Tak samo konieczne może okazać się wystąpienie do starosty, jeśli właściciel firmy np. rozszerza działalność i zatrudnia kilku pracowników albo chce na wyższej kondygnacji domu mieszkalnego umieścić ciężką prasę.
Zmianę sposobu użytkowania trzeba zgłosić, zanim się jej dokona, i to z pewnym wyprzedzeniem. Urzędnicy mają bowiem 30 dni na podjęcie decyzji. Dopiero po jej wydaniu można przystąpić do zamierzonych prac lub do użytkowania lokalu w zamierzonym celu. Nie wolno adaptować pomieszczeń bez takiej decyzji. Zgłoszenia dokonuje się w starostwie.
W zgłoszeniu trzeba określić dotychczasowy i zamierzony sposób użytkowania obiektu lub jego części.
Do tego trzeba dołączyć:
- opis i rysunek nieruchomości określający jej usytuowanie w stosunku do obiektów sąsiednich i granic nieruchomości, trzeba także oznaczyć część, która ma być adaptowana na nowy cel,
- zwięzły opis techniczny (rodzaj i charakterystyka obiektu, jego konstrukcja, dane techniczno-użytkowe, wielkość i rozkład obciążeń, a w razie potrzeby również dane technologiczne),
- oświadczenie o posiadaniu prawa do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
- zaświadczenie od burmistrza, wójta lub prezydenta miasta o zgodności przewidywanego sposobu użytkowania obiektu z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeżeli nie ma takiego planu – ostateczną decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
Niezbędna może się okazać także ekspertyza techniczna wykonana przez osobę mającą w danej specjalności uprawnienia budowlane bez ograniczeń. Potrzebne mogą być również pozwolenia, uzgodnienia bądź opinie wymagane odrębnymi przepisami.
Trzeba się też liczyć z tym, że nie na wszystkie zmiany starosta się zgodzi, zwłaszcza na podstawie zgłoszenia. Obiekt po zmianie przeznaczenia musi być bowiem zgodny z przepisami budowlanymi, pożarowymi czy prawa pracy. Na wniesienie sprzeciwu organ ma 30 dni. Jeżeli tego nie zrobi, to przedsiębiorca może rozpoczynać działalność lub przystępować do prac budowlanych.
Odmowy można się też spodziewać, jeśli:
- trzeba wykonać prace budowlane, które wymagają pozwolenia na budowę,
- zmiany naruszają przepisy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, a gdy go nie ma – decyzję o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
- zmiana może spowodować niedopuszczalne:– zagrożenia bezpieczeństwa ludzi lub mienia,– pogorszenie stanu środowiska lub zabytków,– zwiększenie lub wprowadzenie ograniczeń dla terenów sąsiednich,
- przedsiębiorca nie dostarczy wymaganych dokumentów.
Zmiana sposobu użytkowania wymaga czasem wykonania prac, do których potrzebne jest uzyskanie pozwolenia budowlanego. Dopiero w nim znajdzie się rozstrzygnięcie w sprawie zmiany sposobu użytkowania.
Nie zawsze wynajmując lokal, unikniemy zgłoszenia zmiany sposobu użytkowania czy poważnych przeróbek wymagających pozwolenia budowlanego, nawet w sytuacji, gdy następny najemca zamierza prowadzić w nim podobną działalność. Czasami wymaga to nawet uzyskania pozwolenia budowlanego.
Właściciel budynku wynajmował lokale na gabinety dentystyczne. Jeden z dentystów zrezygnował, a na jego miejsce zgłosił się lekarz ginekolog. W takiej sytuacji trzeba będzie dokonać zmiany sposobu użytkowania obiektu. Inne są bowiem wymagania sanitarne wobec gabinetów dentystycznych, a inne wobec ginekologicznych.
Nie obędzie się też bez prac adaptacyjnych.
Farmaceuta postanowił wynająć lokal na aptekę po działającej tam wcześniej aptece. Okazało się, że i w tym wypadku nie obejdzie się bez pozwolenia budowlanego, bowiem zmieniły się przepisy dotyczące pomieszczeń, w których można prowadzić taką działalność. Uzyskanie zezwolenia na prowadzenie apteki wymagało dostosowania lokalu do obecnie obowiązujących przepisów, m.in. poszerzenia drzwi, powiększenia pomieszczeń, co wiązało się z wyburzaniem ścian i stawianiem ich w innym miejscu. Całe szczęście, że wynajmujący zgodził się na takie zmiany.
Właściciel warsztatu samochodowego chce uzupełnić swoją działalność o niewielką lakiernię. Chociaż zmieści się ona na terenie obecnego warsztatu, to przedsiębiorca będzie musiał przejść pełną procedurę ubiegania się o warunki zabudowy i pozwolenie budowlane. Lakiernia bowiem w myśl przepisów to nie to samo co warsztat mechaniczny. Będzie musiał też przygotować opinię środowiskową, a być może nawet raport środowiskowy.
Przedsiębiorcy raczej nie powinni prowadzić działalności w lokalach, w których nie zgłosili zmiany sposobu użytkowania
Ci, którzy się na to zdecydują, muszą się liczyć z ewentualnymi surowymi karami. Określa je art. 71a prawa budowlanego. Samowolna zmiana sposobu użytkowania obiektu albo jego części powoduje, że organ nadzoru budowlanego (zazwyczaj powiatowy inspektor nadzoru budowlanego) wydaje postanowienie nakładające na osobę, która dokonała takiej zmiany:
- obowiązek wstrzymania użytkowania obiektu (jego części),
- przedstawienia w wyznaczonym terminie dokumentów wymaganych przy legalnej zmianie sposobu użytkowania (takich samych jak przy zgłaszaniu zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego).
