabudowy powinien także zawierać określenie powierzchni sprzedaży

.

Trzeba też zatrudnić architekta, potrzebne będą bowiem choćby rzuty elewacji czy np. rozrysowanie dachu. A o takie szczegóły trudno przed narysowaniem choćby koncepcji projektowanego obiektu.

Dla kogoś, kto chciałby przed decyzją o wynajmie ustalić, w którym z kilku potencjalnych miejsc mógłby rozpocząć działalność, koszt wstępnych prac może się okazać niebagatelny, a nawet przewyższyć korzyści wynikające ze znalezienia ciekawej lokalizacji.

Czasem, nawet zajmując lokal po firmie, która prowadziła bardzo podobną działalność, przedsiębiorca może mieć problemy z uzyskaniem odpowiednich zgód lub decyzji

Może się to zdarzyć zwłaszcza wtedy, gdy ktoś chce zaadaptować wynajęty obiekt na inny cel, jeżeli teren, na którym on stoi, nie ma aktualnego planu zagospodarowania.

W tym wypadku niebezpieczeństwo wynika z art. 59 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Zgodnie z nim także zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części wymaga ustalenia warunków zabudowy, jeżeli na terenie nie ma aktualnego planu zagospodarowania. Taki wniosek trzeba złożyć nawet wtedy, gdy same przepisy budowlane nie wymagają pozwolenia na budowę.

Są jednak wyroki sądów wskazujące, że nie wszystko trzeba utożsamiać ze zmianą sposobu użytkowania. Wrocławski Wojewódzki Sąd Administracyjny uznał, że zmiana systemu czy sposobu produkcji w obiekcie budowlanym bez podjęcia jakichkolwiek inwestycji lub zmian sposobu użytkowania obiektu, o jakich mowa w prawie budowlanym, nie może być podstawą do wydania przez organ administracji publicznej decyzji nakazującej przywrócenie poprzedniego sposobu zagospodarowania terenu na zasadzie art. 59 ust. 3 pkt 2 ustawy z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (II SA/ Wr 523/2005).

Bardzo często przedsiębiorcy rozpoczynają swoją działalność we własnym mieszkaniu albo wynajmują taki lokal. Nie zawsze rozpoczęcie działalności gospodarczej w mieszkaniu oznacza konieczność zgłoszenia zmiany użytkowania obiektu. Zależy to m.in. od tego, co ma być tam wykonywane, czy i ilu ma być pracowników, jakie mają być obciążenia stropu.

Właściciele najmniejszych firm zazwyczaj nie zgłaszają zmiany użytkowania obiektu, w którym działają. Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy w takiej sytuacji brak zgłoszenia jest zgodny z prawem, czy nie. Każdy przypadek trzeba rozpatrywać odrębnie. Przede wszystkim istotne jest, co, gdzie, za pomocą jakich sprzętów robi właściciel firmy oraz ile osób zatrudnia. Same przepisy budowlane też nie są do końca jasne.

Art. 71 ust. 1 prawa budowlanego (tekst jedn. DzU z 1 września 2006 r. nr 156, poz. 1118 ze zm.) mówi bowiem, że przez zmianę użytkowania obiektu budowlanego lub jego części rozumie się w szczególności podjęcie bądź zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne, ochrony środowiska bądź wielkość lub układ obciążeń.

Przedsiębiorca zakłada małą firmę doradczą. Pracuje w domu, pod działalność przeznaczył część pokoju. Stoi tam komputer i regał z dokumentami. Właściciel zastanawia się, czy w takiej sytuacji powinien wystąpić także o zmianę przeznaczenia mieszkania na cel związany z działalnością firmy. Najprawdopodobniej nie. Jeżeli bowiem jest to tylko komputer i regał, to nie zmieniają się przepisy budowlane, pożarowe czy inne wymienione w art. 71 ust. 1 pkt 2 prawa budowlanego. Nie znaczy to jednak, że wszyscy, którzy prowadzą jednoosobowo biznes w mieszkaniu, mogą nie zgłaszać w starostwie takiej zmiany. Gdyby niezbędne do pracy poza komputerem było także np. pokaźne archiwum, to przy ulokowaniu go w budynku mieszkalnym mogłoby dojść do nadmiernego obciążenia nieprzystosowanego do tego stropu, w konsekwencji nawet do katastrofy budowlanej. Dlatego w takim wypadku zmianę użytkowania obiektu należałoby zgłosić, nawet gdy praca jest wykonywana jednoosobowo.

