Wypowiedzenie można wysłać listem, a nawet faksem

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę wywołuje skutek prawny w chwili, gdy doszło do drugiej osoby w taki sposób, że mogła się zapoznać z jego treścią. Zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego pracodawca może wyrazić swój zamiar co do wypowiedzenia czy rozwiązania stosunku pracy przez każde zachowanie, które ujawnia jego wolę w sposób dostatecznie wyraźny. Co prawda - w świetle art. 30 § 3 kodeksu pracy - jego wypowiedzenie powinno nastąpić na piśmie. Nie jest to jednak warunek niezbędny dla skuteczności oświadczenia. Złożone inaczej również jest skuteczne.

Najczęściej do wręczenia wypowiedzenia dochodzi w siedzibie firmy. Nie jest to miły moment dla pracownika, jednak z reguły przyjmuje on do wiadomości ten fakt i związane z nim konsekwencje prawne. Czasem jednak dochodzi do dramatycznych sytuacji. Bywa, że zwalniany niszczy otrzymany dokument bądź odmawia jego przyjęcia. Takie działania są jednak nieskuteczne i nie opóźniają rozstania. Dla skuteczności wypowiedzenia nie ma bowiem znaczenia, czy pracownik przeczytał pismo albo czy je odebrał. Liczy się to, czy miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Sąd Najwyższy wielokrotnie wypowiadał się na ten temat. Przykładowo: w wyroku z 16 kwietnia 1995 r. (I PR 2/95) uznał, że oświadczenie woli zakładu pracy o rozwiązaniu umowy o pracę jest złożone pracownikowi z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią, chociaż tego nie uczynił. Odmawiający przyjęcia wypowiedzenia nie może też z tego tytułu wywodzić korzystnych dla siebie skutków w postępowaniu przed sądem. Nie ma np. prawa domagać się przywrócenia terminu na wniesienie odwołania do sądu ani też powoływać się na to, że pracodawca nie poinformował go o możliwości, terminie i trybie odwołania. Potwierdził to Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 4 marca 2004 r. (I PK 429/03). By zabezpieczyć się przed niekonwencjonalnymi zachowaniami podwładnych, przełożony powinien zadbać o to, by moment wypowiadania obserwowali świadkowie. Dzięki temu łatwiej wykaże przed sądem, że zatrudniony miał możliwość zapoznania się z treścią pisma. Jeżeli zwalniany odmówił jego przyjęcia, należy sporządzić notatkę i opisać w niej okoliczności zdarzenia.

Pracodawca często nie ma możliwości osobistego wręczenia wypowiedzenia zatrudnionemu, bo np. uprzedzili go koledzy. Naturalnym rozwiązaniem wydaje się więc doręczenie wypowiedzenia za pomocą poczty. Ze względów dowodowych należy je wysłać listem poleconym. Dzięki temu firma udowodni fakt jego wysłania i odebrania przez adresata. Jeżeli pracownik odbierze przesyłkę od doręczyciela lub na poczcie, dniem złożenia wymówienia jest wówczas data odebrania listu poleconego. Złożenie wypowiedzenia będzie skuteczne także wtedy, gdy pracownik wyraźnie odmówi przyjęcia nadanej do niego przesyłki. Wypowiedzenie, które wróci do pracodawcy z adnotacją, że adresat odmówił odbioru, należy traktować tak, jakby dotarło do zwalnianego. Wynika tak z wyroku SN z 11 grudnia 1996 r. (I PKN 36/96).

Z reguły jednak pracownik, któremu pracodawca wysyła wypowiedzenie, spodziewa się tego i wszelkie awizowane przesyłki traktuje bardzo ostrożnie, lekceważąc pozostawiane przez listonoszy awiza. W takim wypadku powstają wątpliwości, czy pozostawione awizo stwarza możliwość zapoznania się z treścią korespondencji wysłanej z firmy. Orzecznictwo SN jest w tej kwestii rozbieżne. Stwierdził on 18 listopada 1999 r. (I PKN 375/99), że podjęcie przez pracownika zawiadomienia o przesyłce pocztowej skierowanej na jego adres przez pracodawcę nie jest równoznaczne z dojściem do niego zawartego w tej przesyłce oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Z kolei w wyroku z 5 października 2005 r. uznał, że nieodebranie z poczty pisma pracodawcy zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu, pomimo dwukrotnego awizowania tego pisma i braku wskazania przez pracownika przeszkód, które uniemożliwiałyby odebranie z poczty awizowanej przesyłki, nie przekreśliło skuteczności dokonania wypowiedzenia stosunku pracy.

Zatrudniający wysyłają niekiedy wypowiedzenia umowy o pracę faksem. O skuteczności tej formy zwalniania też rozstrzygnął SN w uchwale z 2 października 2002 r. (III PZP17/02). Sąd stwierdził, że doręczenie pracownikowi za pomocą faksu pisma wypowiadającego jest skuteczne, ale stanowi naruszenie art. 30 § 3 kodeksu pracy. Zwolniony w ten sposób może zatem dochodzić w sądzie pracy roszczenia o przywrócenie do pracy lub odszkodowania.

Aby skutecznie wręczyć wypowiedzenie, należy wykonać następujące czynności w takiej kolejności:

- Po pierwsze - przygotuj na piśmie w sposób prawidłowy wypowiedzenie umowy o pracę, tak by w trakcie rozmowy z pracownikiem nie było potrzeby zmiany jego treści.

- Po drugie - poproś podwładnego na rozmowę, w trakcie której zamierzasz mu dać wypowiedzenie, sprawdź, czy potwierdził swoje przybycie i obecność w pracy oraz czy przystąpił do jej wykonywania.

- Po trzecie - dopilnuj, byś miał świadka rozmowy. Nie zapraszaj pracownika do pokoju, zanim nie stawi się świadek (np. kadrowa).

- Po czwarte - zawołaj zatrudnionego i wręcz mu oświadczenie o wypowiedzeniu. Nie będzie wówczas wątpliwości, w którym momencie rozmowy przedłożył pracodawcy zwolnienie lekarskie, czy zasłabł przed, czy po wręczeniu wypowiedzenia, czy później wybiegł z pokoju lub wręczył wniosek o urlop wychowawczy.