Na to postępowanie nie przysługuje zażalenie.
Jeżeli samowola doprowadziła do zmian warunków bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotnych czy higieniczno-sanitarnych, ochrony środowiska lub wielkości albo układu obciążeń, to niezbędne okażą się odpowiednie ekspertyzy techniczne wykonane przez osobę z uprawnieniami bez ograniczeń w odpowiedniej specjalności. Konieczne mogą się też okazać pozwolenia, uzgodnienia czy opinie wymagane przez odrębne przepisy (np. z zakresu ochrony środowiska). Po upływie wyznaczonego terminu organ nadzoru budowlanego sprawdza, czy obowiązki zostały wykonane. To jednak nie koniec problemów przedsiębiorcy. Czeka go jeszcze opłata legalizacyjna.
Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego wylicza ją na podstawie współczynnika kategorii obiektu (z załącznika do prawa budowlanego), wielkości obiektu oraz dziesięciokrotności opłaty podstawowej. Za samowolę grozi też grzywna nakładana na podstawie art. 93 pkt 9b prawa budowlanego.
Jeżeli przedsiębiorca ma wątpliwości, czy trzeba zgłosić zmianę użytkowania obiektu, czy od razu uruchamiać firmę, to najlepiej zamówić opinię u osoby mającej uprawnienia budowlane bez ograniczeń. Z niej będzie wynikać, czy zgłoszenie jest potrzebne. Jeżeli tak, to ekspertyzę trzeba dołączyć do zgłoszenia. Przechowuje się ją także jako dokument świadczący, że właściciel obiektu dochował staranności, i okazuje w razie kontroli nadzoru budowlanego. Ekspertyzę należy też wpisać do książki obiektu budowlanego.
Może się bowiem zdarzyć, że zmiana działalności tylko pozornie nie jest zmianą sposobu użytkowania w rozumieniu prawa budowlanego. Wydawałoby się np., że prowadzenie w lokalu mieszkalnym małej kancelarii notarialnej czy adwokackiej nie wymaga zgłoszenia. Jednak musi być tam szafa pancerna i może się okazać, że zmienią się warunki obciążenia stropu i zgłoszenie wynikające z art. 71 prawa budowlanego okaże się niezbędne.
Często przedsiębiorca, który wie o problemach z uzyskaniem pozwoleń, podpisuje – nie bacząc na nie – umowę najmu z właścicielem i po niewielkim remoncie uruchamia w obiekcie firmę. Zdarza się nawet, że na takie działanie dostaje cichą zgodę gminy lub starostwa. Urzędnicy doskonale zdają sobie bowiem sprawę z uciążliwości przepisów, a nie chcą zniechęcać przedsiębiorców do prowadzenia firmy na ich terenie. Jednak takie postępowanie, oznaczające zmianę przeznaczenia lokalu, nie jest zgodne z przepisami i może, zwłaszcza przy ostrych protestach sąsiadów, doprowadzić do likwidacji działalności w tym miejscu. Niebezpieczne mogą się też okazać protesty pracowników zgłaszane do Państwowej Inspekcji Pracy. Zgodnie bowiem z art. 213 – 214 kodeksu pracy to pracodawca musi zadbać, by pomieszczenia, w których ma być wykonywana praca, spełniały normy bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto pomieszczenia te mają odpowiadać rodzajowi wykonywanych prac i liczbie zatrudnionych pracowników, a budowa bądź przebudowa ma być prowadzona według projektów pozytywnie zaopiniowanych przez uprawnionych rzeczoznawców.
Niekiedy dzięki nieformalnym zabiegom udaje się też ograniczyć urzędowe kwestie do minimum i uzyskać odpowiednie zgody.
– Niewiele brakowało, bym popadła w alkoholizm – mówi właścicielka firmy działająca od paru tygodni w zaadaptowanym na ten cel budynku. – Wiele urzędowych spraw nawet mnie, kobiecie, łatwiej było przeprowadzić przez bufet, niż załatwić je formalnie. A i tak omal nie dostałam zawału, gdy się dowiedziałam, że w pobliżu domu musi się znajdować zewnętrzny punkt czerpania wody dla straży pożarnej, o czym nie miałam pojęcia, a co było niezbędnym wymogiem do rozpoczęcia mojej działalności. Na szczęście okazało się, że jest taki na sąsiednim osiedlu mieszkaniowym.
- Najlepiej jest wynajmować na działalność gospodarczą lokal, który wcześniej był używany na podobną działalność. W takim wypadku drobne prace remontowe czy adaptacje da się przeprowadzić bez pozwolenia na budowę (często potrzebne będzie jednak zgłoszenie).
- Zakładając największą przychylność urzędników i brak komplikacji, trzeba przewidzieć przynajmniej dwa miesiące na załatwianie spraw związanych z warunkami zabudowy i pozwoleniem budowlanym.
- Jeżeli przedsiębiorcy zależy na wynajęciu konkretnej nieruchomości, która dotychczas była przeznaczona na inny cel (bo dla przedsiębiorcy najistotniejsza jest odpowiednia lokalizacja), warto podpisać umowę wstępną z wynajmującym na co najmniej miesiąc lub kilka miesięcy. W tym czasie należy załatwić odpowiednie pozwolenia lub przynajmniej się dowiedzieć, czy z obiektem w ogóle da się coś zrobić. Potencjalny najemca ma wówczas pewność, że nikt inny nie zajmie danego lokalu. Czasem wynajmujący, zdając sobie sprawę ze skomplikowanych przepisów, nie żądają nawet zapłaty za ten czas lub czynsz jest niższy niż w trakcie właściwej umowy najmu.