Nie musi też występować o zmianę użytkowania osoba, która prowadzi drobny handel obwoźny i w piwnicy czy w garażu trzyma sprzedawane towary. Piwnica służy przecież do przechowywania rzeczy. Jeżeli do tego samego celu przedsiębiorca używa piwnicy w domu spółdzielczym albo we wspólnocie, to musi o tym poinformować administrację budynku. Zawsze też, rozpoczynając działalność we własnym domu, trzeba się zastanowić, czy taka zmiana przeznaczenia nie narusza przepisów.

Jeżeli wśród składowanych w piwnicy towarów znalazłyby się np. substancje żrące czy niebezpieczne, to o zmianę użytkowania należy wystąpić.

Przedsiębiorca prowadzi działalność we własnym, małym domku. Zamierza zatrudnić na etacie jedną, dwie osoby. Chce umieścić lokal biurowy w piwnicy. Ulokowanie nawet jednego miejsca pracy w piwnicy własnego budynku będzie wymagało zgłoszenia. Zupełnie inne przepisy o warunkach technicznych (wynikające choćby z rozporządzenia o warunkach technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie – DzU z 2002 r. nr 75, poz. 690 ze zm.) dotyczą bowiem piwnic, a inne (wynikające m.in. z rozporządzenia o ogólnych warunkach BHP – tekst. jedn. DzU z 29 września 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.) pomieszczeń pracy.

Tak samo konieczne może okazać się wystąpienie do starosty, jeśli właściciel firmy np. rozszerza działalność i zatrudnia kilku pracowników albo chce na wyższej kondygnacji domu mieszkalnego umieścić ciężką prasę.

Zmianę sposobu użytkowania trzeba zgłosić, zanim się jej dokona, i to z pewnym wyprzedzeniem. Urzędnicy mają bowiem 30 dni na podjęcie decyzji. Dopiero po jej wydaniu można przystąpić do zamierzonych prac lub do użytkowania lokalu w zamierzonym celu. Nie wolno adaptować pomieszczeń bez takiej decyzji. Zgłoszenia dokonuje się w starostwie.

W zgłoszeniu trzeba określić dotychczasowy i zamierzony sposób użytkowania obiektu lub jego części.

Do tego trzeba dołączyć:

- opis i rysunek nieruchomości określający jej usytuowanie w stosunku do obiektów sąsiednich i granic nieruchomości, trzeba także oznaczyć część, która ma być adaptowana na nowy cel,

- zwięzły opis techniczny (rodzaj i charakterystyka obiektu, jego konstrukcja, dane techniczno-użytkowe, wielkość i rozkład obciążeń, a w razie potrzeby również dane technologiczne),

- oświadczenie o posiadaniu prawa do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,

- zaświadczenie od burmistrza, wójta lub prezydenta miasta o zgodności przewidywanego sposobu użytkowania obiektu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeżeli nie ma takiego planu – ostateczną decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

Niezbędna może się okazać także ekspertyza techniczna wykonana przez osobę mającą w danej specjalności uprawnienia budowlane bez ograniczeń. Potrzebne mogą być również pozwolenia, uzgodnienia bądź opinie wymagane odrębnymi przepisami.

Trzeba się też liczyć z tym, że nie na wszystkie zmiany starosta się zgodzi, zwłaszcza na podstawie zgłoszenia. Obiekt po zmianie przeznaczenia musi być bowiem zgodny z przepisami budowlanymi, pożarowymi czy prawa pracy. Na wniesienie sprzeciwu organ ma 30 dni. Jeżeli tego nie zrobi, to przedsiębiorca może rozpoczynać działalność lub przystępować do prac budowlanych.

Odmowy można się też spodziewać, jeśli:

- trzeba wykonać prace budowlane, które wymagają pozwolenia na budowę,

- zmiany naruszają przepisy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, a gdy go nie ma – decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

- zmiana może spowodować niedopuszczalne:– zagrożenia bezpieczeństwa ludzi lub mienia,– pogorszenie stanu środowiska lub zabytków,– zwiększenie lub wprowadzenie ograniczeń dla terenów sąsiednich,

- przedsiębiorca nie dostarczy wymaganych dokumentów.

Zmiana sposobu użytkowania wymaga czasem wykonania prac, do których potrzebne jest uzyskanie pozwolenia budowlanego. Dopiero w nim znajdzie się rozstrzygnięcie w sprawie zmiany sposobu użytkowania.

Nie zawsze wynajmując lokal, unikniemy zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania czy poważnych przeróbek wymagających pozwolenia budowlanego, nawet w sytuacji, gdy następny najemca zamierza prowadzić w nim podobną działalność. Czasami wymaga to nawet uzyskania pozwolenia budowlanego.

Właściciel budynku wynajmował lokale na gabinety dentystyczne. Jeden z dentystów zrezygnował, a na jego miejsce zgłosił się lekarz ginekolog. W takiej sytuacji trzeba będzie dokonać zmiany sposobu użytkowania obiektu. Inne są bowiem wymagania sanitarne wobec gabinetów dentystycznych, a inne wobec ginekologicznych.

Nie obędzie się też bez prac adaptacyjnych.

Farmaceuta postanowił wynająć lokal na aptekę po działającej tam wcześniej aptece. Okazało się, że i w tym wypadku nie obejdzie się bez pozwolenia budowlanego, bowiem zmieniły się przepisy dotyczące pomieszczeń, w których można prowadzić taką działalność. Uzyskanie zezwolenia na prowadzenie apteki wymagało dostosowania lokalu do obecnie obowiązujących przepisów, m.in. poszerzenia drzwi, powiększenia pomieszczeń, co wiązało się z wyburzaniem ścian i stawianiem ich w innym miejscu. Całe szczęście, że wynajmujący zgodził się na takie zmiany.

Właściciel warsztatu samochodowego chce uzupełnić swoją działalność o niewielką lakiernię. Chociaż zmieści się ona na terenie obecnego warsztatu, to przedsiębiorca będzie musiał przejść pełną procedurę ubiegania się o warunki zabudowy i pozwolenie budowlane. Lakiernia bowiem w myśl przepisów to nie to samo co warsztat mechaniczny. Będzie musiał też przygotować opinię środowiskową, a być może nawet raport środowiskowy.

Przedsiębiorcy raczej nie powinni prowadzić działalności w lokalach, w których nie zgłosili zmiany sposobu użytkowania

Ci, którzy się na to zdecydują, muszą się liczyć z ewentualnymi surowymi karami. Określa je art. 71a prawa budowlanego. Samowolna zmiana sposobu użytkowania obiektu albo jego części powoduje, że organ nadzoru budowlanego (zazwyczaj powiatowy inspektor nadzoru budowlanego) wydaje postanowienie nakładające na osobę, która dokonała takiej zmiany:

- obowiązek wstrzymania użytkowania obiektu (jego części),

- przedstawienia w wyznaczonym terminie dokumentów wymaganych przy legalnej zmianie sposobu użytkowania (takich samych jak przy zgłaszaniu zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego).

Na to postępowanie nie przysługuje zażalenie.

Jeżeli samowola doprowadziła do zmian warunków bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotnych czy higieniczno-sanitarnych, ochrony środowiska lub wielkości albo układu obciążeń, to niezbędne okażą się odpowiednie ekspertyzy techniczne wykonane przez osobę z uprawnieniami bez ograniczeń w odpowiedniej specjalności. Konieczne mogą się też okazać pozwolenia, uzgodnienia czy opinie wymagane przez odrębne przepisy (np. z zakresu ochrony środowiska). Po upływie wyznaczonego terminu organ nadzoru budowlanego sprawdza, czy obowiązki zostały wykonane. To jednak nie koniec problemów przedsiębiorcy. Czeka go jeszcze opłata legalizacyjna.

Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego wylicza ją na podstawie współczynnika kategorii obiektu (z załącznika do prawa budowlanego), wielkości obiektu oraz dziesięciokrotności opłaty podstawowej. Za samowolę grozi też grzywna nakładana na podstawie art. 93 pkt 9b prawa budowlanego.

Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwości, czy trzeba zgłosić zmianę użytkowania obiektu, czy od razu uruchamiać firmę, to najlepiej zamówić opinię u osoby mającej uprawnienia budowlane bez ograniczeń. Z niej będzie wynikać, czy zgłoszenie jest potrzebne. Jeżeli tak, to ekspertyzę trzeba dołączyć do zgłoszenia. Przechowuje się ją także jako dokument świadczący, że właściciel obiektu dochował staranności, i okazuje w razie kontroli nadzoru budowlanego. Ekspertyzę należy też wpisać do książki obiektu budowlanego.

Może się bowiem zdarzyć, że zmiana działalności tylko pozornie nie jest zmianą sposobu użytkowania w rozumieniu prawa budowlanego. Wydawałoby się np., że prowadzenie w lokalu mieszkalnym małej kancelarii notarialnej czy adwokackiej nie wymaga zgłoszenia. Jednak musi być tam szafa pancerna i może się okazać, że zmienią się warunki obciążenia stropu i zgłoszenie wynikające z art. 71 prawa budowlanego okaże się niezbędne.

Często przedsiębiorca, który wie o problemach z uzyskaniem pozwoleń, podpisuje – nie bacząc na nie – umowę najmu z właścicielem i po niewielkim remoncie uruchamia w obiekcie firmę. Zdarza się nawet, że na takie działanie dostaje cichą zgodę gminy lub starostwa. Urzędnicy doskonale zdają sobie bowiem sprawę z uciążliwości przepisów, a nie chcą zniechęcać przedsiębiorców do prowadzenia firmy na ich terenie. Jednak takie postępowanie, oznaczające zmianę przeznaczenia lokalu, nie jest zgodne z przepisami i może, zwłaszcza przy ostrych protestach sąsiadów, doprowadzić do likwidacji działalności w tym miejscu. Niebezpieczne mogą się też okazać protesty pracowników zgłaszane do Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie bowiem z art. 213 – 214 kodeksu pracy to pracodawca musi zadbać, by pomieszczenia, w których ma być wykonywana praca, spełniały normy bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto pomieszczenia te mają odpowiadać rodzajowi wykonywanych prac i liczbie zatrudnionych pracowników, a budowa bądź przebudowa ma być prowadzona według projektów pozytywnie zaopiniowanych przez uprawnionych rzeczoznawców.

Niekiedy dzięki nieformalnym zabiegom udaje się też ograniczyć urzędowe kwestie do minimum i uzyskać odpowiednie zgody.

– Niewiele brakowało, bym popadła w alkoholizm – mówi właścicielka firmy działająca od paru tygodni w zaadaptowanym na ten cel budynku. – Wiele urzędowych spraw nawet mnie, kobiecie, łatwiej było przeprowadzić przez bufet, niż załatwić je formalnie. A i tak omal nie dostałam zawału, gdy się dowiedziałam, że w pobliżu domu musi się znajdować zewnętrzny punkt czerpania wody dla straży pożarnej, o czym nie miałam pojęcia, a co było niezbędnym wymogiem do rozpoczęcia mojej działalności. Na szczęście okazało się, że jest taki na sąsiednim osiedlu mieszkaniowym.

- Najlepiej jest wynajmować na działalność gospodarczą lokal, który wcześniej był używany na podobną działalność. W takim wypadku drobne prace remontowe czy adaptacje da się przeprowadzić bez pozwolenia na budowę (często potrzebne będzie jednak zgłoszenie).

- Zakładając największą przychylność urzędników i brak komplikacji, trzeba przewidzieć przynajmniej dwa miesiące na załatwianie spraw związanych z warunkami zabudowy i pozwoleniem budowlanym.

- Jeżeli przedsiębiorcy zależy na wynajęciu konkretnej nieruchomości, która dotychczas była przeznaczona na inny cel (bo dla przedsiębiorcy najistotniejsza jest odpowiednia lokalizacja), warto podpisać umowę wstępną z wynajmującym na co najmniej miesiąc lub kilka miesięcy. W tym czasie należy załatwić odpowiednie pozwolenia lub przynajmniej się dowiedzieć, czy z obiektem w ogóle da się coś zrobić. Potencjalny najemca ma wówczas pewność, że nikt inny nie zajmie danego lokalu. Czasem wynajmujący, zdając sobie sprawę ze skomplikowanych przepisów, nie żądają nawet zapłaty za ten czas lub czynsz jest niższy niż w trakcie właściwej umowy najmu.